No preview available
HomeMy WebLinkAbout2017-04-06 2017 Budget Narrative - Final2017 FINAL BUDGETCOUNTY OF NEWELL COUNTY OF NEWELL, ALBERTA, CANADA COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 1 Table of Contents    INTRODUCTION ................................................................................................................................................................................ 3  GFOA Award for Distinguished Budget Presentation ................................................................................................................... 3  Community Profile ....................................................................................................................................................................... 4  Organization Profile ..................................................................................................................................................................... 5  Budget Policy and Principles ........................................................................................................................................................ 6  Accounting Practices .................................................................................................................................................................... 7    EXECUTIVE SUMMARY ..................................................................................................................................................................... 8  Budget Planning Priorities and Issues .......................................................................................................................................... 8  Budget Highlights ......................................................................................................................................................................... 9  Revenues .................................................................................................................................................................................... 10  Expenditures .............................................................................................................................................................................. 12  Staffing Summary ....................................................................................................................................................................... 15  Tangible Capital Assets Summary .............................................................................................................................................. 16  Debt Summary ........................................................................................................................................................................... 17  Restricted Surplus Summary ...................................................................................................................................................... 19    BUDGET BY FUNCTION ................................................................................................................................................................... 21  00 – General Government .......................................................................................................................................................... 22  11 – Legislative ........................................................................................................................................................................... 23  12 – Administration ................................................................................................................................................................... 24  14 – Corporate Safety ................................................................................................................................................................ 34  23 & 24 – Fire & Emergency Services ......................................................................................................................................... 37  26 – Bylaw Enforcement ............................................................................................................................................................ 43  31 – Fleet Services ..................................................................................................................................................................... 45  32 – Roads, Streets, Walks & Lighting ........................................................................................................................................ 47  33 – Airport ................................................................................................................................................................................ 51  41 – Water ................................................................................................................................................................................. 52  42 – Waste Water ...................................................................................................................................................................... 54  43 – Waste Management ........................................................................................................................................................... 56  51 – Family and Community Support Services (FCSS) ................................................................................................................ 57  61 – Planning & Development ................................................................................................................................................... 58  62 – Agricultural Services (ASB) ................................................................................................................................................. 63  63 – Community Services ........................................................................................................................................................... 69  64 – Economic Development ..................................................................................................................................................... 71  66 – Subdivision ......................................................................................................................................................................... 73  71 – Recreation .......................................................................................................................................................................... 74  72 – Parks & Programs ............................................................................................................................................................... 76  74 – Library ................................................................................................................................................................................ 78  COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 2 APPENDICIES .................................................................................................................................................................................. 79  Appendix I – 2017 Tangible Capital Asset Budget Items ............................................................................................................ 80  Appendix II – 10 Year Fleet & Equipment Replacement by Type ............................................................................................... 81  Appendix III – 10 Year Capital Plan ............................................................................................................................................ 82  Appendix IV – Purchasing Policy ................................................................................................................................................ 83  Appendix V – Investment Policy ................................................................................................................................................. 85  Appendix VI – Tangible Capital Assets Policy ............................................................................................................................. 89  Appendix VII – Restricted Surplus Policy .................................................................................................................................... 94  Appendix VIII – Strategic Priorities ............................................................................................................................................. 98  Appendix IX – Glossary ............................................................................................................................................................... 99                                          Produced by the Finance Department in cooperation with all County departments.  The County of Newell 2017 Final Budget is  available online at www.countyofnewell.ab.ca.   COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 3 INTRODUCTION    GFOA Award for Distinguished Budget Presentation  The Government Finance Officers Association of the United States and Canada (GFOA) presented a Distinguished  Budget Presentation Award to the County of Newell for the Annual Budget beginning January 1, 2016.  In order to  receive this award, a governmental unit must publish a budget document that meets program criteria as a policy  document, as an operations guide, as a financial plan, and as a communications device.     This award is valid for a period of one year only.  We believe our current budget continues to conform to program  requirements, and we are submitting it to GFOA to determine its eligibility for another award.  COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 4 Community Profile  The County of Newell is a rural municipality (5900 sq. km.) located in southeast Alberta in an area bounded by the  City of Calgary 180 km east, 100 km west of the City of Medicine Hat, and 150 km northeast of the City of  Lethbridge.  The largest urban communities within the County are the City of Brooks and the Town of Bassano.     The County provides a number of services – directly or jointly with other municipalities – to the residents of the  rural area and Hamlets.  These services include general administration, road maintenance, fire protection, garbage  disposal, planning and development administration, agricultural services, recreation and parks, family and  community support services and bylaw enforcement.     The County has a dynamic and diverse economy driven by three pillars: Agriculture; Oil and Gas; and Tourism.   There are approximately 500 primary agricultural producers in the County, and approximately 1500 non‐ agricultural business enterprises within the County and its municipalities.     The County of Newell has a thriving and extensive agricultural base with ready access to Calgary and its global  transportation linkages. With a younger work force and average farm receipts in the range of $100,000 to  $249,999, the region is home to some of the most profitable farmers in Alberta.    The County has one of Alberta’s most active natural  gas fields. There are roughly 30,000 wells in the  County, which accounts for half of all wells in  Alberta, and 37% of all wells in Canada.  Approximately 170 production and service  companies employ 4,000 to 5,000 people in the  energy sector in the region.    Key tourism anchors include Lake Newell ‐ one of  Canada's largest man‐made lakes, Dinosaur  Provincial Park ‐ a UNESCO World Heritage Site,  and recreation activity as diverse as golfing,  boating, camping, fishing, hunting, and wildlife  watching.        COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 5 Organization Profile    County Council  The Council of the County of Newell represents the citizens of the County and provides leadership as the legislative  and policy‐making body for the organization.  Council is made up of a Reeve and 9 Councillors who are elected for  a four‐year term.   Reeve:  Molly Douglass (Division 9)   Councillors: Clarence Amulung (Division 1)  Kelly Christman (Division 6)     Gordon Simpson (Division 2)  Ellen Unruh (Division 7)     Anne Marie Philipsen (Division 3)  Brian de Jong (Division 8)     Wayne Hammergren (Division 4)  Lionel Juss (Division 10)     Tracy Fyfe (Division 5)      Management Team  The Chief Administrative Officer (CAO) leads a management team responsible for providing recommendations to  Council and coordinating the day‐to‐day operations of municipal staff.  The management team also provides vision  and leadership in the annual development and implementation of Council initiatives.  The management team  consists of the positions illustrated below.      COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 6 Budget Policy and Principles  Budget Process  On an annual basis, Council considers a proposed operating budget and a ten‐year capital forecast and adopts the  operating and capital budgets for the coming year.  The budget process involves council, department heads, staff  and the public and takes into account current economic conditions, provincial policy changes and service needs  within the County.  Strategic priorities (Appendix VII), as set by Council and management, directly influence the  budget process.  In December, Council approves an interim budget which is in effect for part of the coming year.   The final budget is typically approved early in April after final assessment and requisition amounts are known.      August 12, 2016 Council direction provided at pre‐budget meeting  September 30, 2016 Deadline for departmental budget submissions to Finance for review  October 20, 2016 Draft budget issued for Council review November 3, 2016 Council review of interim budget with Senior Management  November 24, 2016 Council approval of interim budget April 6, 2017 Council approval of final budget    After the budget is adopted by Council, expenditures are controlled against budget by formal purchasing policies  and financial systems designed specifically to prevent budget overruns.  If Council approves additional  expenditures during the year the additional spending becomes an approved budget variance.    Balanced Budget  The County of Newell, under the Municipal Government Act, is required to have a balanced budget.  Expenditures  may not exceed the total of revenues, transfers from restricted surplus and proceeds from debt.     Financial performance is monitored through monthly budget variance analysis at the functional level.     Policies  The County has policies in place which govern expenditures, investments, tangible capital assets and restricted  surplus funds.  A copy of these policies is included in the Appendices.   Purchasing Policy   The County ensures that consistent procedures are followed for purchases through Purchasing Policy 2011‐PAD‐ 051 (see Appendix IV) which sets expenditure limits for the County.  The policy ensures that items purchased have  been approved through the budget process or by separate resolution of Council.     Investment Policy   The County’s savings are invested in accordance with Investment Policy 2014‐PAD‐032 (see Appendix V).   This  policy has as its objectives the preservation of capital, maintenance of liquidity and the realization of a competitive  rate of return.  Municipal investments are governed by restrictive legislation under the Municipal Government Act.   The County’s investment policy meets all of these requirements.      Tangible Capital Assets Policy   Tangible capital assets are defined as assets having a useful life that extends beyond one fiscal year, are used on a  continual basis, are not for resale in the ordinary course of operations and are held for use in the production or  supply of County goods and services.  The County’s Tangible Capital Assets Policy 2014‐PAD‐055 (see Appendix VI)  follows Public Sector Accounting Standards when accounting for and reporting tangible capital assets in its  financial statements.     Page 7  COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Restricted Surplus Policy   The County has established specific restricted surplus funds, through Restricted Surplus Policy 2017‐PAD‐062 (see  Appendix VII), to provide for emergent financial needs, stabilize tax rates, set aside funds for the replacement of  vehicles, machinery, equipment, infrastructure and facilities and to minimize its financing needs.  Maintaining  financial health and stability is the guiding principle behind this policy.    Accounting Practices  The accounting practices of the County conform to Canadian generally accepted accounting principles for local  governments and the Consolidated Financial Statements are prepared using the accrual basis of accounting in  accordance with Canadian public sector accounting standards.     The accrual basis of accounting records revenue as it is earned and measurable.  Expenses are recognized as they  are incurred and measurable based upon receipt of goods or services and/or the legal obligation to pay.  The 2017  budget has been prepared on this basis.     Funds from external parties and earnings thereon restricted by agreement or legislation are accounted for as  deferred revenue until used for the purpose specified.     The County reports based on one main operating fund.  Revenues and expenses are shown on a segmented basis,  based upon functional activities provided by the County, in Schedule 1 of the annual audited financial statements.   Capital transactions are shown in the Statement of Cash Flows with supporting schedules that provide detail for  the capital transactions.  Tangible capital assets are recorded at cost which includes all amounts that are directly  attributable to acquisition, construction, development or betterment of the asset.  The cost, less residual value, of  the tangible capital assets is amortized on a straight‐line basis over the estimated useful life of the tangible capital  assets.    COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 8 EXECUTIVE SUMMARY    The Municipal Government Act requires Council to adopt a budget for each calendar year.  This  document provides the supporting information for the 2017 Final Budget, which was approved  by Council on April 6, 2017.    Municipal governments are required by law to have balanced budgets.  Current revenue, including transfers from  restricted surplus and proceeds from debt, must be sufficient to support current expenditures.  The 2017 Final  Budget includes $1,400,675 in net transfers from restricted surplus to balance the budget.       Budget Planning Priorities and Issues  Maintain Service Levels and Infrastructure:  The 2017 Budget places priority on maintaining current service levels  and appropriate levels of re‐investment in the County’s infrastructure.      Provincial Policy Changes:  Recent policy changes at the Provincial level have been considered throughout the  budget process.  It is estimated that the new carbon tax implemented by the Province will cost the County $40,000  in 2017 and $58,000 in 2018. As well, provisions have been made to begin working towards the mandatory  Intermunicipal collaboration objectives of the Modernized Municipal Government Act.  $100,000 has been  2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE PROPERTY TAXES $42,470,808 $43,267,310 $43,457,273 $45,477,536 $2,210,226 5.11% LESS: REQUISITIONS $13,422,981 $13,439,931 $13,664,960 $13,105,572 ($334,359)(2.49%) NET MUNICIPAL PROPERTY TAXES $29,047,827 $29,827,379 $29,792,314 $32,371,964 $2,544,585 8.53% SPECIAL LEVIES $3,767,835 $442,963 $1,114,709 $3,112,835 $2,669,872 602.73% SALES OF GOODS & SERVICES $2,199,786 $2,584,290 $2,613,279 $2,354,892 ($229,398)(8.88%) GRANTS FOR OPERATING $724,937 $378,624 $413,248 $395,074 $16,450 4.34% GRANTS FOR CAPITAL $16,044,107 $3,582,342 $3,868,559 -($3,582,342) (100.00%) OTHER $5,358,463 $1,437,207 $3,188,068 $1,471,349 $34,142 2.38% TOTAL REVENUE $57,142,954 $38,252,805 $40,990,176 $39,706,114 $1,453,309 3.80% EXPENSES SALARIES, WAGES AND BENEFITS $7,451,402 $8,319,137 $7,430,179 $8,410,144 $91,007 1.09% CONTRACTED & GENERAL SERVICES $4,040,966 $4,748,440 $3,725,751 $4,900,998 $152,558 3.21% MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $3,966,502 $4,954,203 $3,985,928 $5,799,044 $844,841 17.05% TRANSFERS TO ORGANIZATIONS $4,892,329 $4,103,102 $4,264,050 $5,146,293 $1,043,191 25.42% BANK CHARGES & SHORT-TERM INTEREST $4,246 $4,500 $5,370 $8,000 $3,500 77.78% INTEREST ON LONG-TERM DEBT $735,351 $684,025 $670,082 $552,861 ($131,164) (19.18%) OTHER EXPENDITURES $9,285 $20,000 $1,158,711 $20,000 -0.00% AMORTIZATION $5,744,761 $5,670,089 $6,227,082 $6,576,370 $906,281 15.98% TOTAL EXPENSES $26,844,842 $28,503,496 $27,467,155 $31,413,710 $2,910,214 10.21% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) $30,298,112 $9,749,309 $13,523,021 $8,292,404 ($1,456,905) (14.94%) ITEMS NOT INVOLVING CASH: AMORTIZATION $5,744,761 $5,670,089 $6,227,082 $6,576,370 $906,281 15.98% CONTRIBUTED TANGIBLE CAPITAL ASSETS ($13,407) - ($710,756)--0.00% (GAIN) LOSS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS ($738,100) - $152,879 --0.00% CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: NET CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES ($14,495,651) - $2,814,154 --0.00% CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS $20,795,716 $15,419,398 $22,006,380 $14,868,774 ($550,624)(3.57%) CASH PROVIDED (USED) BY CAPITAL ACTIVITIES ($24,722,017) ($12,177,100) ($11,663,228)($11,273,930)$903,170 (7.42%) CASH PROVIDED (USED) IN FINANCING ACTIVITIES $1,560,521 ($4,905,330) ($5,697,414)($4,995,519)($90,189)1.84% INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS ($2,770) ($1,663,032) $4,573,206 ($1,400,675)$262,357 (15.78%) TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS $35,889,223 $8,850,633 $13,675,827 $11,698,747 $2,848,114 32.18% TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS ($15,415,334) ($10,513,665) ($10,345,332)($13,099,422)($2,585,757)24.59% NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS $20,473,889 ($1,663,032) $3,330,495 ($1,400,675)$262,357 (15.78%) NET FUNDING ($20,476,659) - $1,242,711 - - 0.00% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 9 included in the budget for preparation of Intermunicipal Collaboration Framework’s (ICFs) and $130,000 for  updating Intermunicipal Development Plan’s (IDPs) and the County’s land use bylaw.      User Pay Philosophy:  Water and wastewater rates have increased by nearly 5%.  These rate increases continue  the trend of shifting the responsibility for utility system costs to the direct beneficiaries of the systems and away  from the general property tax payer.      Equitable Funding of Recreation:  The regional nature of recreation services has been recognized in the 2017  Budget.  Individual recreation area mill rates, which in 2016 varied from a low of 0.0244 mills (Patricia) to a high of  0.3011 mills (Tilley), have been eliminated and have been replaced with an increase in the municipal mill rate  across all assessment categories of 0.50 mills.  This change provides for more equitable funding of recreation  services regardless of where property is owned within the County.  The funds from this net mill rate increase will  be used to support the 2017 recreation operating budget and raises an additional $1.4 million which will be saved  in the newly created Recreation restricted surplus fund.      The Recreation Fund has been established to build funds for future replacement, or new construction, of  recreation facilities within the region and was one of the main outcomes of the 2016 Recreation Review.  The  Recreation Review identified 91 facilities in the region which require significant subsidies from property tax  revenues to cover their annual expenses. Limited amounts have been saved for future replacement of these  facilities which have an estimated future replacement cost of $358 million and an average remaining useful life of  25 years.  The $1.4 million that will be raised and set aside in 2017 begins to address the funding deficit for these  facilities.      Budget Highlights  Operating expenses are budgeted to increase by $2,910,214 in 2017, an increase of 10.21% over 2016.  The most  significant increase relates to a one‐time transfer in Recreation of $1,000,000 to the City of Brooks to support  improvements on the City’s leisure centre.  This transfer will be funded out of restricted surplus from the Regional  Enhancement Fund.  In addition, $906,281, of the operating budget increase is due to higher amortization charges  related to new rural water lines and other infrastructure that have been brought into service.  Although  amortization is a non‐cash expense the County funds a portion of amortization each year with the amounts being  saved in various restricted surplus  funds to support future tangible  capital asset replacements.      Tangible capital asset expenditures  are budgeted at $11,273,930,  which is a significant decrease  from prior years.  The County is  nearing the end of a major phase  of capital investment in the region.       Restricted Surplus funds are  expected to decrease by $1.40  million in 2017.  This is normal as  funds are built up in some years  and used in others to avoid spikes  in tax rates.    COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 10 Revenues  The major categories of the County’s revenues are described below.        Net Municipal Property taxes include all property taxes  less requisitions of the Alberta School Foundation Fund and  Seniors Foundation.  Property taxes are assessed to  properties within the County based on an assessment value  of the property multiplied by a mill rate approved by  Council. Property taxes continue to be the most significant  source of revenue for the County.  The 2017 net municipal  tax increase of 8.53% shown here does not consider the  elimination of individual recreation area mill rates, which  have been included as Special levies in the past, the  elimination of which saves property owners approximately  $313 thousand compared to 2016.  When this is taken into  account the overall impact is a 7.42% net increase in property taxes and recurring special levies for 2017.           Special levies include local improvement taxes and, prior to  2017, also included recreation levies.  Local improvement  taxes will vary depending on the local improvement  projects being completed in any given year.   Recreation  levies were eliminated for 2017 and replaced with a 0.50  mill increase to the municipal tax rate across all assessment  categories.                 Sales of goods and services includes fees based on usage.   The County charges fees for a variety of goods and services  such as water and wastewater, dust abatement, custom  work, weed control, equipment rental, campground fees as  well as for the provision of bylaw enforcement and  corporate safety services to other municipalities within the  region.                     COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 11 Grants for operating include various grants received from  other levels of government used to support operating  activities.  Significant grants expected to be recognized in  2017 include a $183,000 agricultural service board grant,  MSI operating grant of $182,676 and $18,000 Fire Services  grant.                    Grants for capital include various grants received from  other levels of government used to invest in capital  projects.  No new capital grants are expected in 2017.   However, the County expects to receive MSI funding for  projects which have been completed previously and funded  internally in advance of MSI capital grant receipts.  As of  December 31, 2016, the County had accrued MSI funding  receivable of $12.4 million for previously approved and  completed projects.                    Other revenue this category includes gains and interest  earned from the County’s investments as well as other  recovered costs and miscellaneous revenues.                     COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 12 Expenditures  The major categories of the County’s expenditures are described below.   Salaries, wages and benefits include the regular payments  made by the County to its salaried and hourly employees.   This category also includes the costs of pension,  employment insurance, WCB and insurance premiums for  the various benefit programs provided by the County.   In  addition to funding new positions, the final budget  includes a 2.0% cost of living increase and includes a  provision for merit increases.                  Contracted and general services include expenditures made  for professional services such as assessment, legal, audit,  engineering as well as general services such as training,  insurance, phone and advertising.                         Materials, goods, supplies and utilities includes  expenditures for a variety of items such as fuel and oil,  gravel, salt and sand, chemicals, parts, IT hardware, office  supplies and gas, water, and electric utility charges.                     COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 13   Transfers to organizations include transfers made to  recreation boards, fire associations, library boards and  other local municipal governments.  Transfers of insurance  proceeds received for the fire at the Duchess Soccer Centre  were transferred to the Village of Duchess in 2013 ($1.4  million), 2014 ($63 thousand) and 2015 ($1.1 million) and  account for the large variance in actual figures for 2013 and  2015.                 Interest on long‐term debt includes required interest  payments on outstanding long‐term debt.                                Other expenditures include a provision for bad debts on  property taxes and other items not included in any of the  expense categories described above.  A policy change in  2016 resulted in $1.1 million being included in other  expenditures related to a one‐time payroll expense  recognizing the value of non‐union employees accrued sick  time.                          COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 14   Amortization includes the estimated reduction in the value  of the County’s tangible capital assets for the year.  A  portion of the annual amortization charge is allocated to  various restricted surplus funds each year as outlined in the  County’s restricted surplus policy.                     Acquisition of tangible capital assets includes  expenditures on non‐financial assets such as roads, sewers,  water systems, buildings, vehicles, machinery and  equipment.                      Net debt proceeds (repayment) this category includes new  debt issues offset by required debenture principal  payments.                      Net transfers to (from) restricted surplus include transfers  to/from restricted surplus funds which are intended for  funding a variety of different items which are detailed in  the County’s restricted surplus policy.                     COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 15 Staffing Summary    The final budget includes a net overall decrease of 2.10 full‐time equivalent employees (FTE).  New FTE’s are  limited to a temporary records management technician.  Eliminated positions include the manager of economic  development, one market researcher, a part time shop student and one municipal services seasonal labourer.   Detailed personnel lists and changes from 2016 budget are included as part of each department’s budget detail.           STAFFING BUDGET BY FTE 2014 2015 2016 2017 Budget Budget Budget Budget  chg/16 % chg/16 ADMINISTRATION 18.00 17.50 19.27 19.82 0.55        2.9% CORPORATE SAFETY 2.50 2.50 2.50 2.50 ‐          0.0% FIRE & EMERGENCY SERVICES 1.50 1.50 1.50 1.50 ‐          0.0% BYLAW ENFORCEMENT 2.00 2.00 2.00 2.00 ‐          0.0% FLEET SERVICES 3.33 3.33 3.33 3.00 (0.33)        ‐9.9% MUNICIPAL SERVICES 29.33 30.58 28.29 27.97 (0.32)        ‐1.1% PLANNING & DEVELOPMENT 3.00 3.00 3.00 3.00 ‐          0.0% AGRICULTURAL SERVICES 12.46 13.85 13.85 13.85 ‐          0.0% COMMUNITY SERVICES 1.00 1.00 1.00 1.00 ‐          0.0% ECONOMIC DEVELOPMENT 2.25 2.50 2.00 ‐          (2.00)        ‐100.0% PARKS & PROGRAMS 0.5 0.5 0.5 0.5 ‐          0.0% TOTAL FTE POSITIONS 75.87 78.26 77.24 75.14 2.10‐        ‐2.7% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 16 Tangible Capital Assets Summary    The 2017 budget provides for tangible capital asset (TCA) acquisitions in the amount of $11,273,930 which are  summarized below and detailed in Appendix I.  TCA are non‐financial assets that have a useful life that extends  beyond one fiscal year, are used on a continual basis, are not for resale in the ordinary course of operations, and  are held for use in the production or supply of goods and services.      TCA acquisitions are funded from a combination of grants, local improvement taxes, restricted surplus funds and  general tax revenues.  Existing vehicles, machinery and equipment are replaced at the end of their useful lives as  needed and are funded from the vehicles, machinery and equipment restricted surplus fund.  New vehicles,  machinery and equipment are funded from general tax revenues.                     Significant TCA additions budgeted for 2017 include:   $3,000,000 – Redelback local improvements   $1,915,400 – Storage facility   $1,850,000 – Gravel road reconstruction   $1,500,000 – Drainage projects   $717,190 – Fire Tender Units   $275,000 – Railway crossing improvements             Type Total Budget Buildings 1,941,440                  Engineered Structures 6,877,800                  Land Improvements 75,000                        Machinery & Equipment 1,027,500                  Vehicles 1,352,190                  TOTAL 11,273,930                COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 17 Debt Summary    Debt levels are projected to decrease by $5,143,000 to $20,809,336 by the end of 2017 as regular payments on  outstanding debt are made.  Approximately $640,000 in new debt issues are anticipated for 2017 to support the  hamlet of Tilley sanitary and potable water infrastructure upgrades.  The County remains below its 2016 debt limit  of $54,325,790.  The flexibility of the County to finance future projects through debt is limited by Section 276(2) of  the Municipal Government Act which defines the debt and debt limits the County is subject to.      Details of current debt as well as the estimated debt and debt servicing limits are listed below:      The debt limit is calculated at 1.5 times revenue of the County (as defined in Alberta Regulation 255/00) and the  debt service limit is calculated at 0.25 times such revenue.  Incurring debt beyond these limitations requires  approval by the Minister of Municipal Affairs.  These thresholds are guidelines used by Alberta Municipal Affairs to  identify municipalities which could be at financial risk if further debt is acquired.  The calculation does not  represent the financial stability of the County.  Rather, the financial statements of the County must be interpreted  as a whole.   Estimated principal and interest repayments are due as follows:             Bylaw  Number Project Supported Interest Maturity  Date 2016 Ending  balance 2017 Ending  balance 1437‐03 Newell Foundation 5.500% 2018 1,537,922      789,542          1224‐97 Patricia Water Treatment  Plant 7.125% 2017 6,331               ‐                   1731‐11 Rural Water Distribution 2.269% 2022 7,164,555      5,927,155       1731‐11 Rural Water Distribution 2.177% 2022 3,128,856      2,635,195       1731‐11 Rural Water Distribution 2.756% 2023 3,640,897      3,162,490       1797‐14 Rural Water Distribution 1.637% 2019 4,878,033      3,278,458       1797‐14 Rural Water Distribution 1.124% 2020 4,826,749      3,640,273       1784‐13 Scandia Water & Wastewater 3.406% 2034 638,849         611,618          1788‐13 Rolling Hills Lift Station 3.406% 2034 130,153         124,605          1867‐16 Tilley Sanitary & Potable Water TBD 2043 ‐                  640,000          TOTAL DEBT OUTSTANDING 25,952,345    20,809,336     DEBT LIMIT (2016) 54,325,790    54,325,790     % DEBT LIMIT USED 47.8% 38.3% DEBT SERVICING  6,336,321      6,336,321       DEBT SERVICING LIMIT (2016) 9,054,298      9,054,298       % DEBT SERVICING USED 70.0% 70.0% Year Principal Interest Total 2017 5,783,010           553,311            6,336,321            2018 5,927,727           439,668            6,367,395            2019 5,233,725           300,703            5,534,428            2020 3,651,441           210,080            3,861,520            2021 2,482,391           141,724            2,624,115            Thereafter 3,485,195           420,680            3,905,875            26,563,490$       2,066,165$       28,629,655$        COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 18 Future debt repayments are illustrated in the charts below.  The bulk of the County’s current debt is expected to  be repaid by 2024.           The debentures issued in recent years to fund the rural water project have resulted in a steep increase in the debt  per capita held by the County.  This is a temporary increase which began to improve in 2016, and will continue to  improve as debt repayments are made with limited additional borrowing anticipated.        COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 19 Restricted Surplus Summary    The County’s Restricted Surplus Policy 2017‐PAD‐062 establishes specific restricted surplus funds to provide for  emergent financial needs, stabilize tax rates, set aside funds for the replacement of equipment, machinery,  vehicles, infrastructure and facilities and minimize the financing needs of the County.  Restricted surplus funds  offer liquidity which enhances the County’s flexibility in addressing operating and capital requirements.  The level  of restricted surplus will vary for a number of reasons including:   Services provided by the County   Age and condition of infrastructure, inventory of fleet and vehicles supporting County operations   Internal debt and restricted surplus policies   Economic conditions and projections  Projected restricted surplus fund balances and the purpose for each fund is summarized below.        Restricted Surplus Funds December 31, 2017 estimated ending balance 2016 ending Additions Withdrawals 2017 ending VEHICLES, MACHINERY & EQUIPMENT FUND 8,359,816         1,402,710    (700,000)         9,062,526     FACILITIES FUND 2,688,639         241,447        ‐                   2,930,086     INFRASTRUCTURE FUND 28,282,967       3,214,817    (357,800)         31,139,984  FUTURE PROJECTS FUND 26,086,018        ‐                (7,629,317)      18,456,701  UNEXPENDED BUDGET FUND 281,178              ‐                (41,500)           239,678        REGIONAL ENHANCEMENT FUND 3,390,161         2,398,615    (3,398,615)      2,390,161     FIRE APPARATUS FUND 3,224,453         928,800       (892,190)         3,261,063     PAVING FUND 6,501,897         2,095,350    (80,000)           8,517,247     TILLEY FUND 50,662                ‐                 ‐                   50,662          RECREATION FUND 1,417,008     ‐                   1,417,008     STABILIZATION FUND 5,762,969          ‐                 ‐                   5,762,969     Total 84,628,760       11,698,747 (13,099,422)    83,228,085  Net Change in Restricted Surplus (1,400,675)   COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 20 Vehicles, Machinery & Equipment Fund  Established to provide funds for the scheduled replacement of existing vehicles, machinery, equipment and office  furnishings when they reach the end of their useful lives.  Funding is provided through an annual transfer of not  less than 100% of the annual amortization on the County’s vehicles, machinery and equipment classes of tangible  capital assets, in addition to any proceeds from the disposal of these assets.     Facilities Fund  Established to provide funds for the rehabilitation or replacement costs of existing County buildings, recreational  facilities and parks when they reach the end of their useful lives.  Funding is provided through an annual transfer of  not less than 50% of the annual amortization on County buildings, recreational facilities and parks.     Infrastructure Fund  Established to fund the rehabilitation or replacement costs of existing County infrastructure, such as roads and  bridges, when it reaches the end of its useful life.  Funding is provided through an annual transfer of not less than  50% of the annual amortization on the County’s infrastructure.  This fund helps meet the County’s goal of limiting  borrowing for replacing existing infrastructure.     Future Projects Fund  Established to build funds to support new programs, capital purchases and projects planned to be completed in  future years.  These savings are used to help fund expansion with minimal debt financing.  Funding is provided  through an annual transfer as determined in the approved budget.    Unexpended Budget Appropriation Fund  Established to provide funds for specific programs and projects included in the budget but not completed by year‐ end in order to avoid double taxation on these items.  The unspent portion of the annual budget pertaining to the  specific program or project being carried forward must be approved by Council.      Regional Enhancement Fund  To extend the regional collaboration philosophy of the Regional Enhancement & Cooperation agreement and build  funds to support capital projects that have a regional benefit, on a cost‐shared basis, with the other municipalities  within the County.   Fire Apparatus Fund  Established to build funds for future replacement of fire apparatus of the various fire districts within the County.   Funding is provided through an annual transfer based on the fire capital plan as determined in the approved  budget.   Paving Fund  Established to build funds to be used specifically for paving County roads.  Funding is provided through a special  paving tax assessed annually at a mill rate of 0.5000 to all applicable properties in the County.  These funds must  be used for paving projects as outlined in the Municipal Government Act (MGA) section 386(1).    Tilley Fund  This fund accommodates Order in Council 250/2013 which dissolved the Village of Tilley and requires the County  to use the money received from the Village on its dissolution, and any money received from the sale of any assets  of the Village sold by the County before December 31, 2018 only for the purposes of paying or reducing a liability  of the former Village, or for projects in the former area of the Village.    Recreation Fund  Established to build funds for future replacement, or new construction, of recreation facilities within the region of  the County.   COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 21   Stabilization Fund  Established to provide for unanticipated expenditures of a non‐recurring nature and/or meet unexpected increases  in costs.  This fund is to be maintained with a minimum balance that does not fall below 10% of the current year  operating budget expenses and is funded through an annual transfer as determined in the approved budget.     BUDGET BY FUNCTION    The County divides its operations by the various functions which provide services throughout the County.  The  budgets by function that follow summarize the services and programs provided by each function, as well as key  accomplishments of the current year and key priorities for the coming budget year.     The bottom line for each function, Net funding/(draw), indicates the amount of property tax revenue needed to  fund the services provided by each function.      COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 22 00 – General Government      SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED  Net municipal taxes are accounted for under the General Government function.  This includes gross taxes received  on all assessment types reduced by requisitions for the public and separate schools as well as the Newell  Foundation.    The 2017 budget projects an increase in municipal tax revenues collected of approximately $2.54 million over  2016.  The increase in municipal taxes will be split among the various property types and is achieved through  increases to the mill rates for the various assessment categories as follows:   Residential – Increase of 0.5678 mills or $56.78 for every $100,000 of assessed value   Farmland – Increase of 0.7686 mills or $76.86 for every $100,000 of assessed value   Non‐Residential – Increase of 0.6481 mills or $64.81 for every $100,000 of assessed value  In 2011 the County entered a revenue sharing agreement with the urban municipalities within its borders.   Although this agreement expired in 2016 the 2017 budget includes $2,398,615 to support projects that have a  regional benefit, on a cost‐shared basis, with the other municipalities within the County.     2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE PROPERTY TAXES $42,470,808 $43,267,310 $43,457,273 $45,477,536 $2,210,226 5.11% LESS: REQUISITIONS $13,422,981 $13,439,931 $13,664,960 $13,105,572 ($334,359)(2.49%) NET MUNICIPAL PROPERTY TAXES $29,047,827 $29,827,379 $29,792,314 $32,371,964 $2,544,585 8.53% SALES OF GOODS & SERVICES $366,008 $181,775 $411,599 $167,000 ($14,775)(8.13%) GRANTS FOR CAPITAL - - ---0.00% OTHER $2,732,930 $1,272,509 $1,723,975 $1,290,656 $18,147 1.43% TOTAL REVENUE $32,146,765 $31,281,663 $31,927,888 $33,829,620 $2,547,957 8.15% EXPENSES CONTRACTED & GENERAL SERVICES - - $14,880 $15,000 $15,000 0.00% TRANSFERS TO ORGANIZATIONS $2,933,128 $2,341,445 $2,390,165 $2,398,615 $57,170 2.44% INTEREST ON LONG-TERM DEBT $160,582 $123,600 $113,847 $84,586 ($39,014) (31.56%) OTHER EXPENDITURES - $20,000 $1,158,711 $20,000 -0.00% TOTAL EXPENSES $3,093,711 $2,485,045 $3,677,604 $2,518,201 $33,156 1.33% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) $29,053,055 $28,796,618 $28,250,284 $31,311,419 $2,514,801 8.73% ITEMS NOT INVOLVING CASH: CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: NET CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES ($13,791,302) - $98,556 --0.00% CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS $15,261,752 $28,796,618 $28,348,840 $31,311,419 $2,514,801 8.73% CAPITAL ACTIVITIES: ACQUISITION OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS - - ---0.00% PROCEEDS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS - - ---0.00% CASH PROVIDED (USED) BY CAPITAL ACTIVITIES - - --- 0.00% INVESTING ACTIVITIES: CASH PROVIDED (USED) BY INVESTING ACTIVITIES $2,251,000 - ($18,632,343)-- 0.00% FINANCING ACTIVITIES: INCREASE (DECREASE) DEPOSIT LIABILITIES $10,299 - ($45,117)--0.00% NET DEBT PROCEEDS (REPAYMENT) $5,212,463 - ($746,967)--0.00% CASH PROVIDED (USED) IN FINANCING ACTIVITIES $5,222,762 - ($792,085)-- 0.00% INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS $22,735,514 $28,796,618 $8,924,412 $31,311,419 $2,514,801 8.73% TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS $10,286,298 $1,963,295 $6,174,330 $3,268,046 $1,304,751 66.46% TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS - - -($2,398,615)($2,398,615)0.00% NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS $10,286,298 $1,963,295 $6,174,330 $869,431 ($1,093,864) (55.72%) NET FUNDING $12,449,216 $26,833,323 $2,750,082 $30,441,988 $3,608,665 13.45% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 23 11 – Legislative     SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED    GOVERNANCE  The Legislative function provides for the direct costs of operating Council and a variety of committees.  Council is responsible for setting direction, establishing organizational priorities, approving policies and allocating  resources through the annual budget approval process.    The geographic area encompassed by the County of Newell consists of 10 electoral divisions which are represented  by one elected Councillor who must reside within the Division.  Councillors serve for a period of four years  between elections.     The title for the Chief Elected Official for the County of Newell is “Reeve”.  That individual is elected by Council  during the organizational meeting following the local election and on an annual basis thereafter.  In addition to the  election of the Reeve and the Deputy Reeve, appointments to a variety of Council committees also occur during  the annual organizational meeting.  By virtue of their election as a Councillor, each member of Council also serves  as a Fire Guardian and is a Commissioner for Oaths.      Attendance at Council meetings is required unless otherwise excused.  Members of Council must vote on all  matters being considered by Council unless they have a clear conflict of interest on a particular matter being dealt  with.  Regular meetings of Council are held twice a month with the schedule subject to ratification by Council  during the annual organizational meeting.           2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE EXPENSES SALARIES, WAGES AND BENEFITS $358,537 $326,000 $345,624 $338,000 $12,000 3.68% CONTRACTED & GENERAL SERVICES $117,453 $156,900 $109,080 $186,060 $29,160 18.59% MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $1,629 $21,500 $11,204 $48,450 $26,950 125.35% TOTAL EXPENSES $477,619 $504,400 $465,908 $572,510 $68,110 13.50% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($477,619) ($504,400) ($465,908)($572,510)($68,110)13.50% NET FUNDING ($477,619) ($504,400) ($465,908)($572,510)($68,110)13.50% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 24 12 – Administration       SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED  Administration is comprised of the Chief Administrative Officer’s (CAO’s) office, the Executive, Finance and  Information & Technology departments.    The CAO’s OFFICE is Council’s direct link to administration.  The CAO is responsible for co‐ordinating Council  meeting agendas, providing recommendations on matters that Council direction is required on, assisting Council in  the Strategic Planning process, initiating actions necessary for the implementation of strategic priorities that have  been set by Council, and other corporate initiatives such as service delivery assessment and service standards.      The EXECUTIVE is the official secretariat for Council and its committees.  The division is responsible for corporate  administration; processing, coordinating, and managing Council and Committee business; conducting elections and  referenda; managing the information and privacy program; and managing the corporate records program.       FINANCE DEPARTMENT  The Finance Department is responsible for the overall management of the financial affairs of the County including:    Budgeting, accounting, audit and financial reporting.   Cash management of approximately $47 million dollars in investments is provided to maximize returns  and provide additional income to the County;    Accounts payable processing;    Payroll coordinates the production of three different payroll groups paid on a bi‐weekly basis and  maintains benefits records for over 100 staff members.   2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE SALES OF GOODS & SERVICES $13,825 $14,500 $11,870 $15,150 $650 4.48% GRANTS FOR OPERATING $23,470 $28,387 $28,387 -($28,387) (100.00%) OTHER $193,544 $18,800 $118,567 $66,710 $47,910 254.84% TOTAL REVENUE $230,838 $61,687 $158,824 $81,860 $20,173 32.70% EXPENSES SALARIES, WAGES AND BENEFITS $1,932,298 $2,225,668 $2,227,061 $2,353,670 $128,002 5.75% CONTRACTED & GENERAL SERVICES $961,165 $983,765 $789,321 $1,111,800 $128,035 13.01% MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $606,445 $793,525 $579,027 $949,116 $155,591 19.61% TRANSFERS TO ORGANIZATIONS $36,934 $16,061 $82,191 $1,000 ($15,061) (93.77%) BANK CHARGES & SHORT-TERM INTEREST $4,246 $4,500 $5,370 $8,000 $3,500 77.78% OTHER EXPENDITURES - - ---0.00% AMORTIZATION $589,833 $540,282 $620,868 $633,876 $93,594 17.32% TOTAL EXPENSES $4,130,921 $4,563,801 $4,303,839 $5,057,462 $493,661 10.82% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($3,900,083) ($4,502,114) ($4,145,016)($4,975,602)($473,488)10.52% ITEMS NOT INVOLVING CASH: AMORTIZATION $589,833 $540,282 $620,868 $633,876 $93,594 17.32% (GAIN) LOSS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS ($3,544) - $9,530 --0.00% CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: NET CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES $100 - $1,850 --0.00% CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS ($3,313,694) ($3,961,832) ($3,512,767)($4,341,726)($379,894)9.59% CAPITAL ACTIVITIES: ACQUISITION OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS ($205,566) ($1,888,600) ($286,541)($2,401,440)($512,840)27.15% PROCEEDS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS $4,726 - $3,892 --0.00% CASH PROVIDED (USED) BY CAPITAL ACTIVITIES ($200,840) ($1,888,600) ($282,649)($2,401,440)($512,840)27.15% INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS ($3,514,534) ($5,850,432) ($3,795,416)($6,743,166)($892,734)15.26% TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS $533,589 $387,243 $531,586 $468,343 $81,100 20.94% TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS ($180,716) ($1,695,500) ($203,858)($2,267,940)($572,440)33.76% NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS $352,874 ($1,308,257) $327,728 ($1,799,597)($491,340)37.56% NET FUNDING ($3,867,408) ($4,542,175) ($4,123,144)($4,943,569)($401,394)8.84% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 25  Property assessment and tax collection.  Assessment services determine property values for residential,  farmland, commercial and industrial properties, and co‐ordinates receiving values from the province for  linear properties.  Property values are determined by Assessment services on an annual basis and each  residential property is specifically reviewed on a five‐year rotation.  Assessment information can be used  in grant funding formulas.  Assessment services also answers queries from rate payers and responds to  assessment appeals.    Managing an insurance program that sustains the Municipality’s ability to deliver services to the  community.     Managing debt – all long‐term debenture financing is coordinated with the Alberta Capital Finance  Authority.     Managing Grants – researching available Provincial and Federal grants/funding, working with other  departments within the organization to coordinate eligible projects and submitting annual expenditure  reports     KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Submit the 2016 Final Budget for GFOA’s Distinguished Budget Presentation Awards Program o Received GFOA’s Distinguished Budget Presentation Award for the 2016 Budget document  Optimize the setup and use of the County’s new financial software o Implemented electronic funds transfer (EFT) for payables o Implemented electronic cash receipt import process o Implemented Pearl time sheet entry/time off scheduler  Implement Virtual County  Hall o Virtual County Hall implementation is in progress and expected to be finalized in early 2017.   Update 10‐year capital plan o No progress  Excellence in Financial Reporting o Unqualified audit opinion o Received GFOA’s Canadian Award for Financial Reporting for the 2015 Annual Financial Report   2017 KEY PRIORITIES   Continue to optimize the setup and use of the County’s new financial software  o Implement electronic cheque depositing solution  o Accounts payable import implementation   Assist with developing an Asset Management Plan   Update 10‐year capital plan   Update purchasing policy       COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 26 0 100 200 300 Network Administration Administrative GIS Application Admin Device Management Top 5 Categories of Opened SRs IT DEPARTMENT   The IT Department consists of the Director of IT, IT Project Manager, IT Administrative Assistant, two IT Technicians  and a GIS Analyst.  The IT Team is committed to assisting the organization in reaching its priorities and this  commitment is reflected in the Department mission statement:  “The IT Department creates and sustains an enterprise level environment that provides effective IT services and  solutions through innovation and growth for the staff and ratepayers of the County of Newell by leveraging new  technologies, information and processes”.   IT PROGRAMS AND SERVICES     IT HELP DESK  The IT Help Desk was established to provide improved customer  service and to assist in the management of IT staff workloads.   The IT Help Desk is administered by the IT Administrative  Assistant who is the first point of contact for all IT related  service requests.  The IT Department performs a weekly review  on our progress as a department and a monthly review of  individual team member performance.    KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Achieve an average resolution time of 336 hours or two  weeks for all service requests.   o The IT department received 1,324 service requests in 2014 and 1,181 in 2015.  As of September,  2016 the number of service requests received by the IT department was 611.   This reduction is  attributed to the completion of IT solutions and the positive impact they have had on the  functionality of IT equipment and the meeting of corporate objectives.    Update the IT help desk software by the end of the first quarter in 2016.  o Key priorities set in 2016 for utilizing and optimizing functionality of service request software,  such as asset inventory, automation, knowledge base and feedback survey were all implemented  in 2016.  Meeting these key priorities has increased the department efficiency and service  capacity.  o Alignment of service request categories with staff work plans.  This alignment creates a better  relationship between IT accomplishments and IT expenditures.  2017 KEY PRIORITIES   Continue to improve the response time related to service requests.      With the alignment of categories between service requests and work plans, the IT department expects to  provide reports that will provide greater transparency and understanding of the department.    PROGRAM MEASUREMENTS   As outlined above service requests in 2016 are projected to be less than 1,000.  This is a reduction of  between 15% and 25%.  Resolution time has been reduced from 31 days on average in January to an average of 7 days in  November.  Overdue service requests have been reduced by 20%. This reduction is attributed to the completion of IT solutions and the positive impact they have had on IT service  capacity, the functionality of IT equipment and the meeting of corporate objectives.       COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 27     AUTOMATIC VEHICLE LOCATION (AVL)  The Automatic Vehicle Location program (CAMS) is used in all  County of Newell fleet.  This program provides real time locating  of the County’s fleet and has application for both employee  safety and for service efficiencies.  AVL also tracks events and  provides information such as the kilometers of road graded and  locations where roadside spraying has occurred.  This  information can then be used to make better business decisions.    KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Assist Fire in adding CAMS to additional fleet.    o Assisted with replacing 2 AVL units in the Fire fleet.     Route CAMS through the new demilitarized zone (DMZ) for added security.     Work with Alberta Municipal Data Sharing Partnership (AMDSP) to ensure that all information provided to  Red Deer 911 is up to date.    o The process has been reviewed with AMDSP and a formal process is being documented to ensure  the data stays up to date.    Complete the integration between CAMS and GIS allowing for vehicle location and event viewing and  reporting from a single application.  o Integration between the web map and CAMS has been completed. This allows for vehicle  location, event viewing and reporting from a single application.    2017 KEY PRIORITIES   Assist Fire in adding 3 AVL units to additional fleet.     Work with internal departments to successfully obtain AVL information in the various formats required to  meet business requirements.   Report on AVL data using the Web Map Analytical tool.    PROGRAM MEASUREMENTS   Integration between CAMS and the County Web map has met one of the business requirements identified  in the Newell Systems Integration project.  This key integration is expected to reduce/maintain the  current number of CAMS licenses allowing increased viewing of CAMS data outside of the application.   With the CAMS data available in the Web Map environment, analytics can be applied using the Web Map  Analytics tool currently in development.  This will increase the reporting capabilities related to this data,  an objective of the Newell Systems Integration Project.      GIS PROGRAM  GIS provides graphic and visual representations of events, assets  and work accomplishments.  GIS links with other systems which  allows data from different applications to be viewed and reported  with the visual.     KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Policy, process and procedures will be put in place to  ensure the system is maintained moving forward.  o Worked with internal departments to develop a  schedule of updates for all publications.     Implement GIS Analytics to provide the visual reporting  necessary to enhance decision making processes.   2016 2017  AVL 55,658 76,624  CELL SERVICE 10,570 14,080  HARDWARE 26,600 45,800  LICENSE(S) 1,850 2,000  PROFESSIONAL SERVICES 1,050 1,050  SOFTWARE 15,588 13,694  TRAINING 0   Grand Total 55,658 76,624   2016 2017  GIS 88,815 81,775  CONFERENCE 1,500   DATA ACQUISITION 7,780 2,500  MEMBERSHIP 275 275  PLOTTER 5,000 5,000  PROFESSIONAL SERVICES 42,200 35,400  SOFTWARE 17,560 24,600  TRAINING 2,500 4,000  WEBMAP 12,000 10,000  Grand Total 88,815 81,775  COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 28 o Implementation of GIS Analytics has been completed.  o Developed integrations between the web map and the financial system, costing system and  electronic document and records management system.    o Developed a  web map accessible online by for the public.  2017 KEY PRIORITIES   Offer increased mobility options such as Arc Apps for use in the field.   Implementation of ESRI tools included in the County’s ELA licensing, such as Story Maps and Arc Online.   Introduce GIS visuals in our corporate reporting.   Addition of Wastewater, Storm, Signs and Culvert Datasets.  PROGRAM MEASUREMENTS   Added 16 layers to the web map not previously available to County staff including:  Emergency Response  Incidents, Cadastral, Water Hydrants, Water Vaults, Water Air Release, Water Flush Points, Water Valves,  Water Facilities, Local Parks, Provincial Parks, Oil and Gas well sites, Oil and Gas Pipelines, and Imagery  back to 2000.  55% of GIS Business Requirements met, up from 20% in pre‐Newell System Integration Project.   MOBILITY  Mobility enables completion of job specific tasks in the field.  This  program involves cell phones, tablets, the web map, web  applications and remote access.  The budget below does not reflect  the costs related to the web map and web applications, but does  outline the cost of using cell phones, tablets, tough‐books and the  software and licensing required to provide mobility.    KEY 2016 ACCOMPLISHMENTS   Completed Mobile Device Management (MDM) for  increased mobile functionality and secure access from  mobile devices.     Provided access to County documentation and files in the  field.   Replaced 15 cell phones.      2017 KEY PRIORITIES   Expand mobile functionality to include processing of work orders in the field.   Implement the use of GIS centered apps such as ArcMobile.   Replace 22 Tablets as part of the County Refresh Program.    PROGRAM MEASUREMENTS   75% of Newell System Integration Project business requirements have been met.   The IBM Review project of Mobile Device Management was completed in 2016 allowing staff remote  access to the County network, web map viewing, access to Laserfiche documents, remote access to work  orders, timesheets, etc.      2016 2017  MOBILITY 71,325 123,205  CELL PHONE 9,570 5,700  CELL SERVICE 52,450 58,025  DOMAIN  55  HARDWARE 3,200 2,500  LAPTOP(S)  7,500  SOFTWARE 5,800 9,100  TABLET(S) 305 40,325  Grand Total 71,325 123,205  COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 29   COMMUNITY ENGAGEMENT AND COMMUNICATION  Community engagement and communication was set as a  strategic priority in both 2011 and 2013.  Since then the County  has worked towards improving methods of community  engagement by investing in improved methods to interact and  service the community.    KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Develop a Regional App to provide a venue for public  service requests.    o Newell Connect App was rolled out in 2016 and has become a valuable part of the County  business process providing increase visibility and responsiveness to public concerns.  o Completion of the Demilitarized Zone (DMZ).  The DMZ is vital in protecting the County’s IT  environment while allowing public service options such as Virtual County Hall (VCH), public web  map, and public access to documents.  o Expanded the County’s social media presence with the introduction of Instagram and YouTube.   This expansion also included public campaigns using social media tools and measurement of  program successes through reporting options available.  2017 KEY PRIORITIES   Implement VCH which will enable customers to access their account information for items such as taxes,  utilities and permits online.  VCH will also provide the ability for lawyers, real estate agents and others to  generate tax certificates or searches on any tax property anytime and anywhere.   Implementation of public access to municipal documents.  This will provide constituents with online  access to public documents.  Currently the County offers several documents on our website, but not all  public documents are available from this location and the posting of these documents require service  capacity to post and maintain.    WORKSTATION REFRESH PROGRAM  The workstation refresh program involves the replacement,  decommission and disposal of individual workstations.  This includes  the tower/laptop, monitor(s), UPS, keyboard and mouse.   Workstations are replaced on a three‐year schedule.    KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Refine the refresh program and processes.    o Replaced 7 workstations.   Finalize position profiles and standardization to allow for improved service. o Purchased licensing for IT asset management within SysAid (Service Request software) which  automatically captures both hardware and software assigned to each position.  The automated  collection of this data has freed up service capacity, provided more accurate capture and increase  accurate replacement of workstations. 2017 KEY PRIORITIES   Replace 19 workstations.   Audit the IT assets in SysAid to ensure that all assets are reporting as expected.        2016 2017  COMMUNITY ENGAGEMENT 4,450 30,550  HARDWARE  1,000  LASERFICHE 2,000 0  MARKETING & PROMOTION 1,500 9,000  SOFTWARE 950 20,550  Grand Total 4,450 30,550   2016 2017  OFFICE 19,125 46,600  WORKSTATION 19,125 46,600  Grand Total 19,125 46,600  COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 30    SOFTWARE/APPLICATIONS  Software and applications are a critical part of day‐to‐ day operations.  The core applications used by the  County include:    Dynamics GP/Diamond ‐ financial system.    Pearl/WorkTech – assets, job and equipment  costing system.   ESRI – GIS system.   Laserfiche – electronic document and  records management system.     Microsoft Office   Software often has an initial one‐time cost and subsequent ongoing support and maintenance costs. Software  licensing agreements vary.  Some is licensed for an individual and only that individual can use it.  Sometimes it is  the device that is licensed and the software can only be used on that device.  In other cases, many people can use  the software but access may be limited to a certain number of users at any one time.  Software is used on  workstations, servers, email, and network switches.      REGIONAL IT  The Regional IT involves providing IT services to other municipalities in the region.  Currently the County of Newell  provides Regional IT services to the Town of Bassano.       Regional IT 2013 2014 2015 2016  Regional IT Hours 93 120 105 57  Regional IT Revenue 2,399 4,856 1,931 2,719  Regional IT Cost Recovery 26 40 18 47    Administration, research, development and visit prep time are not billed.  The cost of these services are recovered  through the fee expensed for on‐site visits and travel time.     KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Implement the preventative maintenance program that was developed in 2015.   o  A preventative maintenance program was put in place for the Town of Bassano.   Research methods available to create and edit a pdf with an iPad.   Other accomplishments o Cost recovery in 2016 saw a reduction in subsidization of the Regional IT program.  Previous years  were heavily subsidized.  o Remote handling of issues has reduced the number of site visits and time spent travelling, which  has increased responsiveness by reducing the wait times for the municipality    2017 KEY PRIORITIES   Replace the IT infrastructure at the Town of Bassano as per their replacement schedule.     Move cloud backup from one provided to another to reduce costs associated with this service.    PROGRAM MEASUREMENTS   Hours required to successfully run the program has been reduced from 128 in 2015 to 60 in 2016.  This is  a result of improved administration, preventative maintenance program in place, remote login  functionality removing the need to travel to other communities to address all issues.   Substantial reduction in program subsidization (hours down, revenue up)      2016 2017  SOFTWARE 202,956 199,721  CONFERENCE 6,500 9,500  CUSTOMIZATION  5,000  LICENSE(S) 46,991 25,350  PHONE  2,300  PROFESSIONAL SERVICES 15,600 20,600  SUBSCRIPTION 29,840 33,700  SUPPORT 104,025 103,271  Grand Total 202,956 199,721  COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 31 SYSTEM INTEGRATION PROJECT  The Management Retreat in 2009 a strategic priority was set “To implement a single entry automated and  integrated system for all Information Technology System applications including finance components…”.  As a  result, the System Integration Project was born.  Implementation began in 2012.  Below is a diagram showing what  the County’s system looked like at that time.    The 2012 current state was full of silos.  Where integration existed it was manual or did not work for a variety of  reasons.    Previous State ‐ 2012:      Future State:  Future State:   This diagram is of what the County has been working towards since 2012 and displays how the system works  together.  Once complete, this system will enable the County to report from any combination of the core systems.   The future state will also provide components for public engagement and interaction that all relates to the core  system.  Integrations built will be leveraged.  Enforcement system will still be an independent system.    KEY 2016 ACCOMPLISHMENTS   The focus in 2016 has been on developing integrations, public facing applications, and on implementation  of automations and efficiencies from the electronic document and records management (EDRM) system.     The System Integration Project is approximately 85‐90% complete.     In 2016 the County introduced asset management, mobility, regional app, and public web map.   Integrations were configured between GIS and the financial system, costing system, electronic document  and records management (ERDM) system and the AVL system.      2017 KEY PRIORITIES   Completion of the System Integration Project as diagramed above.   The focus in 2017 will be on continued integrations, centralized reporting and applying the automations  and efficiencies gained by the ERDM throughout the organization.     PROGRAM MEASUREMENTS   Pre‐project state met 42% of organizational business requirements.  Current state meets 80% of  organizational business requirements with approximately 65% of these currently in production.  Post‐ project state is expected to meet 92% of organization business requirements. COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 32 OTHER CAPITAL PROJECTS    KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Completion of the projects identified through the IBM Review in 2013, which included:  o Network redundancy  o GIS  o SysAid help desk  o IT infrastructure system  o Exchange messaging system  o Desktop image standardization  o Network monitoring and systems  management  o Mobile device management  o Wireless printing  o Backup and recovery strategy    2017 KEY PRIORITIES   Website redesign – The current website is not responsive (does not accommodate different screen sizes).   45% of the devices used to visit the County website are mobile devices.  The re‐vamp of the website will  allow it to be responsive to all devices.  As well the County has introduced a number of community  engagement tools in 2016.  The re‐vamp of the County website will allow the inclusion and access to  these tools from the County website.    Cloud computing and storage will begin to be explored.  This exploration will allow the County to better  prepare for the future replacement of IT equipment by determining any cost savings or effective service  delivery that could be achieved by moving computing or storage to a cloud environment.   Unmanned Aerial Vehicle – Council has expressed interest in procuring an unmanned aerial vehicle.   There are many business applications for an UAV.  Agricultural Services and Municipal Services would  benefit most from an UAV in replacing services currently outsourced and in providing additional  information that could be used in providing improved or additional services to County citizens.   Fire Suppression Systems – The original construction of the new County Office did not address the need  for fire suppression systems in the IT closets.  The purpose for this project is to protect the investment of  IT infrastructure. ADMINISTRATION STAFFING   The 2017 budget includes an increase of 0.55 FTE over the 2016 budget.  This increase relates to a temporary  records management technician position which will assist the County with implementing its digital records  management system.    COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 33 ADMINISTRATION STAFF LIST           2014 2015 2016 2017  chg/16  Chief Administrative Officer 1 1 1 1 ‐           Director of Corporate Services 1111 ‐           Executive Assistant 1 1 1 1 ‐           Records Management Clerk 1 1 1 1 ‐           Records Management Technician (Temporary)‐           ‐           ‐          0.55 0.55         Project/Administrative Assistant (Term)‐           ‐          0.77        0.77 ‐           Manager of Finance 1 1 1 1 ‐           Assistant Manager of Finance 1111 ‐           Payroll & Benefits Administrator 1 1 1 1 ‐           Land Assessment Taxation Clerk 1 1 1 1 ‐           Accounting Clerk 1 1 1 1 ‐           Payroll & Finance Support Clerk 1 1 1 1 ‐           Human Resources Coordinator ‐          111 ‐           Municipal Intern ‐ Finance ‐          111 ‐           Director of Information & Technology 1111 ‐           IT Project Manager   1111 ‐           GIS Analysts 2 ‐          11 ‐           Information System  Technicians  2222 ‐           IT Administrative Assistant 1 1 1 1 ‐           IT Training & Communication Coordinator 1 ‐           ‐           ‐           ‐           IT GIS Co‐op Student ‐          0.5 0.5 0.5 ‐           TOTAL FTE 18 17.5 19.27 19.82 0.55         COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 34 14 – Corporate Safety        SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED    HEALTH & SAFETY MANAGEMENT SERVICES  Corporate Safety Services is responsible to oversee and help manage the County of Newell’s Health and Safety  Management System.   Safety personnel work with staff at all levels – senior managers, supervisors and workers –  to ensure that the municipality’s safety directives and safe‐work behaviours meet the organization’s expectations  and that they comply with Alberta’s Occupational Health and Safety legislative requirements.  The following components have been considered essential to having an effective health and safety management  system, and they are therefore, the key characteristics in our cooperative and pro‐active effort to provide a safe  and healthy environment for all who enter our facilities or visit our project sites.   1) Management Leadership and Organizational Commitment   2) Hazard Identification and Assessment   3) Hazard Control   4) Work Site Inspections   5) Worker Competency and Training    6) Incident Reporting and Investigation   7) Emergency Response Planning   8) Program Administration   An effective Health and Safety Management System will minimize workplace incidents, although it cannot  guarantee that incidents will never occur on a work site.  It also demonstrates due diligence and duty of care in  instances where an accident has occurred.      KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Improve the efficiency and effectiveness of the Health and Safety Management System framework to  make it more responsive to risks, business requirements and operational demands.  o Each of the 8 key Elements within the Health and Safety Manual were reviewed, revised and  approved by the Chief Administrative Officer in 2016.   Achieve greater results in emergency response preparedness by increasing the efficiency, effectiveness  and frequency of emergency response drill scenarios.   Establish a strategy for training new supervisors on the fundamentals of occupational health and safety  responsibilites and legislative requirements.   Grow the County’s health and safety culture through ongoing training and team innovation.  o Education and training activites focused on injury and illness prevention related to workplace  safety and personal health initiatives.  2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE SALES OF GOODS & SERVICES $124,126 $120,000 $125,950 $120,000 - 0.00% GRANTS FOR OPERATING $52,656 - $44,445 $39,546 $39,546 0.00% OTHER - - $6,106 -- 0.00% TOTAL REVENUE $176,782 $120,000 $176,500 $159,546 $39,546 32.96% EXPENSES SALARIES, WAGES AND BENEFITS $286,178 $289,672 $287,732 $297,020 $7,348 2.54% CONTRACTED & GENERAL SERVICES $7,901 $17,310 $5,477 $23,960 $6,650 38.42% MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $4,788 $11,450 $3,767 $19,900 $8,450 73.80% TOTAL EXPENSES $298,867 $318,432 $296,975 $340,880 $22,448 7.05% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($122,084) ($198,432) ($120,475)($181,334)$17,098 (8.62%) NET FUNDING ($122,084) ($198,432) ($120,475)($181,334)$17,098 (8.62%) COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 35  Implement a strategy to encourage reporting incidents beyond those that are obvious in hope of better  predicting and preventing incidents.    Encourage reporting all incidents in hope of better predicting and preventing future incidents.    Other accomplishments  o The County’s Health and Safety Management System was measured against the Alberta  Government’s Partnerships Standard in 2014.  As a result of staff’s commitment to the system,  the County earned its Certificate of Recognition “Re‐Certification” with a passing grade of 94%.  o The internal audit of 2016 earned a score of 93% supporting continued commitment to a culture  of safety.    2017 KEY PRIORITIES   Utilize both leading and lagging indicators to help determine inefficiencies and uncontrolled risks that  can  be improved through the Health and Safety Management System.   Achieve greater results in emergency response preparedness by increasing the efficiency, effectiveness  and frequency of emergency response drill scenarios.   Implement an occupational health and safety handbook to assist new supervisors understand their roles  and responsibilites and better ensure a compliant health and safety system at the work site.   Grow the County’s health and safety culture through ongoing training and team innovation.   Implement a strategy to encourage reporting incidents beyond those that are obvious in hope of better  predicting and preventing incidents.    Incorporate an Injury & Illness Prevention Plan that integrates wellness into health protection and  promotion.   Pass the external Health and Safety Management System Audit and be issued a new Certificate of  Recognition from the Alberta Government’s Partnerships in Injury Reduction program.    DISABILITY MANAGEMENT SERVICES  The County of Newell recognizes that an important strategy for controlling costs is reducing the impact – both  human and financial – of workplace injuries and illnesses.  The County has implemented a Disability Management  System to help control these costs and the associated Workers’ Compensation Board (WCB) premiums.  Corporate  Safety Services is responsible for coordinating the County’s medical management efforts, with those of the  Worker’s Compensation Board and health care providers.  It is recognized that an injury, not only affects the worker in the workplace, but can also have an impact on the  family, the social life, the finances, and future goals.  We believe in a strategy of getting involved when injury or  illness affects one’s ability to work, and in helping, to get support and professional services to aid in the recovery  process.  We work with an injured employee as a team, to identify how best to assist the individual recover,  rehabilitate, and return to meaningful employment that includes participation in a modified work program.  The County’s Disability Management System includes the following six key elements:  1) Management Participation and Leadership   2) Pre‐Placement Screening  3) Injury Response, Reporting, Recording and Investigation  4) Case Coordination  5) Modified Work  6) Program Administration  Like the County’s Health and Safety Management System, this system is about sharing responsibility for the health  and well‐being of all of our employees.  It is designed to encourage injury prevention through pre‐placement  screening and it promotes an early and safe return‐to‐work in situations where an injury or illness has occurred.      KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Continue to strengthen the fundamentals of risk control, injury prevention and disability  management.  COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 36  Foster the pro‐active identification of activities/work practices that put staff and the County at risk  and control those hazards at the source.   Promote injury and illness prevention and wellness initiatives through physical conditioning and  healthy lifestyles.   Help grow the culture of collaboration and cooperation between management and workers.    o Received Partnerships in Injury Reduction refund from WCB in the amount of $6,105.68 for  improving performance by 11.31% in 2015 compared to 2014.    o Received WCB Surplus Distribution for 2015 in the amount of $21,980.43.    o WCB is projecting a PIR discount of 20% for improving cost performance from 2014‐2016  compared to 2013‐2015.    o Total claim costs have improved by 28.54% when compared to the same measurement  period from this time last year.  o Our disabling injuries per 100 workers have been lower than industry for 3 consecutive years.   At present, 2016 is trending 50% lower than other municipal districts.  o Injury severity rates for temporary total disability days have been lower than industry for 4 of  the past 6 years.  There have been no lost time claims for 2016 YTD.    2017 KEY PRIORITIES   Achieve industry leadership status through claim cost experience improvement.    Strengthen the fundamentals of risk control, injury prevention and disability management.   Foster the pro‐active identification of activities and work practices that put staff and the County at  risk and control those hazards at the source.   Promote injury and illness prevention and wellness initiatives through physical conditioning and  healthy lifestyles.   Help grow the culture of collaboration and cooperation between management and workers.      CORPORATE SAFETY STAFFING  Corporate Safety staffing levels in 2017 are expected to remain consistent with 2016.    CORPORATE SAFETY STAFF LIST              2014 2015 2016 2017  chg/16  Manager of Corporate Safety Services 1111 ‐           Safety Officer 1 1 1 1 ‐           Fire & Safety Services Administrative Assistant 0.5 0.5 0.5 0.5 ‐           TOTAL FTE 2.5 2.5 2.5 2.5 ‐           COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 37 23 & 24 – Fire & Emergency Services    23 ‐ FIRE      SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED    Fire & Emergency Services play an important role in the development of a safe community and in business  continuity by providing protection and assurances where we can that we do not have large conflagrations that can  destroy homes, places of work and recreation areas for play. This is accomplished through 10 Fire Halls which are  located throughout the County to aid in a quick delivery of response when the need arises. We also accomplish this  via Mutual Aid so that if required more departments are at the ready to respond then just one.    The Manager of Fire & Emergency Services is responsible for the coordination of fire suppression, fire prevention,  suppression staff education, development of emergency management plans, adherence to the County of Newell  quality management plan through fire inspections, where requested, fire investigations and disaster management.  This is being done by providing assistance to the local fire chiefs and municipalities within the County to provide  ratepayers with effective and affordable emergency services and to meet Council’s commitment to providing a  safe environment in which people can live, work and play.      2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE SPECIAL LEVIES - - ---0.00% GRANTS FOR OPERATING $26,053 - $4,529 $18,000 $18,000 0.00% OTHER $239,425 $71,288 $984,056 $49,133 ($22,155) (31.08%) TOTAL REVENUE $265,478 $71,288 $988,584 $67,133 ($4,155) (5.83%) EXPENSES SALARIES, WAGES AND BENEFITS $17,637 $34,018 $26,788 $83,193 $49,175 144.56% CONTRACTED & GENERAL SERVICES $51,084 $114,221 $69,754 $145,896 $31,675 27.73% MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $50,885 $165,440 $104,686 $480,890 $315,450 190.67% TRANSFERS TO ORGANIZATIONS $1,026,519 $806,507 $791,704 $570,740 ($235,767) (29.23%) AMORTIZATION $19,141 $22,945 $28,926 $40,035 $17,090 74.48% TOTAL EXPENSES $1,165,265 $1,143,131 $1,021,857 $1,320,754 $177,623 15.54% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($899,787) ($1,071,843) ($33,272)($1,253,621)($181,778)16.96% ITEMS NOT INVOLVING CASH: AMORTIZATION $19,141 $22,945 $28,926 $40,035 $17,090 74.48% CONTRIBUTED TANGIBLE CAPITAL ASSETS - - ($650,905)--0.00% (GAIN) LOSS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS $2,476 - ---0.00% CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: NET CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES ($70,233) - ---0.00% CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS ($948,403) ($1,048,898) ($655,252)($1,213,586)($164,688)15.70% CAPITAL ACTIVITIES: ACQUISITION OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS ($198,404) ($330,000) ($74,980)($922,690)($592,690)179.60% CONTRIBUTED TANGIBLE CAPITAL ASSETS - - $650,905 --0.00% PROCEEDS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS $9,524 - ---0.00% CASH PROVIDED (USED) BY CAPITAL ACTIVITIES ($188,880) ($330,000) $575,925 ($922,690)($592,690)179.60% INVESTING ACTIVITIES: CASH PROVIDED (USED) BY INVESTING ACTIVITIES $78,425 - $433,492 --0.00% FINANCING ACTIVITIES: NET DEBT PROCEEDS (REPAYMENT) - - ---0.00% INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS ($1,058,858) ($1,378,898) $354,166 ($2,136,276)($757,378)54.93% TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS $1,107,716 $913,845 $1,464,956 $963,669 $49,824 5.45% TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS ($364,455) ($403,700) ($110,951)($892,190)($488,490)121.00% NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS $743,261 $510,145 $1,354,006 $71,479 ($438,666) (85.99%) NET FUNDING ($1,802,119) ($1,889,043) ($999,840)($2,207,755)($318,712)16.87% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 38   FIRE PREVENTION  Fire prevention begins with education. The County supports an annual fire prevention week campaign by providing  educational materials to each fire hall to give out at local events and during school visits supporting safety. These  events and visits are an important part of spreading the fire safety message. Fire prevention week is supported by  the local media. Fire safety messages are also published on the County’s website under “Fire Prevention Material”.   Activity booklets are also available at the County office and to the fire halls upon request.     We have also published and distributed a booklet entitled “Emergency Management – a Guide on How to be  Prepared and What to do When the Emergency is Over” to the local fire halls to be distributed as needed.        Fire permits and fire bans are another form of fire prevention which restrict activities that have the potential to  create issues during periods of dry and dangerous conditions. Fire permits assist fire departments in knowing the  locations of controlled fires and what is being burned which helps to ensure better safety for residents and  property owners.    FIRE SUPPRESSION  The goal of fire services is to prevent fires before they happen. However, there is a need to have suppression crews  that are well trained, coordinated and equipped with modern equipment and personal protective equipment.   Fire suppression training sessions are provided for the volunteer firefighters through in house practices and grant  funded National Fire Prevention Association training. The County is committed to providing quality training,  modern equipment, and current quality standard PPE to ensure the safety of the volunteers who are at the  backbone of this service.     Ten fire halls throughout the County respond to a variety of emergency requests. Approximately 160 dedicated  volunteers support these halls which respond to motor vehicle collisions (MVC), water rescue, fires of all types,  hazardous material responses, alarm calls and medical co‐response.         There has been some discussion centered around the costs of responding to alarm calls and false alarms. These  calls provide some value in terms of providing firefighters with an opportunity to become familiar with the  structure. This familiarization can be invaluable should there be an actual call to the same building, especially  larger structures.       Type  of Call 2015  Urban 2015  Rural 2015  Total 2016  Urban 2016  Rural 2016  Total Fire – Structure 20 626231134 Fire – Vehicle 6 19 25 5 11 16 Fire – Grass/Hay/Straw 5 55 60 3 50 53 Fire – Trash 538202 Fire – Other 19 726271441 M.V.C 32 69 101 25 48 73 Medical 74 51 125 98 49 147 Hazardous Materials 13417527 Carbon Monoxide 011224 Mutual Aid 1 64 65 0 67 67 Alarm Call 178 25 203 183 28 211 Miscellaneous 38 14 52 39 12 51 Total 391 318 709 412 294 706 Incident Responses ‐ All Divisions COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 39 In addition to the ten fire halls the Manager of Fire & Emergency Services is stationed out of the County building  and assists the local chief’s and departments as needed.  This position is supported by a half‐time administrative  assistant, who spends the other half of their time as the administrative assistant with Corporate Safety Services.       Total dollar loss as of December 31, 2016, is $1,148,825 compared to the total estimated value of $2,951,900.    VALUE OF OUR VOLUNTEER STAFF  Volunteers provide a valuable service.  There is a significant cost savings associated with having volunteer staff  compared to what it would cost to employ full time firefighters.  A nominal amount is provided, typically on an  annual basis, to volunteers for the service they provide.     FIRE UNDERWRITERS  The Fire Underwriters Survey (FUS) collects information on behalf of the insurance industry which uses the  information for setting insurance rates. The FUS evaluates fire protection levels using a benchmark system that  measures the fire protection services capabilities of within a community. The survey measures the level of fire risk  and fire loading and identifies and quantifies fire risk, hazards, and life safety issues related to fire protection  within a community.    The survey uses a Public Fire Protection Classification system which measures a community’s overall programs of  fire protection. The ability of a community’s fire defenses are measured against recognized standards of fire  protection relative to fire hazard and fire/life safety risk present within the community. Generally, the survey  applies the weights within the grading system as shown in the inset chart.  These classifications are conveyed to  subscribing companies of the FUS.  FUS subscribers represent  approximately 85 to 90% of the fire insurance underwriters in  Canada.  Fire underwriters use this information to set insurance  rates, and as such, it is in the best interest of the County to strive  for the best rating that can possibly be achieved.    The fire insurance industry has minimum requirements that communities must meet for their fire protection  program to receive recognition.  Benchmarks have been set for:     Fire Department Organization   Membership   Training   Apparatus Requirements   Fire Suppression Capability   Alarm Notification    Dollar Loss Statistics 2015 2015 2015 2016 2016 2016 Fire Area Estimated Value Estimated  Loss % Loss Estimated  Value Estimated Loss % Loss  Bassano 663,500              663,500            100% 18,250                 17,250              95% Bow City 182,150              147,150            81%‐                        ‐                    N/A Brooks (Rural calls only) 2,048,500           753,500            37% 628,200              620,200            99% Duchess 71,600                 71,600              100% 6,000                   4,500                75% Gem ‐                        ‐                    N/A ‐                        ‐                    0% Patricia 94,500                 94,500              100% 9,450                   9,450                100% Rolling Hills 5,200                   5,200                100% 486,000              35,000              7% Rosemary 305,500              305,500            100%‐                        ‐                    N/A Scandia  ‐                        ‐                    N/A 1,634,700           301,000            0% Tilley 121,900              121,600            100% 169,300              161,425            95% Total 3,492,850           2,162,550        62% 2,951,900           1,148,825        39% Fire department 40% Water supply 30% Fire safety control 20% Fire service communications 10% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 40 The ideal scenario for the level of fire protection occurs when expectations of fire suppression and prevention  match a community’s willingness to pay.  However, community growth increases levels of risk which need to be  balanced with protection.    The risk of reducing fire services in any given area is a direct increase in insurance costs and a potential loss of  existing business and new business activity.  Reducing fire services greatly increases risk to persons and property  which is contrary to the County’s commitment to provide a safe place to live, work and play.       EMERGENCY MANAGEMENT    When an emergency occurs, it is important to have professionals (including our valued volunteers and other non‐ emergency management staff) prepared, trained and properly equipped to come to the aid of persons and  property in need. The Manager of Fire & Emergency Services maintains a County of Newell Emergency Plan which  is shared with the City of Brooks, Town of Bassano and Villages. This position ensures that staff and Council  members are trained to ensure the County can act as a cohesive group to deal with emergencies that may arise.    This local Emergency / Disaster Plan is a mandatory part of the larger Provincial and Federal Government plans.    24 – DISASTER & EMERGENCY SERVICES         2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE GRANTS FOR OPERATING - $5,000 -$5,000 -0.00% OTHER $100 $850 -$850 -0.00% TOTAL REVENUE $100 $5,850 -$5,850 - 0.00% EXPENSES SALARIES, WAGES AND BENEFITS $165,143 $173,631 $188,427 $178,663 $5,032 2.90% CONTRACTED & GENERAL SERVICES $12,911 $22,646 $8,052 $21,620 ($1,026) (4.53%) MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $13,313 $18,035 $10,662 $24,585 $6,550 36.32% TRANSFERS TO ORGANIZATIONS - - -$21,414 $21,414 0.00% AMORTIZATION $5,021 $5,124 $5,118 $5,124 -0.00% TOTAL EXPENSES $196,389 $219,436 $212,258 $251,406 $31,970 14.57% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($196,289) ($213,586) ($212,258)($245,556)($31,970)14.97% ITEMS NOT INVOLVING CASH: AMORTIZATION $5,021 $5,124 $5,118 $5,124 -0.00% CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS ($191,267) ($208,462) ($207,140)($240,432)($31,970)15.34% CAPITAL ACTIVITIES: ACQUISITION OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS ($2,571) - -($55,000)($55,000)0.00% PROCEEDS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS - - ---0.00% CASH PROVIDED (USED) BY CAPITAL ACTIVITIES ($2,571) - -($55,000)($55,000)0.00% INVESTING ACTIVITIES: FINANCING ACTIVITIES: NET DEBT PROCEEDS (REPAYMENT) - - ---0.00% INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS ($193,839) ($208,462) ($207,140)($295,432)($86,970)41.72% TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS $5,021 $5,124 $5,118 $5,124 -0.00% TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS - - -($55,000)($55,000)0.00% NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS $5,021 $5,124 $5,118 ($49,876)($55,000) (1073.38%) NET FUNDING ($198,860) ($213,586) ($212,258)($245,556)($31,970)14.97% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 41 KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Continue the Fire & Emergency Services Review with our Mini‐Municipalities on fire agreements.  o Meetings were held with our Emergency Services partners to continue on discussions with our  direction of Fire Services.   Continue developing the 20‐year fire apparatus capital replacement plan.  o Adjusted the 20‐year Capital Apparatus replacement plan along with a 5 year apparatus  movement plan.   Work on developing a set of minimum standards for replacement apparatus and requirements for going  above the minimum standards.   Continue to work on a uniform billing practice for emergency calls.   Complete the review of the Newell Emergency Plan.   Work on a Crisis Communications Plan.   Present 12 and 20 year medals to worthy recipients.  o Applied for the 12 & 20‐year Emergency Service Medals for all eligible members.   Complete the NFPA 1001 Level 1 training course.  o Completed the NFPA (National Fire Protection Association) 1001 Level 1 firefighter training course  over a 6‐month time frame. Several local volunteer firefighters successfully completed the  training.   Prepare to accept operational control of the Tilley Fire Department.  o The County accepted operational control of the Tilley Fire Department effective October 31, 2016.   Order a new tender for our fleet of apparatus to be strategically placed to meet our needs.  o Working on tender documents for the new mobile water apparatus unit.  o Working with Tilley Fire Services on the new Rescue Unit.   Other Accomplishments:  o Completed Emergency Management training centered around the ECC (Emergency Coordination  Centre) and handling of pets. Several persons, including staff, Council members, Provincial staff  and other municipalities’ staff and Council attended the session.  o Applied for FSEPP (Fire Services Emergency Preparedness Program) 2016/2017 (to be completed  by May 31, 2018) Grant funding.   o Gem Fire Department has moved the day to day operational control of the County.  o Added 13 new members to the Scandia Fire station.  o Coordinated SCBA flow testing for all departments.  o Working on moving over to AFRRCS.     KEY 2017 PRIORITIES:   Continue working with the Fire & Emergency Services partners on fire agreements.   Set minimum standards for fire apparatus.   Update the 20‐year fire apparatus capital replacement plan including new additions and apparatus  movement plan.   Complete the review of the Newell Emergency Plan.   Work on a Crisis Communications Plan.   Present 12 and 20 year medals to worthy recipients.   Complete the NFPA 1001 Level 2 training course.   Order a new Tender for our fleet of apparatus to be strategically places to meet our needs.   Assist Tilley Fire in accepting their new Rescue Unit into fleet.   Complete the proposed Scandia Fire Hall Washroom Project.    FIRE APPARATUS FUND  Since 2013 funds have been raised on an annual basis to support the 20‐year fire capital apparatus replacement  program as well as for the purchase of new fire tender units and fire hall construction/renovation projects.   $928,800 will be raised in 2017 to be contributed to the Restricted Surplus Fire Apparatus Fund.     COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 42 FIRE & EMERGENCY SERVICES STAFFING  Fire & Emergency Services staffing levels in 2017 are expected to remain consistent with 2016.    FIRE & EMERGENCY SERVICES STAFF LIST 2014 2015 2016 2017  chg/16  Manager of Fire and Emergency Services 1111 ‐           Fire & Safety Services Administrative Assistant 0.5 0.5 0.5 0.5 ‐           TOTAL FTE 1.5 1.5 1.5 1.5 ‐           COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 43 26 – Bylaw Enforcement     SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED  ENFORCEMENT  The Municipal Enforcement Department conducts regular patrols of paved highways and gravel roads, including  those of three digit Provincial Highways, as authorized by the Solicitor General’s office.  Education and  enforcement of County bylaws, including but not limited to Provincial Legislation and Regulations such as the  Traffic Act, Liquor & Gaming Act, and Environmental Protection Act, are part of an Officers authority.    Currently the County employs one Community Peace Officer Level 1 ‐ Supervisor and one Community Peace Officer  Level 1 ‐ Officer. Each Officer runs an individual patrol unit, effective for double shift initiatives or overlapping split  shifts.    Education is the primary objective of this department.  However, where repeat offenders or the severity warrants  enforcement will take place.    MUNICIPAL PARTNERSHIPS  The Municipal Enforcement Department has partnered with other municipalities and agencies within the region.  These include the Villages of Duchess & Rosemary, and Town of Bassano, as well as the Eastern Irrigation District.  The department provides enforcement of local bylaws including Provincial Legislation and Regulations.  Approximately 756 hours are provided on an annual basis to enforcement for these partner municipalities and  agencies.  In 2016 a new partnership with Hussar was formed and is working well.    2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE SALES OF GOODS & SERVICES $102,603 $288,000 $139,972 $115,600 ($172,400) (59.86%) GRANTS FOR OPERATING $38,130 - $38,130 $38,130 $38,130 0.00% OTHER ($14,298) - ---0.00% TOTAL REVENUE $126,435 $288,000 $178,102 $153,730 ($134,270) (46.62%) EXPENSES SALARIES, WAGES AND BENEFITS $198,109 $209,489 $196,390 $213,638 $4,149 1.98% CONTRACTED & GENERAL SERVICES $27,067 $35,660 $25,287 $36,190 $530 1.49% MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $35,856 $40,715 $30,303 $26,789 ($13,926) (34.20%) TRANSFERS TO ORGANIZATIONS $825 - ---0.00% AMORTIZATION $25,470 $28,440 $23,627 $23,627 ($4,813)(16.92%) TOTAL EXPENSES $287,327 $314,304 $275,607 $300,244 ($14,060)(4.47%) ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($160,892) ($26,304) ($97,505)($146,514)($120,210)457.00% ITEMS NOT INVOLVING CASH: AMORTIZATION $25,470 $28,440 $23,627 $23,627 ($4,813)(16.92%) (GAIN) LOSS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS $14,298 - ---0.00% CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS ($121,124) $2,136 ($73,878)($122,887)($125,023) (5853.14%) CAPITAL ACTIVITIES: ACQUISITION OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS ($14,820) - -($29,000)($29,000)0.00% PROCEEDS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS $5,361 - ---0.00% CASH PROVIDED (USED) BY CAPITAL ACTIVITIES ($9,459) - -($29,000)($29,000)0.00% INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS ($130,582) $2,136 ($73,878)($151,887)($154,023) (7210.81%) TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS $30,832 $28,440 $23,627 $23,627 ($4,813)(16.92%) TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS - - ($2,922)--0.00% NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS $30,832 $28,440 $20,705 $23,627 ($4,813)(16.92%) NET FUNDING ($161,414) ($26,304) ($94,583)($175,514)($149,210)567.25% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 44 The department also works closely with Alberta Fish and Wildlife Officers, Alberta Department of Traffic Officers  (DOT), City of Brooks Community Peace Officers (CPO), and the local Brooks and Bassano RCMP. The Supervisor  contributes a monthly report to the Safe Communities Committee regarding activities.    EMERGENCY RESPONSE  When called upon Municipal Enforcement responds to emergencies. This may include, but is not limited to, motor  vehicle collisions, grass fires, flood response and evacuation. The role of officers is to provide traffic control,  however they may be called in for other purposes where other emergency services may not be available.    The Supervisor also acts as the Deputy Disaster Services Coordinator.    BYLAW ENFORCEMENT STAFFING  Bylaw Enforcement staffing levels in 2017 are expected to remain consistent with 2016.    BYLAW ENFORCEMENT STAFF LIST         2014 2015 2016 2017  chg/16  Municipal Enforcement Supervisor 1111 ‐           Municipal Enforcement Officer 1 1 1 1 ‐           TOTAL FTE 2 2 2 2 ‐           COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 45 31 – Fleet Services       SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED    SMALL ENGINE SERVICING & REPAIRS  Fleet Services provides servicing and repairs to small engines. The County’s Municipal and Agricultural Services  Departments operate various types of small engine equipment such as weed trimmers, chainsaws, water pumps,  etc.    FLEET SERVICING & REPAIRS  Fleet Services provides servicing and repairs to light duty fleet trucks. The County operates approximately 39 fleet  units in classifications ranging from SUV’s to mid‐size to full size fleet trucks (1/2 ton to 2 Ton). The primary  purpose of this fleet is to transport staff to and from job sites. Fleet units may be shipped out to the manufacturer  or other service shops where service capacity is not available, or expertise of the manufacturer or model is  required.    HEAVY TRUCK SERVICING & REPAIRS  Fleet Services provides servicing and repairs to heavy duty fleet trucks. The County operates approximately 31 fleet  units classified as heavy trucks and range in size from 3 Ton to 6 Ton, and include the servicing of gravel trailers  (pups, quads, tri‐axels, end dumps and belly dumps) and 1 low bed equipment hauling trailer.  The primary  purpose of heavy duty fleet trucks is to transport aggregates from resource pits and stockpiles to road surfaces.  In  winter, these same trucks are equipped with plows, calcium and sanding equipment for winter storm response and  keeping the paved roads free of ice and drifting snow. The Agricultural Services Department operates two heavy  trucks utilized in spring summer and fall seasons for the purposes of weed control.       2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE OTHER $4,163 $2,000 $6,084 $2,000 -0.00% TOTAL REVENUE $4,163 $2,000 $6,084 $2,000 -0.00% EXPENSES SALARIES, WAGES AND BENEFITS $290,521 $340,380 $271,293 $324,889 ($15,491)(4.55%) CONTRACTED & GENERAL SERVICES $12,849 $15,750 $12,547 $15,480 ($270) (1.71%) MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $136,722 $141,473 $121,798 $132,055 ($9,418) (6.66%) OTHER EXPENDITURES ($3,076) - ---0.00% AMORTIZATION $14,545 $14,556 $14,545 $14,545 ($11) (0.08%) TOTAL EXPENSES $451,561 $512,159 $420,183 $486,969 ($25,190)(4.92%) ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($447,398) ($510,159) ($414,098)($484,969)$25,190 (4.94%) ITEMS NOT INVOLVING CASH: AMORTIZATION $14,545 $14,556 $14,545 $14,545 ($11) (0.08%) (GAIN) LOSS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS - - ---0.00% CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS ($432,853) ($495,603) ($399,553)($470,424)$25,179 (5.08%) CAPITAL ACTIVITIES: ACQUISITION OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS ($3,775) - -($30,000)($30,000)0.00% PROCEEDS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS - - ---0.00% CASH PROVIDED (USED) BY CAPITAL ACTIVITIES ($3,775) - -($30,000)($30,000)0.00% INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS ($436,628) ($495,603) ($399,553)($500,424)($4,821) 0.97% TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS $14,545 $14,556 $14,545 $14,545 ($11) (0.08%) TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS - - ---0.00% NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS $14,545 $14,556 $14,545 $14,545 ($11) (0.08%) NET FUNDING ($451,173) ($510,159) ($414,098)($514,969)($4,810) 0.94% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 46 EQUIPMENT SERVICING & REPAIRS  Fleet Services provides servicing and repairs to equipment. Municipal Services operates 1 tracked excavator, 3  loader(s), 1 skid steer(s), 1 packer(s) and 10 grader(s), and 1 dozer. There are numerous attachments for this  equipment that requires regular servicing. The Agricultural Services Department operates 3 tractors. The Fleet  Services Supervisor and Mechanic service these equipment and attachments to keep equipment operational. The  primary purpose of equipment is to address road side drainage issues including culvert replacement and  installations, repair frost boils on road surfaces, and maintain road surfaces for motorists. Additionally, equipment  is used in the dust abatement program placing calcium.    Agricultural Services has numerous rental equipment, drills and seeders, including tractors that require the  attention of servicemen throughout the year.    OTHER SERVICING & REPAIRS  Fleet Services also provides services internally to Community Services and Fire Services. Fleet Services is  responsible for maintaining all commercial vehicle files, conducting commercial vehicle inspections (CVIP’s),  including administering all warranties and recalls. Preventative maintenance of all fleet and equipment is key in  keeping fleet operational and maintaining low repair costs, and is the responsibility of Fleet Services.    FABRICATION  Fabrication services are provided where necessary. This may include the fabricating of racking systems and/or  attachments for field use where engineering is not required. Where engineering is required for fabrication the  work is out sourced.     INVENTORY  Fleet Services manages the County’s parts room and operations yard inventories such as filters, lubricants,  culverts, etc. The effective management of inventories is necessary and regular turnover to curtail accumulation of  old or unused parts ensures space is available for necessary stock. Inventory control ensures inventory costs are  maintained and assists in determining and maintaining adequate levels of stock.     FLEET SERVICES STAFFING  Fleet Services staffing levels in 2017 are expected to decrease by 0.33 FTE compared to 2016 due to the removal of  the shop student position.     FLEET SERVICES STAFF LIST    2014 2015 2016 2017  chg/16  Fleet Services Supervisor 1111 ‐           Fleet  &  Inventory  Assistant 1 1 1 1 ‐           Mechanic 1111 ‐           Shop Student 0.33 0.33 0.33 ‐          (0.33)        TOTAL FTE 3.33 3.33 3.33 3 (0.33)       COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 47 32 – Roads, Streets, Walks & Lighting       SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED    AGGREGATES & GRAVEL ROADS  The County owns and operates numerous gravel resource pits. Heavy duty fleet trucks transport aggregates from  resource pits to stockpiles, including the distribution of aggregates directly to gravel road surfaces.    Annually the County distributes approximately 40,000 cubic metres of aggregates across approximately 320  kilometres of arterial, 280 kilometres of collector, and 900 kilometres of local classified gravel roads.  Crushing of  resources is planned and carried out by retaining a crushing contractor.  By managing aggregates in this manner  the County is able to address 25% of 1,493 kilometres of County gravel surfaced roads annually, keeping the  program manageable in size based on available resources, equipment and labour. Aggregate use will be planned  and budgeted for annually on this philosophy; however aggregate use will be limited to roads requiring  resurfacing. This philosophy ensures road surfaces are addressed regularly based on classification (importance and  use), based on need, and on a manageable plan promoting conservation of resource for future use.    Road signage is an important component of communicating the rules of the road to motorists. Regulatory,  warning, and information signage are present on each gravel road. Maintaining these signs is a priority in ensuring  the motorist is aware in advance of upcoming road changes and hazards. In addition to these types of signs,  County staff will temporarily erect Construction signage as warning devices to motorists where road maintenance  and repair work is in progress.    2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE SPECIAL LEVIES - - -$3,000,000 $3,000,000 0.00% SALES OF GOODS & SERVICES $222,206 $310,000 $241,172 $234,000 ($76,000) (24.52%) GRANTS FOR OPERATING - - ---0.00% GRANTS FOR CAPITAL $520,583 $520,583 --($520,583) (100.00%) OTHER $902,309 $30,000 ($48,695)$30,000 -0.00% TOTAL REVENUE $1,645,098 $860,583 $192,477 $3,264,000 $2,403,417 279.28% EXPENSES SALARIES, WAGES AND BENEFITS $2,587,823 $2,933,767 $2,539,515 $2,989,620 $55,853 1.90% CONTRACTED & GENERAL SERVICES $1,877,413 $1,686,392 $1,560,180 $1,792,142 $105,750 6.27% MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $2,023,859 $2,475,500 $1,991,618 $2,700,845 $225,345 9.10% OTHER EXPENDITURES $13,158 - ---0.00% AMORTIZATION $4,127,291 $4,182,936 $4,336,601 $4,441,277 $258,341 6.18% TOTAL EXPENSES $10,629,544 $11,278,595 $10,427,914 $11,923,884 $645,289 5.72% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($8,984,446) ($10,418,012) ($10,235,437)($8,659,884)$1,758,128 (16.88%) ITEMS NOT INVOLVING CASH: AMORTIZATION $4,127,291 $4,182,936 $4,336,601 $4,441,277 $258,341 6.18% CONTRIBUTED TANGIBLE CAPITAL ASSETS ($13,407) - ---0.00% (GAIN) LOSS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS ($820,557) - $163,180 --0.00% CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: NET CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES ($354,669) - $293,957 --0.00% CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS ($6,045,788) ($6,235,076) ($5,441,698)($4,218,607)$2,016,469 (32.34%) CAPITAL ACTIVITIES: ACQUISITION OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS ($7,089,940) ($4,704,185) ($3,886,159)($7,372,800)($2,668,615)56.73% CONTRIBUTED TANGIBLE CAPITAL ASSETS $13,407 - ---0.00% PROCEEDS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS $1,192,905 - ---0.00% CASH PROVIDED (USED) BY CAPITAL ACTIVITIES ($5,883,628) ($4,704,185) ($3,886,159)($7,372,800)($2,668,615)56.73% INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS ($11,929,416) ($10,939,261) ($9,327,857)($11,591,407)($652,146)5.96% TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS $5,846,851 $4,723,676 $4,708,161 $4,733,147 $9,471 0.20% TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS ($3,965,179) ($806,185) ($227,500)($767,800)$38,385 (4.76%) NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS $1,881,672 $3,917,491 $4,480,661 $3,965,347 $47,856 1.22% NET FUNDING ($13,811,089) ($14,856,752) ($13,808,518)($15,556,754)($700,002)4.71% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 48 PAVED ROADS  The County has just over 215 kilometres of paved surface roads. Gravel Road surfaces are upgraded to a paved  standard based on the 10 Year Paving Plan, as approved by Council. Paved road surfaces require regular  maintenance to ensure safe driving surfaces are available and to maximize the original investment.  Pavement  overlays are a long‐term solution to maintaining a defect free surface and typically occur once every 17 years.     Crack sealing is a short‐term preventative maintenance solution, performed to ensure moisture does not enter the  road base, prematurely degrading the road surface which can escalate annual maintenance costs.  On average  125,000 linear meters of cracks are sealed through the cold pour application of sealant.  The cold pour application  requires all cracks to be sealed annually and is the most affordable cost effective solution.  This is a service the  County contracts out.    Pothole repairs are a short‐term preventative solution and are limited due to the average age of pavement in the  County being under 10 years. Potholes typically become more frequent as pavement ages and where proactive  preventative maintenance, such as crack sealing, is not administered.     Line painting is completed annually and serves as another communication device to motorists. Line painting  adheres to Alberta Transportation Highway Specifications and Standards.  In addition, permanent thermoplastic  markings are used where stop bars and stop ahead messages are needed to warn or communicate to motorists of  traffic control devices ahead, as well as in areas where premature wearing of painted highway markings takes  place, such as on speed curves. These permanent markings have an average life expectancy of 7 years and are re‐ applied as necessary.    Highway signage is an important component in communicating paved surface changes ahead.  Regulatory,  warning, and information signage are present on each paved road surface.  Maintaining these are a priority in  ensuring the motorist is aware of the rules of the road.  In addition to these types of signs, County staff will  temporarily erect construction signage as warning devices to motorists where road maintenance and repair work is  in progress.    Paved surfaces require less regular maintenance than gravel surfaces in the spring, summer and fall seasons.  However, during the winter season paved surfaces require above average attention as higher motor vehicle speeds  and reduced traction due to the smooth paved surface require plowing and sanding for snow and ice control.     PERMITS & APPROVALS  Municipal Services is responsible for administering permits and approvals for various activities of third parties.  Over‐dimensional and overweight loads, road approaches, seismic, texas gates, facility crossings, are all matters  covered under permits and approvals. Additionally the County provides inspection services for road approaches in  relation to Planning & Development where subdivisions take place.   The County contracts Roadata Services to administer over‐dimensional and overweight loads as required by  Alberta Transportation in the TRAVIS MJ permitting system. The decrease in permits issued since 2014 is a result of  the economic slowdown of industries in our region.     The County has one Approvals Officer who oversees the approval of permits, including the associated inspections  for all such approvals. These include facility crossings, road approaches, locating of rural water lines, Texas gates,  and seismic.    BRIDGES  Within the County boundaries, there are 258 bridges in total. 106 of those are under other jurisdictions care in our  County. 152 are managed by the County, 3 are out of service and 149 are in service. Annually a bridge request List  2012 2013 2014 2015 2016 # Permits 2,668 3,770 4,170 2,892 2,361 COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 49 is prepared and submitted to Alberta Transportation for approval purposes, under GAP guidelines. The submission  is substantiated on annual inspections and found deficiencies. Alberta Transportation reviews the bridge request  list and approves repairs and or replacements based on available funding each year.     Bridge repair work is completed with in house staff except where a professional or specialized service is required.  For bridge replacements, a professional engineering firm is retained for engineering, contract administration, and  construction management of the project.     DRAINAGE  The County is responsible for maintaining approximately 3,400 km of roadside drainage, including road approach  and centerline culverts of varying size. Typical work includes re‐establishing ditch bottoms by removing silt and  vegetative growth. In areas with poor drainage cattails grow which further restrict flows. A tracked excavator  equipped with clipping bucket is used to cut cattails below the water surface to kill growth. On average 20 culverts  of varying sizes are replaced annually.    Additionally, the County and Eastern Irrigation District has a continuing partnership on a year‐by‐year basis where  major and minor drainage courses are being improved, with all engineering and construction being administered  by the EID.  Major drainage courses are defined as receiving basins and major drains. Minor drainage courses are  defined as roadside ditches.  Completed work includes Cassils, Rolling Hills, and Scandia. Rainier and Millicent is in  progress.    BRUSH CONTROL  Municipal Services in cooperation with the Agricultural Services department oversees and carries out tree cutting  and brush reduction in areas where motorist visibility is reduced, regular operations are adversely affected, and  where snow drifting is problematic.  In cases where staff is inexperienced or the situation is of higher risk (i.e.  around power lines) the department will retain the services of a professional.  A complete inventory was collected  in 2013/14 winter season prioritizing work.  This will be utilized moving forward and shall be updated regularly.     EMERGENCY RESPONSE  Municipal Services responds to emergencies as directed by the Fire & Emergency Department.  Municipal Services  provides signage and flag persons to control motorists, keeping the emergency area free of the general public and  at a safe distance from danger.  The department may also be called upon to provide staff and equipment where  situations warrant. This may include, but is not limited to, graders for the purposes of making fire guards or breaks,  water trucks to supply fire trucks when in remote areas without water source as well as douse burnt areas to  prevent re‐ignition of combustibles.  The department also responds to flooding, with response including staff and  equipment, and where necessary sand bagging.    CONTRACTED SERVICES  Municipal Services contracts a variety of services annually. These include the utilization of engineering firms. The  services from each firm widely vary and include, but not limited to, studies, survey, testing, engineered solutions,  construction and project management, and as such firms will be selected based on expertise which is most  advantageous to the project at hand.    CAPITAL  Municipal Services oversees capital projects ranging from paved roadways through to fleet and equipment  acquisitions.  Capital projects are those one time major investments in infrastructure. The department has  prepared long term plans for capital projects in gravel road construction and re‐construction, upgrading of primary  road networks to paved surfaces under the 10‐year paving plan, and drainage improvements as per the drainage  partnership with the EID, including a strategy for aggregate resource investigation and securement.     Capital, fleet, and equipment has been forecast out for a 10‐year period, identifying all replacement requirements  to keep our fleet meeting service needs and keeping repairs and maintenance costs in check by basing  replacement schedules on higher than average costs of ownership in each fleet and equipment category.  COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 50   MUNICIPAL SERVICES STAFFING  Municipal Services staffing levels in 2017 are expected to decrease by 0.32 FTE compared to 2016 due to the  removal of one seasonal labourer position.    MUNICIPAL SERVICES STAFF LIST    2014 2015 2016 2017  chg/16  Director  of Municipal Services 1111 ‐           Manager of Engineering Services 1111 ‐           Manager of Operations 1111 ‐           Engineering Technologist 1 1 1 1 ‐           Executive Operations Assistant 1 1 1 1 ‐           Approvals Officers 1 1 1 1 ‐           Operations  Foreman 0111 ‐           Gravel Foreman  Seasonal 0.75 0.75 0.6 0.6 ‐           Operations  Administrative Assistant (Seasonal) 0.33 0.33 0.33 0.33 ‐           PW Grader Operators 10988 ‐           Maintenance Operators  0233 ‐           PW Labourers 3.75 3 2.17 1.85 (0.32)        PW Truck  Drivers 7 7 6 6 ‐           PW Seasonal Truck Drivers 1.5 1.5 1.19 1.19 ‐           TOTAL FTE 29.33 30.58 28.29 27.97 (0.32)       COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 51 33 – Airport       SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED    OPERATIONS  The County is a 50/50 partner in ownership of the Brooks Regional Airport with the City of Brooks. Operations are  carried out by the City of Brooks, and the County assists where requested, typically in snow removal of runways,  taxi ways and hanger areas.    CAPITAL  Capital costs are planned by the City of Brooks on an as needed basis, including the consideration of new services.           2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE EXPENSES MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $4,135 $4,250 $2,852 $4,250 -0.00% TRANSFERS TO ORGANIZATIONS $29,222 $34,856 $24,443 $34,856 -0.00% AMORTIZATION $90,246 $90,246 $93,683 $96,294 $6,048 6.70% TOTAL EXPENSES $123,604 $129,352 $120,979 $135,400 $6,048 4.68% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($123,604) ($129,352) ($120,979)($135,400)($6,048) 4.68% ITEMS NOT INVOLVING CASH: AMORTIZATION $90,246 $90,246 $93,683 $96,294 $6,048 6.70% CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS ($33,357) ($39,106) ($27,295)($39,106)-0.00% CAPITAL ACTIVITIES: ACQUISITION OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS ($78,209) - ($41,151)--0.00% PROCEEDS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS - - ---0.00% CASH PROVIDED (USED) BY CAPITAL ACTIVITIES ($78,209) - ($41,151)--0.00% INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS ($111,566) ($39,106) ($68,447)($39,106)-0.00% TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS $48,259 $46,759 $51,696 $52,807 $6,048 12.93% TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS ($75,000) - ---0.00% NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS ($26,741) $46,759 $51,696 $52,807 $6,048 12.93% NET FUNDING ($84,825) ($85,865) ($120,143)($91,913)($6,048) 7.04% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 52 41 – Water       SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED    Newell Regional Services Corporation (NRSC) has been contracted to oversee the day‐to‐day operations and  repairs and maintenance of water treatment and distribution.     HAMLET WATER SYSTEMS  NRSC supplies water to the hamlets in the County through the regional water pipeline.  Water infrastructure is  generally funded through a combination of grants and local improvement taxes.  Costs of the water utility are  recovered in part through a two‐part water rate consisting of a fixed charge and a volumetric charge.  The fixed  portion of the user rate is used to recover customer related costs for metering, billing and collecting as well as  other fixed costs of the system.  The volumetric charge is based on user’s actual water usage and covers the cost of  the treated water and a portion of other variable costs of the system.  Although water rates have increased by  nearly 5% in 2017 the systems continue to be subsidized from general property tax revenues.     The County has recently installed  water meters at each property  drawing water from the hamlet  systems.  This has provided the  County with the information  necessary to complete water audits  2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE SPECIAL LEVIES $1,140,079 $111,645 $112,999 $112,835 $1,190 1.07% SALES OF GOODS & SERVICES $821,008 $1,112,419 $1,118,619 $1,170,766 $58,347 5.25% GRANTS FOR CAPITAL $14,774,010 $3,061,759 $3,868,559 -($3,061,759) (100.00%) OTHER $1,291,421 - $164,693 --0.00% TOTAL REVENUE $18,026,517 $4,285,823 $5,264,869 $1,283,601 ($3,002,222) (70.05%) EXPENSES CONTRACTED & GENERAL SERVICES $376,884 $912,025 $567,905 $753,635 ($158,390) (17.37%) MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $419,981 $451,630 $454,183 $599,740 $148,110 32.79% TRANSFERS TO ORGANIZATIONS $4,949 $22,515 $22,679 $22,515 -0.00% INTEREST ON LONG-TERM DEBT $572,029 $560,425 $556,235 $468,275 ($92,150) (16.44%) AMORTIZATION $552,335 $451,487 $757,341 $881,076 $429,589 95.15% TOTAL EXPENSES $1,926,178 $2,398,082 $2,358,343 $2,725,241 $327,159 13.64% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) $16,100,339 $1,887,741 $2,906,526 ($1,441,640)($3,329,381) (176.37%) ITEMS NOT INVOLVING CASH: AMORTIZATION $552,335 $451,487 $757,341 $881,076 $429,589 95.15% (GAIN) LOSS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS $2,627 - ---0.00% CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: NET CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES ($236,235) - $2,429,815 --0.00% CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS $16,419,066 $2,339,228 $6,093,682 ($560,564)($2,899,792) (123.96%) CAPITAL ACTIVITIES: ACQUISITION OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS ($15,204,650) ($4,796,815) ($3,330,309)-$4,796,815 (100.00%) PROCEEDS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS - - ---0.00% CASH PROVIDED (USED) BY CAPITAL ACTIVITIES ($15,204,650) ($4,796,815) ($3,330,309)-$4,796,815 (100.00%) FINANCING ACTIVITIES: NET DEBT PROCEEDS (REPAYMENT) ($3,662,241) ($4,905,330) ($4,905,330)($4,995,519)($90,189)1.84% CASH PROVIDED (USED) IN FINANCING ACTIVITIES ($3,662,241) ($4,905,330) ($4,905,330)($4,995,519)($90,189)1.84% INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS ($2,447,826) ($7,362,917) ($2,141,956)($5,556,083)$1,806,834 (24.54%) TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS $15,431,645 $451,487 $380,278 $442,148 ($9,339) (2.07%) TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS ($10,632,841) ($7,194,780) ($6,045,191)($5,437,877)$1,756,903 (24.42%) NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS $4,798,804 ($6,743,293) ($5,664,913)($4,995,729)$1,747,564 (25.92%) NET FUNDING ($7,246,629) ($619,624) $3,522,957 ($560,354)$59,270 (9.57%) WATER  RATES SUMMARY (MONTHLY RATES) Budget Budget 2012 2013 2014 2015 2016 2017 $chg/16 %chg/16 Hamlet Systems: Water base charge 25.00 25.00 26.25 26.25 28.25     29.65     1.40     4.96% Water charge per m3 1.00   1.00   1.75   1.75   1.88        1.97        0.09     4.79% Rural Water System: Base charge 20.00 20.00 20.00 20.00 21.50     22.56     1.06     4.93% Consumption charge 24.00 24.00 24.00 24.00 26.00     27.25     1.25     4.81% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 53 that analyze the consumption trends of users within each hamlet compared to the volume of water supplied by  NRSC to each hamlet.      Utility companies use the following criteria for water audits:   0 – 8%   no action required   8 – 20%  further investigation may be warranted   20% and up  further investigation is required    A water consumption analysis has been completed for the period of January 1st to August 31, 2016.  The analysis  shows loss rates ranging from 11.4% to 47.8% (2015 – 7.4% to 69.5%). County staff are working with NRSC to  determine the cause of the water losses in these hamlets.      WATER BUDGET BY SYSTEM LOCATION      Infrastructure Master Plans (IMP’s) are being completed in each Hamlet and have identified and recommended  improvements to various infrastructures. Scandia IMP is complete. IMP’S for Rolling Hills and Patricia require final  endorsement. Tilley’s IMP was completed prior to the Village’s dissolution. Lake Newell Resort does not require an  IMP as its infrastructure is only 15‐20 years old. For water pipeline improvements, Hamlet Advisories and the  community are consulted and projects move forward where funding and local improvements are approved.  Scandia work is complete. Tilley improvements were completed in 2016.  Patricia is in deliberation of the  recommended improvements. Rolling Hills has expressed no interest to move forward with replacements and  upgrading at this time, and no major issues have presented themselves to cause alarm.     RURAL WATER SYSTEM  Construction of the rural water system is complete. This rural water sub‐system draws water off the Regional  Water Pipeline to supply all County residents with potable water. There are 1,052 users active of 1,570 registered  users or 67% active.  The rural water sub‐system draws water off the Regional Water Pipeline to supply customers  with up to 300 gallons (1.36 cubic meters) of potable water per day.   R. HILLS PATRICIA SCANDIA RAINIER L.NEWELL TILLEY RURAL 2017 2017 2017 2017 2017 2017 2017 BUDGET Budget Budget Budget Budget Budget Budget Budget TOTAL REVENUE SPECIAL TAXES 14,300 - 8,215 - - - 90,320 112,835 BULK WATER 2,000 7,000 3,000 1,500 - 3,500 - 17,000 COST RECOVERY 71,855 41,745 41,756 9,819 102,874 138,567 747,150 1,153,766 TOTAL REVENUE 88,155 48,745 52,971 11,319 102,874 142,067 837,470 1,283,601 EXPENSES CELLULAR/RADIO - 460 - - - - - 460 ENGINEERING - - - - - - 30,000 30,000 CONTRACT OPERATING 49,350 31,500 33,075 29,400 25,200 36,750 150,150 355,425 CONTRACTED R&M 42,000 22,000 22,000 2,500 22,000 22,000 120,000 252,500 INSURANCE 2,050 1,200 1,100 1,150 2,600 1,150 - 9,250 OTHER CONTRACTED SERVICES 10,000 10,000 40,000 10,000 - 30,000 6,000 106,000 IM HARDWARE & SOFTWARE - - - - - - 2,500 2,500 UTILITIES - WATER - - - - - - 90,320 90,320 UTILITIES - GAS 1,000 1,500 1,800 1,000 2,000 2,000 - 9,300 UTILITIES - POWER 14,000 5,700 12,000 1,000 21,000 10,000 3,600 67,300 OTHER MATERIALS & SUPPLIES 16,000 12,000 12,000 4,320 24,000 39,200 322,800 430,320 GRANTS 14,300 - 8,215 - - - - 22,515 INTEREST ON LONG-TERM DEBT 4,387 - 21,530 - - - 442,358 468,275 AMORTIZATION - MACHINERY & EQUIPMENT - - - - - - 3,216 3,216 AMORTIZATION - ENG. STRUCTURES 24,283 18,417 28,281 3,100 11,936 53,038 738,805 877,860 TOTAL EXPENSES 177,370 102,777 180,001 52,470 108,736 194,138 1,909,749 2,725,241 ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) (89,215) (54,032) (127,030) (41,151) (5,862) (52,071) (1,072,279) (1,441,640) AMORTIZATION ADD BACK 24,283 18,417 28,281 3,100 11,936 53,038 742,021 881,076 TRANSFER TO RESTRICTED SURPLUS (12,142) (9,209) (14,141) (1,550) (5,968) (26,519) (372,619) (442,148) TRANSFER FROM RESTRICTED SURPLUS - - - - - - 5,437,877 5,437,877 DEBT REPAYMENT - - - - - - (4,995,519) (4,995,519) NET FUNDING (77,074) (44,824) (112,890) (39,601) 106 (25,552) (260,519) (560,354) # SERVICES 118 56 66 12 142 165 1,052 SUBSIDY PER SERVICE 653 800 1,710 3,300 (1) 155 248 COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 54 42 – Waste Water       SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED    Newell Regional Services Corporation (NRSC) has been contracted to oversee the day‐to‐day operations and  repairs and maintenance of sanitary sewer collection and treatment.      OPERATIONS  Infrastructure Master Plans (IMP’s) are being completed in each Hamlet and have identified and recommended  improvements to various infrastructures. For sewage collection and treatment improvements, Hamlet Advisories  and the community are consulted and projects move forward where funding and local improvements are  approved.  Patricia remains in deliberation of the recommended improvements. Further investigation into  technologies and costs are planned for 2017. Rolling Hills has expressed no interest to move forward with  replacements and upgrading at this time.         Although wastewater rates have increased by 4.35% in 2017 the systems continue to be subsidized from general  property tax revenues.     2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE SPECIAL LEVIES $2,320,374 - $690,467 --0.00% SALES OF GOODS & SERVICES $150,225 $147,108 $144,892 $158,976 $11,868 8.07% GRANTS FOR CAPITAL $749,514 - ---0.00% OTHER ($74,986) - ---0.00% TOTAL REVENUE $3,145,128 $147,108 $835,358 $158,976 $11,868 8.07% EXPENSES CONTRACTED & GENERAL SERVICES $57,319 $132,925 $95,676 $120,325 ($12,600)(9.48%) MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $6,051 $29,525 $3,431 $29,525 -0.00% INTEREST ON LONG-TERM DEBT $2,740 - ---0.00% AMORTIZATION $131,358 $131,101 $142,445 $199,602 $68,501 52.25% TOTAL EXPENSES $197,468 $293,551 $241,552 $349,452 $55,901 19.04% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) $2,947,660 ($146,443) $593,807 ($190,476)($44,033)30.07% ITEMS NOT INVOLVING CASH: AMORTIZATION $131,358 $131,101 $142,445 $199,602 $68,501 52.25% (GAIN) LOSS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS $74,986 - ---0.00% CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS $3,154,003 ($15,342) $736,252 $9,126 $24,468 (159.48%) CAPITAL ACTIVITIES: ACQUISITION OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS ($3,011,056) - ($3,755,594)--0.00% PROCEEDS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS - - ---0.00% CASH PROVIDED (USED) BY CAPITAL ACTIVITIES ($3,011,056) - ($3,755,594)-- 0.00% INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS $142,946 ($15,342) ($3,019,342)$9,126 $24,468 (159.48%) TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS $2,388,512 $131,101 $74,247 $102,826 ($28,275) (21.57%) TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS ($33,895) - ($3,422,003)--0.00% NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS $2,354,617 $131,101 ($3,347,756)$102,826 ($28,275) (21.57%) NET FUNDING ($2,211,670) ($146,443) $328,414 ($93,700)$52,743 (36.02%) WASTEWATER RATES SUMMARY (MONTHLY RATES) Budget Budget 2012 2013 2014 2015 2016 2017 $chg/16 %chg/16 Hamlet Systems: Sewer base charge 20.00 20.00 21.00 21.00 23.00     24.00     1.00     4.35% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 55 WASTEWATER BUDGET BY SYSTEM LOCATION           R. HILLS PATRICIA SCANDIA L.NEWELL TILLEY 2017 2017 2017 2017 2017 BUDGET Budget Budget Budget Budget Budget TOTAL REVENUE COST RECOVERY 34,272 15,840 18,432 41,472 48,960 158,976 TOTAL REVENUE 34,272 15,840 18,432 41,472 48,960 158,976 EXPENSES CELLULAR/RADIO 150 - - - - 150 CONTRACT OPERATING 12,600 3,150 14,700 26,250 15,750 72,450 CONTRACTED R&M 11,500 2,500 10,000 10,000 10,000 44,000 INSURANCE 1,100 - 750 750 1,125 3,725 UTILITIES - SEWER - - - 22,000 - 22,000 UTILITIES - GAS 525 - - - 1,500 2,025 UTILITIES - POWER 2,000 - 1,000 - 2,500 5,500 AMORTIZATION - MACHINERY & EQUIPMENT 6,049 - - - - 6,049 AMORTIZATION - ENG. STRUCTURES 29,930 8,503 43,866 23,864 87,390 193,553 TOTAL EXPENSES 63,854 14,153 70,316 82,864 118,265 349,452 ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) (29,582) 1,687 (51,884) (41,392) (69,305) (190,476) AMORTIZATION ADD BACK 35,979 8,503 43,866 23,864 87,390 199,602 TRANSFER TO RESTRICTED SURPLUS (21,014) (4,252) (21,933) (11,932) (43,695) (102,826) NET FUNDING (14,617) 5,938 (29,951) (29,460) (25,610) (93,700) # SERVICES 118 56 66 142 165 SUBSIDY PER SERVICE 124 (106) 454 207 155 COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 56 43 – Waste Management       SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED    OPERATIONS  The County is a regional partner in the Newell Regional Solid Waste Management Authority (NRSWMA). The  County pays a proportionate share of the operating expenses similar to each of the other partners.    In late 2015 it was decided to pilot solid waste and recycling pick up services in the Johnson Estate I multi‐lot  residential subdivision, with a budget of $3,500. This pilot project was completed in early 2016, the results of  which were presented to Council.  It was determined at that time that a new solid waste pick up service  throughout the County would not be pursued any further.      CAPITAL  The only capital project remaining to be completed is the reclamation of the Tilley Landfill, which has been carried  forward for some time as the Village of Tilley was the lead on this project.  With the dissolution of the Village of  Tilley as of August 31, 2013, the County now has sole responsibility for coordinating the reclamation of this landfill.            2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE SALES OF GOODS & SERVICES $26,008 $23,000 $26,422 $23,000 - 0.00% GRANTS FOR OPERATING $183,694 - $105,000 $105,000 $105,000 0.00% OTHER $9,502 $19,760 $9,502 $10,000 ($9,760)(49.39%) TOTAL REVENUE $219,204 $42,760 $140,924 $138,000 $95,240 222.73% EXPENSES CONTRACTED & GENERAL SERVICES $20,670 $19,760 $20,530 $21,500 $1,740 8.81% MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $285,485 $289,660 $292,720 $305,324 $15,664 5.41% TOTAL EXPENSES $306,155 $309,420 $313,250 $326,824 $17,404 5.62% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($86,951) ($266,660) ($172,326)($188,824)$77,836 (29.19%) ITEMS NOT INVOLVING CASH: CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS ($86,951) ($266,660) ($172,326)($188,824)$77,836 (29.19%) INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS ($86,951) ($266,660) ($172,326)($188,824)$77,836 (29.19%) TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS - - --- 0.00% TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS - - ($3,060)-- 0.00% NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS - - ($3,060)-- 0.00% NET FUNDING ($86,951) ($266,660) ($169,266)($188,824)$77,836 (29.19%) COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 57 51 – Family and Community Support Services (FCSS)        SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED    Grasslands Regional FCSS has been in operation since September 2004 and is an Intermunicipal organization that  originally had five municipal partners including the Villages of Rosemary, Duchess and Tilley, the County of Newell,  and the City of Brooks.  Ten board members, two from each municipality, ensure that FCSS programs are carried  out in accordance with the Family and Community Support Services Act and Regulation.  Funding for FCSS is cost‐ shared 80% Provincial and 20% Municipal.    FCSS designs and delivers preventative social service programs that promote and enhance the well‐being of  individuals, families and communities and build capacity to prevent or deal with crisis situations should they arise.   For additional details please visit Grasslands Regional FCSS website at www.grasslandsregionalfcss.com.            2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE EXPENSES SALARIES, WAGES AND BENEFITS - $1,000 -$1,000 -0.00% CONTRACTED & GENERAL SERVICES $64,466 $64,466 $64,466 $64,466 -0.00% TRANSFERS TO ORGANIZATIONS - - -$55,000 $55,000 0.00% TOTAL EXPENSES $64,466 $65,466 $64,466 $120,466 $55,000 84.01% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($64,466) ($65,466) ($64,466)($120,466)($55,000)84.01% NET FUNDING ($64,466) ($65,466) ($64,466)($120,466)($55,000)84.01% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 58 61 – Planning & Development        SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED    The primary service of the Planning and Development Department is to assist and direct landowners with development:  what they can do or build on their land, how and where to build on their land, and how the County Land Use Bylaw and  policies may affect them. The department helps landowners navigate the process to obtain development and construction  permits, complete land use amendments, subdivision applications, and road closures, and any other matters that relate to  land development.    DEVELOPMENT PERMITS  Managing Development Permit applications and issuing permits is one of the primary functions of the department.  Given the current economic environment the decrease in development permits in 2016 is not unexpected.      The chart showing development permit trends is categorized into residential, non‐residential and home occupation  permits. Residential permits apply to dwellings (built on‐site, moved‐in or manufactured homes), and also to  additions, decks and accessory buildings. Non‐ Residential permits apply to commercial and  industrial development, including new  buildings, additions and accessory buildings  associated that development. The chart below  shows combined permitted and discretionary  permits in these categories.       CONSTRUCTION PERMITS  Construction permits include building, electrical, gas, plumbing and private sewage permits.  Provincial regulations  and County bylaws govern when a permit is required.  The Safety Codes Act requires that all contractors and  homeowners in Alberta obtain permits prior to commencing work on buildings covered by the Alberta Building  Code or work governed by the Canadian Electrical Code, the Alberta Gas Code or the Alberta Plumbing Code.  The  benefits of obtaining a permit are knowing that the installation will conform to the safety standards that have  been adopted under the Safety Codes Act, and that inspections will be provided by certified safety codes officers.     2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE SALES OF GOODS & SERVICES $186,192 $151,600 $153,032 $152,000 $400 0.26% GRANTS FOR OPERATING $6,435 - ---0.00% OTHER $29,998 $5,000 $111,678 $5,000 -0.00% TOTAL REVENUE $222,625 $156,600 $264,710 $157,000 $400 0.26% EXPENSES SALARIES, WAGES AND BENEFITS $249,232 $265,221 $267,336 $276,277 $11,056 4.17% CONTRACTED & GENERAL SERVICES $267,224 $290,210 $224,570 $377,701 $87,491 30.15% MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $10,171 $5,300 $3,206 $5,875 $575 10.85% TOTAL EXPENSES $526,626 $560,731 $495,112 $659,853 $99,122 17.68% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($304,001) ($404,131) ($230,402)($502,853)($98,722)24.43% ITEMS NOT INVOLVING CASH: CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: NET CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES ($59,734) - $1,975 --0.00% CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS ($363,735) ($404,131) ($228,427)($502,853)($98,722)24.43% INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS ($363,735) ($404,131) ($228,427)($502,853)($98,722)24.43% NET FUNDING ($363,735) ($404,131) ($228,427)($502,853)($98,722)24.43% Permit Type 2012 2013 2014 2015 2016 Residential 76 79 99 115 90 Non‐Residential 25 31 29 22 33 Home Occupation 510443 TOTAL 106 120 132 141 126 COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 59 The County became accredited to issue construction permits in June, 2011. Park Enterprises was contracted in  2011 to provide inspection services for construction permits; the contract was renewed in June 2014 and expires in  June 2017.           SUBDIVISION  Subdivision of lands must obtain municipal approval prior to being registered at Land Titles. The Oldman River  Regional Services Commission (ORRSC) provides planning services to assist the County and landowners with this  process.      As shown in the chart below, of the 14 subdivision applications processed in 2015, 11 were finalized and 3 are  ongoing. For 2016, of the 13 applications being processed, 3 are ongoing and 10 have been finalized. Subdivisions  take about a year to complete the conditions and obtain final endorsement.          LAND USE AMENDMENTS  In order to change the land use designation of a parcel, a landowner must apply for a Land Use Amendment. Since  a land use amendment changes the Land Use Bylaw, all applications must go through the formal bylaw process:  Public Hearing and 3 Readings of Council. The Oldman River Regional Services Commission (ORRSC) provides  planning services to assist the County and landowners with this process.     As shown in the chart below, in 2015, 6 land use amendment applications were finalized. For 2016 4 land use  amendments have been processed and 3 have been finalized. It should be noted that once a land use amendment  application has been prepared for review by Council, very few are refused.           Permit Type Count $ Value Count $ Value Count $ Value Count $ Value Count $ Value Building 92            66,417         79            64,290         94            84,565         94            72,044         83            61,025        Electrical 214          37,728         177          28,684         163          55,867         205          46,965         182          32,607        Gas 85            8,841           86            8,957           97            20,096         92            9,595           64            6,425          Plumbing 51            7,573           51            7,993           56            8,755           63            9,235           69            10,320        PSDS 23            7,900           29            8,600           21            7,400           28            9,700           22            6,900          TOTAL 465          128,459       422          118,524       431          176,683       482          147,539       420          117,277     2013 20152014 20162012 Status 2012 2013 2014 2015 2016 Started 24 2126 2622 Processed 22 1622 1413 Finalized 20 12 16 11 10 Refused 1                ‐                 ‐            ‐                 ‐            Withdrawn, cancelled, expired 1               4                     ‐            ‐                 ‐            Ongoing ‐           4                    8               3                    3                 Status 2012 2013 2014 2015 2016  Started                 2                      9                 7                      7                 4   Processed                 2                      7                 7                      6                 4   Finalized                 2                      7                 7                      6                 3   Refused                ‐                       ‐                  ‐                       ‐                   1   Withdrawn, cancelled, expired                 ‐                       ‐                  ‐                       ‐                  ‐     Ongoing                ‐                       ‐                  ‐                       ‐                  ‐    COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 60 AREA STRUCTURE PLANS  Area Structure Plans (ASP) and Area Redevelopment Plans (ARP) are statutory documents that are adopted by  bylaw and provide a framework for development on a parcel of land. An ASP describes the sequence of  development for parcels that are bareland (no or very little development), land uses for the site, density of  development, transportation routes and public utilities, and any other relevant information relevant for  development of the site. An ARP has the same purpose, except that existing development is present on the parcel  that must be accommodated in the plan.    No Area Structure Plans were submitted for review in 2016.       ROAD RIGHT OF WAY CLOSURE AND LEASE OR SALE  The closure of undeveloped County road allowances may be requested by a landowner to facilitate the operation  of a pivot or to correct an existing land use issue. The request may be to close and purchase or close and lease the  road allowance.    A road allowance must be closed either by bylaw or resolution. The closure process by bylaw includes a Public  Hearing, 3 Readings of Council and approval from the Minister of Transportation. Once approved for closure, a sale  or lease agreement is finalized with the applicant. With a lease agreement, a caveat is registered on the title(s) of  the lessee.    2016 saw a major jump in the number of road closure applications that were processed. In part, this is due to  Council’s direction to staff to contact those landowners who are using County road allowances as part of their  agricultural operations.           REAL PROPERTY REPORTS (RPR) AND COMPLIANCE  A compliance letter may be requested when a parcel of land is put up for sale. In order for compliance to be  assessed, a Real Property Report (RPR) must be submitted with the application.  Nine RPR and compliance requests  were completed in 2016, of these four were non‐compliant.  This means that either the development occurred  without proper permits or that the approved structure was not built according to the permit requirements.  Of the  four non‐compliant properties, three were followed up and attained compliance.             Status 2012 2013 2014 2015 2016 Started 6                 8                 6                 6                 18                Approved 5                 4                3                 3                 12                Lease ‐             2                  ‐              ‐             4                  Sell 4                 1                 2                 2                 7                  Refused, withdrawn 2                 5                 3                 3                  ‐              Ongoing ‐              ‐             1                 1                 7                  Status 2012 2013 2014 2015 2016 Compliant                15                 21                 19                 18                   5  Non‐compliant                  8                 21                 10                 11                   4  Non‐conforming                11                   5                 12                   6                  ‐    Exempt or Outdated RPR                  7                   1                   1                  ‐                    ‐    TOTAL 41               48               42               35               9                  COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 61 INQUIRIES, COMPLAINTS AND ENFORCEMENT  Land‐related issues involving inquiries, complaints, and enforcement are addressed by the Planning and  Development department. In July 2016, monthly meetings were set up to review enforcement‐related issues and  determine follow up steps. Initially, 35 enforcement issues were identified and summarized for discussion. 19 of  these enforcement files have been fully addressed and closed. Monthly meetings will continue so that  enforcement issues may be addressed more fully and efficiently.    KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Municipal Development Plan – Prepare an update to reflect the newly adopted IMDPs with Bassano,  Duchess, Wheatland County and Vulcan County.   County Property – During the process of reviewing County owned land, a number of parcels were  identified to be sold to adjacent landowners.  About 50 of these parcels are being offered for sale to  adjacent landowners at market value. So far 12 properties have been sold and are in the process of being  consolidated at the land titles office.   o Through a review of County owned land, approximately 50 parcels were identified to be sold to  adjacent landowners; so far 12 properties have been sold.    County Sustainability Vision – A committee has been set to review the direction for this corporate item.    Hamlet Growth Plans – As part of the sustainability vision for the County, selected Hamlet Growth Plans  may be prepared.   Process / Procedure Mapping – Continue mapping Planning and Development processes and procedures.  o Continued mapping Planning and Development processes and procedures.   Road Closure and Lease or Sale – This project was started in 2014 and then sidelined when Council set  other projects as higher priority. The policy for road closure has been adopted by Council. Existing lease  sites have been mapped. The next step is a full review of the current road closure and lease agreements,  and follow up with landowners to ensure they are in compliance with the policy.  o Reviewed current road closure and lease agreements; updated agreements and lease payment;  registered caveat for lease agreements on lessee’s title(s).   Unauthorized use of County road allowances – This project is to identify and map locations in each  division where landowners are using County road allowances without having a closure or lease agreement  in place. If Council determines that it’s necessary, a policy will be prepared to administer this project.  o Meetings with landowners who are using County road allowances to formalize closure and  lease/sale agreements; ongoing into 2017.   Complaints Tracking – P&D is part of the committee that has been set to determine how to proceed with  this item.   Countess – The road closure is complete. The landowner needs to consolidate the parcels and then the  area can be rezoned so that the Concept Plan may be prepared.    Laserfiche – Use the templates to transfer information about development permits into the system so  that it may be better organized and searched.  o Started the transfer of over 5,000 P&D information and permit files into laserfiche.   Professional Development – The P&D Manager will continue with the Land Analyst Certificate program at  Olds College. This program will help with land administration in the County and registrations at Land  Titles. The Development Clerk will continue with the Alberta Land Use Planning (ALUP) program at the  University of Alberta. This program will help with general understanding of land use planning and  administration.   o The P&D Manager completed the Land Analyst Certificate at Olds College in spring 2016. The  Development Clerk is enrolled in the Alberta Land Use Planning (ALUP) program at the University  of Alberta.    Accreditation – The P&D Manager will research the process required to become an accredited planner  with Alberta Professional Planners Institute (APPI).   Other accomplishments:  o Land Use Bylaw Update – The final section to be amended in the current Land Use Bylaw 1755‐12  to be completed before the end of 2017.  COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 62 o North Headgates ARP – Life safety issues at the North Headgates site were addressed; staff  working with landowner and engineer to prepare and submit a final draft ARP.  o Enforcement – Initiated monthly enforcement meetings to review issues and follow up beginning  in July, 2016.    KEY 2017 PRIORITIES   Amend statutory documents to conform with South Saskatchewan Regional Plan (SSRP)   County documents requiring updating so that they comply with the SSRP; prepare the report describing how they  comply with the SSRP.   o County of Newell & City of Brooks IMDP Bylaw 1656‐09  o Municipal Development Plan Bylaw 1705‐10  o Land Use Bylaw 1755‐12  o County of Newell & Village of Duchess IMDP Bylaw 1780‐13  o County of Newell & Town of Bassano IMDP Bylaw 1820‐15  o County of Newell & Vulcan County IDP Bylaw 1829‐15  o County of Newell & Wheatland County IDP Bylaw 1830‐15  o Additional Statutory Plans: 18 Area Structure Plans and 1 Area Redevelopment Plan   Ensure County policies conform with changes to the Municipal Government Act (MGA)   County policies that are used in the decision‐making process must be approved by bylaw or resolution  and must be published on the website by Jan 1, 2019.  Tasks: Inventory County P&D policies; prepare bylaws where needed; prepare summary    Prepare/update Intermunicipal Development Plans (IDPs) with adjacent Rural Municipalities   Tasks: Update Vulcan County and Wheatland County IDPs; prepare new IDPs with MD Taber, Cypress  County, Special Areas   Prepare/update Intermunicipal Development Plans (IDPs) with adjacent Urban Municipalities   Tasks: Complete IDP with Rosemary; update Bassano and Duchess IDPs; prepare new Brooks IDP   Land Use Bylaw – updates to comply with MGA changes   Bassano Annexation – 2 annexation applications to be completed in 2017: land being annexed from the Town  of Bassano to the County and land being annexed from the County to the Town of Bassano.   Process / Procedure Mapping – Continue mapping Planning and Development processes and procedures.   Road Closure and Lease or Sale – Complete review of current road closure and lease agreements; continue  with ongoing road closure applications.   Use of County road allowances – Continue to identify and map locations where landowners are using County  road allowances without having a closure or lease agreement in place; contact landowners to set up lease  agreements.   Laserfiche – Continue to transfer information from the Planning and Development drive to laserfiche.   Professional Development – The Development Clerk will continue with the Alberta Land Use Planning (ALUP)  program at the University of Alberta. This program will help with general understanding of land use planning  and administration.    APPI Accreditation – The P&D Manager will research the process required to become an accredited planner  with Alberta Professional Planners Institute (APPI).    PLANNING AND DEVELOPMENT STAFFING  Planning and Development staffing levels in 2017 are expected to remain consistent with 2016.      PLANNING & DEVELOPMENT STAFF LIST  2014 2015 2016 2017  chg/16  Manager of Planning & Development 1 1 1 1 ‐           Planning Administrative Assistant 1 1 1 1 ‐           Development  Clerk 1 1 1 1 ‐           TOTAL FTE 3 3 3 3 ‐           COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 63 62 – Agricultural Services (ASB)        SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED    WEED INSPECTION & CONTROL  Maintaining a viable agricultural land base is the ultimate goal behind monitoring and controlling noxious and  prohibited noxious weeds within the 1.5 million acres that make up the County.  Through this program, partially  funded through the Agricultural Service Board grant, the County encourages landowners and leaseholders to  reduce the impact of regulated weeds on the lands they manage.    Under the Weed Control Act, the ASB must ensure that noxious weeds do not spread and that prohibited noxious  weeds are destroyed. Significant time is invested spraying weeds and brush on County owned property, roads and  right of ways.   Multiple spray units are maintained however, weed control is more than just spraying, it can also be  cultural (practice changes) or mechanical (mowing, picking, tilling).      The County employs 1 full time and 3 seasonal Vegetation Management Technicians to aid in managing close to  500 known weed infestations which are mapped and recorded in a Weed Infestation Database.  Weed Inspectors  share best management farming practices with producers to reduce the impact of weeds in the County.    Weed inspection and control services are also provided to other Municipalities within the County on a cost  recovery basis.    KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Noxious and Prohibited noxious programs come first, Aesthetic programs are second  o Maintained 2 Phragmites Australis sites   2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE SALES OF GOODS & SERVICES $121,550 $153,500 $142,487 $117,500 ($36,000) (23.45%) GRANTS FOR OPERATING $183,359 $183,000 $186,359 $183,000 - 0.00% OTHER $33,521 $7,000 $38,766 $7,000 - 0.00% TOTAL REVENUE $338,431 $343,500 $367,612 $307,500 ($36,000) (10.48%) EXPENSES SALARIES, WAGES AND BENEFITS $1,041,747 $1,223,499 $966,794 $1,247,254 $23,755 1.94% CONTRACTED & GENERAL SERVICES $110,786 $154,810 $102,129 $145,860 ($8,950) (5.78%) MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $245,300 $357,315 $250,243 $364,450 $7,135 2.00% TRANSFERS TO ORGANIZATIONS - - -$5,500 $5,500 0.00% OTHER EXPENDITURES ($797) - --- 0.00% AMORTIZATION $144,930 $150,528 $143,171 $151,785 $1,257 0.84% TOTAL EXPENSES $1,541,966 $1,886,152 $1,462,338 $1,914,849 $28,697 1.52% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($1,203,536) ($1,542,652) ($1,094,726)($1,607,349)($64,697)4.19% ITEMS NOT INVOLVING CASH: AMORTIZATION $144,930 $150,528 $143,171 $151,785 $1,257 0.84% (GAIN) LOSS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS ($8,386) - ($18,728)-- 0.00% CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS ($1,066,991) ($1,392,124) ($970,283)($1,455,564)($63,440)4.56% CAPITAL ACTIVITIES: ACQUISITION OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS ($163,248) ($318,500) ($235,880)($298,000)$20,500 (6.44%) PROCEEDS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS $24,300 - $61,540 -- 0.00% CASH PROVIDED (USED) BY CAPITAL ACTIVITIES ($138,948) ($318,500) ($174,340)($298,000)$20,500 (6.44%) INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS ($1,205,940) ($1,710,624) ($1,144,623)($1,753,564)($42,940)2.51% TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS $169,230 $150,528 $204,711 $151,785 $1,257 0.84% TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS ($163,248) ($303,500) ($235,880)($280,000)$23,500 (7.74%) NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS $5,982 ($152,972) ($31,169)($128,215)$24,757 (16.18%) NET FUNDING ($1,211,922) ($1,557,652) ($1,113,454)($1,625,349)($67,697)4.35% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 64  Focus control activities on landowners with expanding populations of weeds such as thistle  o Controlled multiple weed infestation sites    Complete thorough inspection throughout the County to look for new infestations.  o Mapped sites of weed infestations with GPS   Continue developing the Weed Inspection programs within the Urban Municipalities   o Completed year 2 of the weed inspection contract with the City of Brooks (2015, 2016, 2017)  o Successfully completed all contracted spraying services for various customers including other  Municipalities within the County   Increase monitoring of EID canals and ditches   Increase public relations and education efforts to streamline the weed inspection process and have all  parties on the same page in terms of proper weed control.    Improve lines of communication with vegetation management companies so ASB is notified when they  find weeds, rather than letting something go unchecked.  o Worked with landowners and Industry to gain compliance under the Weed Control Act   Other accomplishments:  o Successfully completed road top spraying for Municipal Services  2017 KEY PRIORITIES   Noxious and prohibited noxious programs come first, aesthetic programs are second   Focus control activities on landowners with expanding populations of regulated weeds   Complete thorough inspection throughout the County to look for new infestations.   Continue developing the weed inspection programs within the urban municipalities    Increase monitoring of EID canals and ditches   Increase public relations and education efforts to streamline the weed inspection process and have all  parties on the same page in terms of proper weed control.    Improve lines of communication with vegetation management companies so ASB is notified when they  find weeds, rather than letting something go unchecked.   Work with AAF and AEP to maintain/control/contain 2 infestations of Phragmites Australis   Improve road top spraying efficiencies and resource usage    STATISTICAL INFORMATION   Red Deer River (48 km)   Roadside Spraying (1,125 miles)   Road top spraying (almost 1500 km)   Bow River (97 km, 1.75 tonnes of Scentless Chamomile picked, 12 days of spraying completed of  Chamomile and others)    COYOTE CONTROL INCENTIVE PROGRAM (CCIP) AND POISONS  The Coyote Control Incentive Program (CCIP) seeks to reduce the number of predation calls investigated by ASB by  reducing the coyote population during the peak predation period. Coyotes are regulated under the Agricultural  Pests Act and this program is funded in part by the ASB Grant.     When coyote incidents occur ASB completes an investigation, recommends practice changes to the landowner,  provides education on proper coyote control methods and as a last resort will use poisons to control these  predators.  ASB staff is trained to hunt dens and eliminate the problems before they start by controlling pups when  they are young.    When the Province removed coyotes from its list of qualified predators it was determined that it would be more  cost effective for the County to provide an incentive for hunters, rather than hiring staff, in order to control coyote  populations.  The current incentive offered is $15/coyote.     COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 65 A coyote survey is completed every year and sent to Regulatory services which are used as a guide to ensure our  programs are not having a detrimental effect on the coyote populations.  A good ecosystem has to have all animals  and we don’t want to create problems by eliminating others.    KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Promote best management practices with producers    Reduce the amount of poisons issued for coyote control   o Distributed 18 1080 Pills  o Investigated 6 complaints  o Harvested approximately 1,058 coyotes under CCIP     2017 KEY PRIORITIES   Promote best management practices with producers    Reduce the amount of poisons issued for coyote control     PEST INSPECTION AND SURVEYS  Monitoring for pests under the Agricultural Pests Act is completed through surveys and inspections are performed  in response to reports from ratepayers.  Surveying assists in determining the level of infestation and helps  determine an appropriate response.  Surveys are currently completed for fusarium graminearum, bacterial ring  rot, clubroot and grasshoppers.    To reduce the risk of contracting or spreading bacterial ring rot and other potato diseases ASB is equipped to  provide disinfecting services to producers for their potato equipment and storage sheds.     Rat control is included here as well.  ASB investigates all rat sightings and where an infestation is confirmed control  measures are put in place to keep Alberta rat free.      Educational materials are provided to ratepayers and industry partners on the damaging effects pests can have on  producers as well as best management practices to mitigate infestations. Communication is key with many emails  being sent to Environmental consultants, meetings held as needed and fielding several phone calls on the subject.    KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Educating ratepayers and industry on their responsibility to reduce the impact of pests  o Surveyed over 220 canola fields for clubroot  o Surveyed 2 locations in every township for grasshoppers  o Surveyed 18 wheat fields for fusarium graminearum  o Surveyed 8 corn fields for Fusarium  o Surveyed 6 fields for bacterial ring rot  o Sterilized 1 potato storage facility and associated equipment    2017 KEY PRIORITIES   Educating ratepayers and industry on their responsibility to reduce the impact of pests    RURAL BEAUTIFICATION  The Rural Beautification Award was established to recognize those residents that put countless hours into  beautifying their yards and thus the County of Newell.  The criteria for the program was changed for 2014 to  encourage participation in the program.      The program costs approximately $15 per person, produces a positive image for the County and provides ASB with  an opportunity to build positive relationships with ratepayers on a non‐enforcement basis.        COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 66 KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Improve advertising strategy   Increase nominations and tour participants  o 10 yards nominated for the award (2015 – 11 yards)  o Hosted tour with 66 participants (2015 – 48 participants)    2017 KEY PRIORITIES   Improve advertising strategy   Increase nominations     SOIL CONSERVATION PROGRAMS  ASB administers the Soil Conservation Act within the County.  It is our duty to keep the soil in the field that it  belongs too.  This program has been effective in establishing shelterbelts throughout the County and encouraging  the adoption of zero and minimal till farming which has drastically reduced the time commitment required in this  area.  However, there are still times that a Notice to Remedy Soil Erosion must be issued.    Various equipment and snow fencing is available to assist producers that may need to provide cover or rectify soil  erosion issue.  Drills are also available for rent to support no till farming and a conventional system to be used after  specialty crops.   The shelterbelt tree planting program also supports soil conservation.  Shelterbelts limit soil erosion, promote  snow retention, reduce feeding costs for confined feeding operations (less wind = less feed to stay warm), provide  wildlife habitat and protect livestock from the wind.  ASB arranges for transportation of the trees from the Tree  Time website and Staff will assist with the unloading and sorting of the trees. Moving forward ASB will partner with  the Partners in Habitat Development (PHD) program to order trees for landowners from Tree Time but the trees  will be at the cost of the individuals doing the planting.     KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Get more trees in 2016   Increasing the drill acres    Promote Best Management Practices     2017 KEY PRIORITIES   Get more trees in 2017   Increasing the drill acres    Promote Best Management Practices     MOWING PROGRAMS  There are two distinct mowing programs managed by ASB.  The roadside mowing program helps facilitate proper  drainage and reduces flooding.  It also promotes road safety by reducing snow drifting and opening up sight lines  which reduces all types of vehicle accidents.  Approximately 4,000 miles (one way) of roadside are mowed twice  per season with a 15 foot pass, except for high traffic roads which receive a 25‐30 foot pass.     About 500 hours of mowing is completed in Hamlets, around County Facilities and map signs, subdivisions,  airports, for ratepayers (under policy) and in other areas under contract such as Alberta Conservation Association  (ACA) Parking Lots, Aqueduct Trout Pond and the interpretive centre. Currently ASB does not mow every  subdivision due to safety hazards caused by thrown rocks.  Mowing creates aesthetically pleasing areas for people  to use.     KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Increase efficiencies in order to work more in other subdivisions and on other programs with the same  staff   Determine realistic levels of service for maintained areas  COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 67 o Approximately 4,000 miles of roadside mowed (both sides)  o 700 hours spent mowing in subdivisions, hamlets, etc.     2017 KEY PRIORITIES   Increase efficiencies in order to work more in other subdivisions and on other programs with the same  staff   Determine realistic levels of service for maintained areas    ROADSIDE SEEDING  Roadside seeding is completed after construction projects to reduce soil erosion and prevent weed infestations.   The time commitment for this program is dependent on construction and drainage projects completed in a given  year but typically takes a few staff a few weeks each year.  Seeding is generally completed in late fall as resources  become available.  Fall seeding also prevents the seed from germinating until spring and takes advantage of spring  moisture.    KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Coordinate our work plans with Municipal Services   Complete cost comparison of hydro seeded sites   o Seeded 70 miles of road ditch (both sides)    2017 KEY PRIORITIES   Coordinate our work plans with Municipal Services   Complete cost comparison of hydro seeded sites     ALBERTA CONSERVATION ASSOCIATION CONTRACT (ACA)  Agricultural Services works with the ACA on shelterbelt plantings, reseeding of grass and has a contract with ACA  to manage the Aqueduct Trout Pond area, Millicent BFW parking lots, Sproule property Parking lots and the  Interlake parking lot.  Work at the Aqueduct Trout Pond includes mowing grass, removing garbage on a weekly  basis, maintaining the road and spraying for weeds as required.   Nails left over from pallet fires are also removed  with a magnet.  This work helps ensure an aesthetically pleasing, well maintained recreational area for our  ratepayers.     KEY 2016 ACCOMPLISHMENTS   Maintained appropriately, came in under budget   Worked with ACA to get new garbage receptacles   Worked with Shannyn Creary on a family fishing day hosted at the Trout Pond      REPAIRS & MAINTENANCE PROGRAM  Staff maintain a fleet of 13 vehicles, 16 sprayers, 3 tractors, 4 ride on mowers, roadside mowing units, 4 UTV’s,  livestock equipment and other miscellaneous equipment. Having well‐trained staff complete repairs and  maintenance limits the time that a piece of equipment is out of service and reduces the need for major repairs.      ASB also fabricates sprayers. Of the 16 sprayers in the fleet all but 3 have been built in‐house.  The cost of a  sprayer built in‐house and the cost of buying a similar model are comparable.  However, the knowledge of how the  sprayers are designed is invaluable when it comes to troubleshooting any issues that arise in the field.     2017 KEY PRIORITIES   Improving staff skills and improve efficiency of completing repairs    Focus on preventative maintenance        COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 68 OTHER AWARDS  ASB nominates a farm family for the Calgary Stampede Farm Family awards each year. This program is well  received by the nominees and helps create a positive image for the hard‐working farmers of our region.     ASB also manages the County’s 100‐year Farm awards. This award recognizes those farm operations that have  been in the area for 100 years. To date no one has been awarded the 100 Year Farm award and ASB will be  promoting this program moving forward.     FACILITY MAINTENANCE  Agriculture services oversees the maintenance of County facilities including Fire and Emergency Services buildings  and other County owned facilities/property.    Facilities are maintained at an appropriate level through efficient relationships with contractors, thorough  maintenance schedules and a dedicated staff member to manage these activities.  Although the County does not  have staff on hand that can deal with all potential issues that may arise with the facilities, good contacts have been  made with companies that can assist in these areas.     KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Maintain all County facilities  o Worked with contractors to maintain all facilities  o Installed more ornamental trees   o Ensured the old administration building was functioning o Maintained and re-signed contracts for maintenance outside of our area of expertise (elevators, HVAC, plumbing, heating, cooling, hotsy’s, overhead hoists, chemical water treatment)  Work with Fire and Emergency Services to get their facilities in proper working order   Use Work Tech to schedule maintenance activities   Ensure proper preventative maintenance schedule is in place and used for all facility equipment   Other accomplishments:  o Designed the new storage facility and prepared the tender package   2017 KEY PRIORITIES   Maintain all County facilities   Work with Fire and Emergency Services to get their facilities in proper working order   Use Work Tech to schedule maintenance activities   Ensure proper preventative maintenance schedule is in place and used for all facility equipment   Oversee construction of the new storage facility    AGRICULTURAL SERVICES STAFFING  Agricultural Services staffing levels in 2017 are expected to remain consistent with 2016.      AGRICULTURAL SERVICES POSITION LIST    2014 2015 2016 2017  chg/16  Director of Agricultural Services 1111 ‐           Manager of Agricultural Services 1111 ‐           Facility Maintenance Attendant 1 1 1 1 ‐           Agricultural Service Supervisor 1111 ‐           Agricultural Technicians 2 2 2 2 ‐           Agricultural Equipment Operators 2 3 3 3 ‐           Agricultural Seasonal Labourers 1.92 2.31 2.31 2.31 ‐           Vegetation Management Technicians 2.54 2.54 2.54 2.54 ‐           TOTAL FTE 12.46 13.85 13.85 13.85 ‐           COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 69 63 – Community Services        SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED    Services and programs provided under this function include; the County of Newell Mini Bus Service, the Victims  Assistance Program administered through a partnership arrangement with the RCMP, and the Safe and Caring  Communities Program which is a joint partnership arrangement administered by the City of Brooks.  MINI BUS SERVICE    The Mini Bus service offers rides for individuals that require transportation to and from their place of residence  for a variety of needs.  The primary users of the service are seniors along with a limited number of individuals who  have special transportation needs due to limited mobility.  The service operates daily during the week in  accordance with a fixed schedule.  It provides pick up service at the residence and makes stops on an as need basis  within the City of Brooks, for a variety of appointments and or shopping needs.   The bus is equipped with a wheel chair lift but patrons must be able to look after their basic needs and be mobile  enough to get around without assistance from the bus driver, or be accompanied by another able‐bodied person  who can provide the assistance they require.    A nominal fee of $10 per patron per round trip is charged for the service.   Consideration is being given to expanding the service in 2017 to include an occasional special trip to Medicine Hat  for groups of individuals who have specific needs that cannot be filled in Brooks, if a core number of riders commit  to participate and also pay an increased fee for the enhanced service.  2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE SALES OF GOODS & SERVICES $9,030 $7,000 $10,010 $7,000 -0.00% GRANTS FOR OPERATING $6,398 $6,398 $6,398 $6,398 -0.00% OTHER -----0.00% TOTAL REVENUE $15,428 $13,398 $16,408 $13,398 -0.00% EXPENSES SALARIES, WAGES AND BENEFITS $88,141 $82,448 $90,920 $84,271 $1,823 2.21% CONTRACTED & GENERAL SERVICES $2,955 $5,000 $3,385 $5,550 $550 11.00% MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $39,950 $25,350 $21,446 $25,350 -0.00% TRANSFERS TO ORGANIZATIONS $21,175 $21,175 $17,675 $21,175 -0.00% AMORTIZATION - $7,857 $4,551 $11,922 $4,065 51.74% TOTAL EXPENSES $152,221 $141,830 $137,977 $148,268 $6,438 4.54% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($136,793) ($128,432) ($121,569)($134,870)($6,438) 5.01% ITEMS NOT INVOLVING CASH: AMORTIZATION - $7,857 $4,551 $11,922 $4,065 51.74% CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS ($136,793) ($120,575) ($117,018)($122,948)($2,373) 1.97% CAPITAL ACTIVITIES: ACQUISITION OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS - ($110,000) ($93,967)-$110,000 (100.00%) PROCEEDS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS - - ---0.00% CASH PROVIDED (USED) BY CAPITAL ACTIVITIES - ($110,000) ($93,967)-$110,000 (100.00%) INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS ($136,793) ($230,575) ($210,985)($122,948)$107,627 (46.68%) TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS - $7,857 $4,551 $11,922 $4,065 51.74% TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS - ($110,000) ($93,967)-$110,000 (100.00%) NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS - ($102,143) ($89,416)$11,922 $114,065 (111.67%) NET FUNDING ($136,793) ($128,432) ($121,569)($134,870)($6,438) 5.01% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 70 A new bus was purchased and placed in service in October 2016.  As a result, a decision is required regarding the  disposition of the high kilometre unit that was acquired in 2008.    The service operates a regular schedule which provides rotating coverage for various areas in the County.   The  schedule for the service by area covered is summarized below.    Monday Tuesday Wednesday *Thursday Friday Tilley Scandia Gem/Duchess  OR  Patricia Rolling Hills Bassano  * The schedule on Wednesdays alternates between Gem/Duchess and Patricia  NOTE:  There is no service on statutory holidays    Periodic informal discussions are ongoing between the County, the City of Brooks, and other Communities that  participated in a Regional Transportation Review that commenced in 2013 and culminated with the preparation of  a Newell Regional Transportation Projects Business Plan submitted in February 2015.  Formal steps to proceed  with the implementation of a Regional Service have been put on hold for the time being.  This service may once  again be the focus of discussions during the process of negotiating and implementing Intermunicipal Collaborative  Frameworks following the anticipated passage of the Modernized Municipal Government Act.    VICTIMS ASSISTANCE & THE SAFE AND CARING COMMUNITIES PROGRAM    The Victims Assistance Program was originally approved through a three‐year funding commitment made in late  2012.      The Safe and Caring Communities Program was a small‐scale program that had a very limited budget and no formal  staff position allocated to oversee the program.      A request has been submitted through the Joint Services Committee to combine these programs, broaden the  scope, and significantly increase funding previously allocated. The additional funding together with a renewed and  extended commitment will help ensure the objectives that have been set for this function are achieved.    COMMUNITY SERVICES STAFFING  Community Services staffing levels in 2017 are expected to remain consistent with 2016.    COMMUNITY SERVICES STAFF LIST         2014 2015 2016 2017  chg/16  Mini Bus  Driver Supervisor  0.75 0.75 0.75 0.75 ‐           Mini Bus  Driver         0.25 0.25 0.25 0.25 ‐           TOTAL FTE 1 1 1 1 ‐           COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 71 64 – Economic Development        SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED     Effective January 1, 2016, responsibility for the Newell Regional Economic Development program was transferred  to the City of Brooks.  With that change, the County’s direct involvement in the program has been reduced to an  annual funding allocation and representation of Council members that have been appointed to the Joint Services  Committee.  Economic development initiatives are overseen by a Joint Services Committee that is comprised of the Chief  Elected Officials of each of the Municipalities in the Region, as well representatives from the Eastern Irrigation  District and Grasslands Regional Schools.   The Joint Services Committee has developed a set of Strategic Focus Areas, which include Entrepreneurship,  Business Retention and Expansion, Investment Readiness and Attraction, Branding and Marketing/Promotions.  City of Brooks staff members are responsible for coordinating the Newell Region’s Economic Development efforts  and implementing activities that have been approved through the budget that has been allocated for that purpose.  Information pertaining to the Newell Regional Economic Development programs can be accessed through the  following links or by contacting City of Brooks staff members at 403‐362‐3333, or by email at jsurgenor@brooks.ca    Important Links:  Brooks & District Chamber of Commerce  Canadian Badlands  Chinook Entre‐Corp/Community Futures  County of Newell  Live Newell  Navigate Newell  Newell Proud  Travel Alberta  Visit Newell ‐ Newell Regional Tourism Association     2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE GRANTS FOR OPERATING $182,910 $155,839 --($155,839) (100.00%) OTHER -----0.00% TOTAL REVENUE $182,910 $155,839 --($155,839) (100.00%) EXPENSES SALARIES, WAGES AND BENEFITS $218,458 $192,536 $28 -($192,536) (100.00%) CONTRACTED & GENERAL SERVICES $40,112 $67,600 $3,441 $15,038 ($52,562) (77.75%) MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $11,982 $18,640 --($18,640) (100.00%) TRANSFERS TO ORGANIZATIONS $78,436 $43,438 $156,064 $177,437 $133,999 308.48% AMORTIZATION $14,382 $14,383 $14,382 $14,383 -0.00% TOTAL EXPENSES $363,370 $336,597 $173,915 $206,858 ($129,739) (38.54%) ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($180,460) ($180,758) ($173,915)($206,858)($26,100)14.44% ITEMS NOT INVOLVING CASH: AMORTIZATION $14,382 $14,383 $14,382 $14,383 -0.00% CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS ($166,078) ($166,375) ($159,533)($192,475)($26,100)15.69% INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS ($166,078) ($166,375) ($159,533)($192,475)($26,100)15.69% TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS $7,191 $7,192 $7,191 $7,192 -0.00% TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS - - ---0.00% NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS $7,191 $7,192 $7,191 $7,192 -0.00% NET FUNDING ($173,269) ($173,567) ($166,724)($199,667)($26,100)15.04% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 72 ECONOMIC DEVELOPMENT STAFFING  Economic Development staffing levels are expected to decrease by 2.00 FTE in 2017 as the department was closed  in 2016.    ECONOMIC DEVELOPMENT STAFF LIST  2014 2015 2016 2017  chg/16  Manager of Economic Development 1 1 1              ‐          (1.00)        Market Researcher 1 1 1              ‐          (1.00)        Summer Student 0.25 ‐           ‐           ‐           ‐           Communications ‐          0.5 ‐           ‐           ‐           TOTAL FTE 2.25 2.50 2.00 0.00 (2.00)       COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 73 66 – Subdivision      SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED   This function relates to the control and management of County owned land.  The majority of the land in question  has been acquired through various means that include various reserves or public utility parcels dedicated through  the development approval process, obtained through the tax forfeiture and recovery process, abandoned road  plans or, small fragmented and abandoned parcels previously owned by community groups, cemetery companies  or abandoned rail roads, etc.  In 2014, Administration and Council reviewed a comprehensive report on these properties.  Council direction was  provided regarding the future disposition and or ongoing management of these lands.  Administrative and  operational costs that relate to the ongoing responsibility for the maintenance and management of these  properties are being accounted for primarily through Municipal Services, ASB, Planning and Development, and  Finance.  The County continues to pursue measures that relate to the ongoing management of County owned lands.  Those  efforts include investigating and proceeding with leasing or selling the lands in question.    The primary objective is to increase utilization of the land currently held by the County. That includes the potential  sale of land that has been deemed surplus to the County’s present and future needs.  The sale and consolidation  with adjacent privately held property will reduce potential risks involved with County ownership and ensure that  these properties, which are currently exempt from assessment, will be subject to assessment and become part of  the productive land base that contributes to the local economy.    Progress has been made during the past year but considerable ongoing effort will be required over the course of  the next few years as the County continues to implement the direction that Council has set for these surplus  properties.  Costs incurred that relate to this function will cover a range of expenses that include: advertising, land title fees,  legal fees, site improvements, etc.  2017 KEY PRIORITIES  The key objective to be accomplished as a result of this process is to ensure that the County is proactively  managing potential risks that relate to the ownership of the properties in question and that these lands are put to  a higher and better use than has historically been achieved.     2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE EXPENSES ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) - - ---0.00% INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS - - ---0.00% TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS - - ---0.00% TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS - - ---0.00% NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS - - ---0.00% NET FUNDING -----0.00% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 74 71 – Recreation        SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED   Recreation services within the County of Newell are provided through various arrangements. They include joint  agreements between the County and some of the urban communities within, and situations where recreation  funds are allocated to various groups or recreation facilities by a Board whose membership represents recreation  service providers within the respective electoral division.      Prior to 2017, funding allocated for recreation was raised through a special recreational mill rate with the Boards  determining the amount that would be generated from within their respective division on an annual basis.  In  some cases, where no facilities are located within the boundaries of the electoral division, these funds are  allocated by the Board to organizations that provide programs which can be accessed by residents of the area. In  other circumstances where recreation or community facilities are located within the Division, the Board may  approve the allocation of funds which can be utilized to offset operating costs for these facilities.    2016 KEY ACCOMPLISHMENTS  A Recreation Review was completed in 2016 to deliver information on five main objectives:   Compile a listing of facilities in the region  Summarize the revenue and expense details for each facility  Summarize the expected useful life remaining for each facility  Summarize the financial capacity available to replace facilities in the region  Summarize the usage rates for each facility The Recreation Review identified 91 facilities throughout the region which require significant subsidies from  general property tax revenues to cover their annual expenses.  The average expected useful life remaining on the  facilities is approximately 25 years.  The facilities are currently insured at a replacement cost of approximately  $126 million and have an estimated future replacement cost of $358 million.  There is approximately $2.5 million  available in savings for future replacement/rehabilitation of the facilities, indicating the ability to replace the  2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE SPECIAL LEVIES $307,382 $331,318 $311,243 -($331,318) (100.00%) OTHER $7,750 $9,000 $6,817 $9,000 -0.00% TOTAL REVENUE $315,131 $340,318 $318,060 $9,000 ($331,318) (97.36%) EXPENSES CONTRACTED & GENERAL SERVICES $7,750 $9,000 $6,667 $9,000 -0.00% MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $150 $150 $150 $150 -0.00% TRANSFERS TO ORGANIZATIONS $608,016 $662,635 $624,659 $1,682,715 $1,020,080 153.94% TOTAL EXPENSES $615,916 $671,785 $631,477 $1,691,865 $1,020,080 151.85% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($300,785) ($331,467) ($313,416)($1,682,865)($1,351,398)407.70% ITEMS NOT INVOLVING CASH: CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: NET CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES $16,423 - ($11,999)--0.00% CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS ($284,361) ($331,467) ($325,416)($1,682,865)($1,351,398)407.70% INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS ($284,361) ($331,467) ($325,416)($1,682,865)($1,351,398)407.70% TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS - - -$1,417,008 $1,417,008 0.00% TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS - - -($1,000,000)($1,000,000)0.00% NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS - - -$417,008 $417,008 0.00% NET FUNDING ($284,361) ($331,467) ($325,416)($2,099,873)($1,768,406)533.51% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 75 facilities is low.  Usage rates of the facilities were unable to be determined with any degree of accuracy as there is  no real consistency or standard by which facilities track their usage.      One of the main outcomes of the review was a recognition that recreation is a regional service.  As such, the  individual recreation mill rates which varied from a low of 0.0244 mills (Patricia) to a high of 0.3011 mills (Tilley)  were eliminated in 2017, and were replaced with an increase in the municipal mill rate across all assessment  categories of 0.50 mills.  The funds from this mill rate increase will be used to support the 2017 recreation  operating budget and raised an additional $1.4 million which will be set aside in the newly created Recreation  restricted surplus fund.      2017 KEY PRIORITIES   Develop standardized criteria for funding recreation operating expenses  Develop standardized reporting requirements for recreation services  Determine which existing facilities should be replaced/upgraded at the end of their useful lives            COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 76 72 – Parks & Programs        SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED     EMERSON BRIDGE PARK CAMPGROUND  The Province gave Emerson Bridge Park Campground to the County in the early 1980’s.  The park operated  primarily as a wilderness camping area until early 2000 when the County decided to lease out the operation.  It  was noticed that the Park infrastructure was deteriorating under the third‐party lease holder and in 2008 the  decision was made to run it in house again and invest in the Park.  Agricultural Services oversees operations,  maintenance, and improvements of the campground.   Initial plans had a 5‐year goal for completing improvements in the Park.  Total cost of the upgrades completed to  date is approximately $767,000 or $11,984 invested per camp site.  Some of the upgrades completed include:  addition of power sites, a sani‐dump, showers, washrooms, irrigation, levelled and organized sites, cell phone  reception, full time seasonal managers, proper mowing and spraying and general repairs to buildings, tables, fire  pits, etc.     Emerson Bridge Campground has a total of 64 designated campsites, 36 of which are power sites, 22 non‐power  sites and six overflow sites. The average occupancy of the campground during the 112‐night season in 2016 (2015 ‐ 119 nights) was 34% (2015 – 35%).  Occupancy rates need to increase if the campground is to be sustainable.   Revenues from Park operations have steadily increased since beginning the infrastructure revitalization, from less  than $20,000 in 2008 to $86,000 in 2016.  However, property tax payers continue to subsidize the costs of the  campground.       2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE SALES OF GOODS & SERVICES $57,004 $75,388 $87,254 $73,900 ($1,488) (1.97%) GRANTS FOR OPERATING $21,831 - --- 0.00% OTHER $1,431 $1,000 $66,515 $1,000 - 0.00% TOTAL REVENUE $80,266 $76,388 $153,769 $74,900 ($1,488) (1.95%) EXPENSES SALARIES, WAGES AND BENEFITS $17,579 $21,808 $22,273 $22,649 $841 3.86% CONTRACTED & GENERAL SERVICES $24,958 $60,000 $42,404 $39,775 ($20,225) (33.71%) MATERIALS, GOODS, SUPPLIES & UTILITIES $69,800 $104,745 $104,632 $81,750 ($22,995) (21.95%) TRANSFERS TO ORGANIZATIONS $367 - --- 0.00% AMORTIZATION $30,209 $30,204 $41,824 $62,824 $32,620 108.00% TOTAL EXPENSES $142,912 $216,757 $211,133 $206,998 ($9,759) (4.50%) ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($62,645) ($140,369) ($57,364)($132,098)$8,271 (5.89%) ITEMS NOT INVOLVING CASH: AMORTIZATION $30,209 $30,204 $41,824 $62,824 $32,620 108.00% CONTRIBUTED TANGIBLE CAPITAL ASSETS - - ($59,851)-- 0.00% (GAIN) LOSS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS - - ($1,103)-- 0.00% CHANGE IN NON-CASH ASSETS & LIABILITIES: CASH PROVIDED BY OPERATIONS & CAPITAL GRANTS ($32,437) ($110,165) ($76,494)($69,274)$40,891 (37.12%) CAPITAL ACTIVITIES: ACQUISITION OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS - ($29,000) ($85,043)($165,000)($136,000)468.97% CONTRIBUTED TANGIBLE CAPITAL ASSETS - - $59,851 -- 0.00% PROCEEDS ON DISPOSAL OF TANGIBLE CAPITAL ASSETS - - $5,000 -- 0.00% CASH PROVIDED (USED) BY CAPITAL ACTIVITIES - ($29,000) ($20,192)($165,000)($136,000)468.97% INCREASE (DECREASE) IN CASH AND CASH EQUIVALENTS ($32,437) ($139,165) ($96,686)($234,274)($95,109)68.34% TRANSFERS TO RESTRICTED SURPLUS $19,534 $19,530 $30,829 $36,558 $17,028 87.19% TRANSFERS FROM RESTRICTED SURPLUS - - --- 0.00% NET TRANSFERS TO (FROM) RESTRICTED SURPLUS $19,534 $19,530 $30,829 $36,558 $17,028 87.19% NET FUNDING ($51,971) ($158,695) ($127,516)($270,832)($112,137)70.66% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 77 KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Increase maintenance efficiencies    Increase occupancy rates   Determine if a concession is feasible   o Contracted out a concession service   Rebuild the rotting camp kitchen  o Rebuilt the camp kitchen   Other accomplishments:  o Received several positive comments from park patrons  o Increased revenues    2017 KEY PRIORITIES   Increase maintenance efficiencies    Increase occupancy rates   Increase the number of power sites available    PARKS AND RECREATION  Agriculture Services oversees some of the maintenance and responsibilities included in Parks and Recreation. Our  typical duties in the past have been just vegetation maintenance but in 2013 it was decided to include playground  equipment inspection and repair. As we have now incorporated Tilley into our realm of responsibility there is some  more work needed in that area.     In most cases around the County recreation facilities are operated and maintained by third parties. This includes  Community Halls, Arenas, Curling Rinks, etc.    KEY 2016 PRIORITIES/ACCOMPLISHMENTS   Complete 2016 annual playground inspection  o All playground inspections and upgrades complete   Reduce risk/liability at the Tilley Playground  o Assisted with replacement of Tilley playground equipment   Other accomplishments:  o Maintained proper vegetation management on all sites    2017 KEY PRIORITIES   Complete 2017 annual playground inspections    PARKS AND RECREATION STAFF LIST                 2014 2015 2016 2017  chg/16  Emerson Bridge Park Supervisors 0.5 0.5 0.5 0.5 ‐           TOTAL FTE 0.5 0.5 0.5 0.5 ‐           COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 78 74 – Library        SERVICES AND PROGRAMS PROVIDED     Library services throughout the County of Newell, are provided through the County of Newell Library Board which  is a separate Corporate entity whose members are appointed by County Council.  The Board consists of ten (10)  members (nine members at large and one member of Council). The Library Board was created through a bylaw  passed by the County of Newell Council in 1977.  The Governing Legislation that applies to the operation of the  Board is the Libraries Act.    The County of Newell Library Board is a member of the Shortgrass Regional Library System.  Funds generated for  library services through the municipal mill rate are allocated to the Shortgrass Regional Library system and the  County of Newell Library Board.  The County of Newell Library Board in turn redirects the revenue received from  the County to the individual library service centers operating within the County of Newell.    Those locations include a combination of dedicated municipal library service facilities operating in the City of  Brooks, the Town of Bassano, and the Village of Duchess.  Joint service facilities that utilize libraries in a number of  schools operated by Grasslands Regional Schools are also funded.  Those joint use facility locations include: the  Alcoma School in Rainier, Rolling Hills, Rosemary and Tilley. A small standalone library service is also operated by  funding through the County of Newell Library Board in the Hamlet of Gem.   The local libraries and populations served (based on the 2009 census) are as follows:   Alcoma Community Library       727  Brooks Public Library     2,323  Tilley and District Library         667  Duchess and District Library   1,300  Bassano and District Library       567  Rolling Hills Public Library       576  Gem Jubilee Library         525  Rosemary Community Library       416     2015 2016 2016 2017 Budget Budget Actual Budget Actual Budget $chg/16 %chg/16 REVENUE EXPENSES TRANSFERS TO ORGANIZATIONS $152,759 $154,470 $154,470 $155,326 $856 0.55% TOTAL EXPENSES $152,759 $154,470 $154,470 $155,326 $856 0.55% ANNUAL SURPLUS (DEFICIT) ($152,759) ($154,470) ($154,470)($155,326)($856) 0.55% NET FUNDING ($152,759) ($154,470) ($154,470)($155,326)($856) 0.55% COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 79 APPENDICIES       COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 80 Appendix I – 2017 Tangible Capital Asset Budget Items    DEPARTMENT TYPE DESCRIPTION TOTAL COST R.SURPLUS TAXES Administration Machinery & Equipment Website Redesign 30,000 30,000           Administration Machinery & Equipment Server Recovery Management Licenses 15,000 15,000           Administration Machinery & Equipment Cloud Computing & Storage 25,000 25,000           Administration Machinery & Equipment Fire Suppression Systems 80,000 80,000           Administration Machinery & Equipment GeoExplorer XH HandHeld 3.5G 35,000 35,000           Administration Machinery & Equipment Printer 22,000 22,000           Administration Machinery & Equipment Printer 13,000 13,000           Administration Machinery & Equipment Common Operating Picture 35,000 35,000           Administration Machinery & Equipment Diamond 56,000 56,000           Administration Machinery & Equipment Laserfiche 66,000 66,000           Administration Machinery & Equipment Community Engagement - DMZ 35,000 35,000           Administration Machinery & Equipment WorkTech/Pearl 74,000 74,000           Administration Buildings New Storage Facility 1,915,440 1,915,440      Agricultural Services Vehicles 3/4 ton crew cab 110,000 110,000         Agricultural Services Vehicles 1 ton crew cab 65,000 65,000           Agricultural Services Machinery & Equipment 30 foot tilt/flat deck 18,000 18,000           Agricultural Services Machinery & Equipment 25 foot conventional drill 75,000 75,000           Agricultural Services Machinery & Equipment 15 foot roadside mower 30,000 30,000           Bylaw Enforcement Machinery & Equipment Alberta First Responders Radio Communications System (AFRRCS) 18,000 18,000           Bylaw Enforcement Machinery & Equipment AVL Hardware - True Link 3000 11,000 11,000           Disaster & Emergency Services Vehicles 1/2 ton truck 55,000 55,000           Fire Vehicles Tender - Bassano 358,595 358,595         Fire Vehicles Tender - Rolling Hills 358,595 358,595         Fire Vehicles Bush buggy - Rosemary 175,000 175,000         Fire Buildings Scandia Fire Hall - washroom 26,000 26,000            Fire Machinery & Equipment Tilley fuel tank compound fencing addition 4,500 4,500              Fleet Services Machinery & Equipment Light Duty Lift 30,000 30,000           Parks & Programs Land Improvements Emerson new power sites 75,000 75,000            Parks & Programs Engineered Structures Emerson Entrance repaving 90,000 90,000            Roads, Streets, Walks, Lighting Machinery & Equipment Quad belly dump 85,000 85,000           Roads, Streets, Walks, Lighting Machinery & Equipment Quad belly dump 90,000 90,000           Roads, Streets, Walks, Lighting Machinery & Equipment Tri-axle Pup 65,000 65,000           Roads, Streets, Walks, Lighting Vehicles 3 tonne flat deck truck 140,000 140,000         Roads, Streets, Walks, Lighting Vehicles 2500 4x4 crew cab 45,000 45,000           Roads, Streets, Walks, Lighting Vehicles 2500 4x4 crew cab 45,000 45,000           Roads, Streets, Walks, Lighting Machinery & Equipment Trench Roller 55,000 55,000           Roads, Streets, Walks, Lighting Machinery & Equipment Automatic greaser - heavy trucks 48,000 48,000           Roads, Streets, Walks, Lighting Machinery & Equipment Automatic greaser - trailers 12,000 12,000           Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures EID Partnership 1,500,000 1,500,000      Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Redelback local improvement plan 3,000,000 3,000,000      Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures East Gem Road - preliminary work` 80,000 80,000            Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Bridge File 72060 replacement 82,800 82,800            Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Railway crossing - RR 132 55,000 55,000            Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Railway crossing - RR 142 55,000 55,000            Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Railway crossing - RR 154 55,000 55,000            Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Railway crossing - RR 155 55,000 55,000            Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Railway crossing - RR 125 55,000 55,000            Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Shoulder Pull - TR174 from RR173 to RR171 86,400 86,400            Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Shoulder Pull - RR163 from HWY539 to TR164 259,200 259,200          Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Shoulder Pull - TR164 from RR162 to RR163 43,200 43,200            Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Shoulder Pull - RR161 from TR154 to HWY 873 259,200 259,200          Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Shoulder Pull - TR154 from RR161 to Scandia 64,800 64,800            Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Shoulder Pull - TR154 from HWY 36 to RR152 86,400 86,400            Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Shoulder Pull - RR152 from HWY 530 toTR160 172,800 172,800          Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Shoulder Pull - RR160 from TR170 to TR172 86,400 86,400            Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Shoulder Pull - Old #1 from HWY875 to Tilley 270,000 270,000          Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Gravel road construction - contingency 201,600 201,600          Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Drainage - Fleury South of TR192N 85,000 85,000            Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Drainage - Old #1 and RR142 100,000 100,000          Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Drainage - RR141 & TR191 35,000 35,000            Roads, Streets, Walks, Lighting Engineered Structures Drainage - RR142 HWY 1 to TR190 100,000 100,000          TOTAL 11,273,930 4,256,430 7,017,500 FUNDING SOURCE COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 81 Appendix II – 10 Year Fleet & Equipment Replacement by Type       Type 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 1 Ton 118,533        54,058          41,567          61,357          56,354          75,132          61,672           1/2 Ton 32,509          48,227          168,321        164,875         2 Ton 84,105          123,660        97,638          80,631           3/4 Ton 45,301          41,772          37,015          101,204        157,358        225,801        105,752         4 Ton 97,739          83,642           SUV 34,885          73,450          44,303           All Terrain 40,624          15,693          18,143          46,934          18,210          20,873           Attachments 22,877          275,345        28,139           Transit Bus 111,087         Chipper 56,580           Farm Implements 13,000          63,776          11,342          10,791          76,693          67,185          146,625         Fire Apparatus 432,600        1,123,600    957,950         Graders 783,034        411,867        1,626,358    959,200        248,025        908,318        475,847        1,887,190    1,117,600     Gravel Truck 291,511        29,605          329,192        339,841        279,584         Hvy Construction Equipment Implements 4,920             Packer 10,900          48,498           Plow 44,809          296,083        366,978         Rental Equipment 11,000          11,130           Semi Tractor 189,263         Snow Blower 128,700        158,301         Sprayer 15,408          3,605            20,827          3,270            55,368          11,900          41,076          12,782           Tools & Shop Equipment 40,281          24,102          20,622          42,372          12,035          12,698          20,833          27,612           Tractor 212,236        290,513        407,098        372,900        265,808        427,762        420,839        451,071         Trailer 42,154          2,575            229,973        41,289          85,912          40,559          77,828          18,748          173,700         Turf Equipment 29,500          4,635            69,377          35,380          106,487        36,252          38,735           Water Truck 156,486        169,020         TOTAL 1,410,885   1,845,070   3,536,896   1,849,132   1,471,571   1,942,384   2,401,245   3,239,781   1,992,848   1,714,498    COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 82 Appendix III – 10 Year Capital Plan       Capital Project 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 Drainage Projects (EID partnership) 1,500,000      1,500,000      1,500,000      1,500,000       1,500,000      1,500,000      1,500,000      1,500,000      1,500,000       1,500,000        Gravel Road Rehabilitation 1,850,000      1,850,000      1,850,000      1,850,000       1,850,000      1,850,000      1,850,000      1,850,000      1,850,000       1,850,000        Paving ‐ Hwy 873 ‐ Including Hwy 535 20,060,000     TOTAL 3,350,000       3,350,000       3,350,000       3,350,000       3,350,000       23,410,000     3,350,000       3,350,000       3,350,000       3,350,000        COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 83 Appendix IV – Purchasing Policy  COUNTY OF NEWELL NO.4 ‐ POLICY HANDBOOK       POLICY NO: 2011‐PAD‐051  TITLE: PURCHASING  ADOPTED: September 8, 2011 (C‐304/11) SUPERCEDES NO: 2008‐PAD‐051  TO BE   REVIEWED:     PAGE NO:  1 of 2    POLICY PURPOSE:     Set purchases and expenditure limits for the County   Ensure that consistent procedure is followed regarding purchases   Ensure that items purchased have been approved through the budget process or by separate resolution of  Council    RESPONSIBILITIES & GUIDELINES:    This policy is designed to provide direction for purchasing.  The Chief Administrative Officer (CAO):   shall be responsible to ensure all bills like utilities, telephone, insurance, cell phone, payroll, payroll & GST  remittances, etc. are paid in a timely matter to avoid any penalties to the County.  These types of  purchases and payments will be authorized from the Manager of Finance and in most cases be a direct  online payment.     shall be responsible for all purchases and expenditures of the County of Newell as set out below in Table  #1.    may, in writing, delegate, revoke or amend purchasing authorities to any employee or employees of the  County of Newell.     shall ensure that before purchases are made there is sufficient room in the current budget to  accommodate the purchases.   may authorize up to $50,000.00 for any purchase that is not included in the approved budget with  funding to be drawn from reserves, contingencies, or reallocations within the existing approved budget.   Expenditures of this nature require that Council be notified, in writing, at their next regular meeting.   shall ensure every employee whom purchasing authority has been delegated is familiar with the policy  and any other purchasing regulations that are in place.   shall ensure the overall current budget has capacity for all purchases approved and expenditures made by  the County of Newell No. 4.   shall provide the Manager of Finance with the list of purchasing delegations and limits initially and any  time there is a change to the authorizations.  COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 84 COUNTY OF NEWELL NO.4 ‐ POLICY HANDBOOK  POLICY NO: 2011‐PAD‐051  TITLE: PURCHASING  ADOPTED: September 8, 2011 (C‐304/11) SUPERCEDES NO: 2008‐PAD‐051  TO BE   REVIEWED:     PAGE NO:  2 of 2  SIGNING AUTHORITIES:  For direct debit shall be the Manager of Finance or the Accounting Supervisor.  All direct debits must be approved  by the CAO or Deputy CAO.  For purchases up to $350,000 shall be one of either the CAO or Deputy CAO and one of either the Manager of  Finance or Accounting Supervisor.  For purchases over $350,000, once approved by County Council shall be either the CAO or Deputy CAO and one of  either the Manager of Finance or Accounting Supervisor.    TABLE #1:  Amount Category Competitive  Pricing Required Purchase Orders or Invoices  Up to $2,000 Incidental  Purchases No  Signed by the individual that ordered or received  the goods and signed by their immediate  supervisor for approval.  Ordered locally where  possible.  $2,001 to $25,000 Purchases Yes  Purchases must be done with competitive pricing.   Goods and services must be purchased a qualified  supplier that submits the lowest bid.  $25,001 to $350,000 Purchases Yes  Purchases must be advertised on the County  Website, Alberta Purchasing Connection were  required.  Greater than  $350,000 Purchases Yes  Purchases must be advertised on County  Website, Alberta Purchasing Connection and  must be awarded and approved by County  Council.  All Tenders Services &  Supplies Yes  Must be advertised on the County Website, and  at least one local newspaper & Alberta  Purchasing Connection where required.  This does  not apply for purchases from vendors that have  been pre‐qualified.  Up to $200 Petty Cash No  Purchase through petty cash must be signed by  the purchaser, their supervisor and the custodian  of the petty cash  COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 85 Appendix V – Investment Policy      COUNTY OF NEWELL ‐ POLICY HANDBOOK       POLICY NO: 2014‐PAD‐032  TITLE: INVESTMENT POLICY  ADOPTED: September 11, 2014 (C‐289/14) SUPERCEDES NO: 2008‐PAD‐032  TO BE   REVIEWED:     PAGE NO:  1 of 4    POLICY STATEMENT:  The County of Newell will invest public funds in a prudent manner that provides the highest return with the maximum  security while meeting daily cash flow needs and conforming to all provincial statutes and regulations governing the  investment of municipal funds.  PURPOSE AND SCOPE:  The purpose of this policy is to establish and maintain practices and procedures for investment of funds held by the  County.  This investment policy applies to all investment transactions involving the financial assets of the County and  must be applied by any party managing County investments.  OBJECTIVES:  The primary objectives of the County’s investment activities are preservation of capital, liquidity, risk mitigation and  investment returns.   Preservation of Capital  The County recognizes its fiduciary responsibility for the stewardship of public funds with which it has been  entrusted.  Therefore, its foremost investment objective is to ensure the preservation of capital.    Liquidity  The investment portfolio will remain sufficiently liquid to enable the County to meet operating requirements which  might be reasonably anticipated.  The portfolio should consist largely of securities with active secondary or resale  markets.  Risk Mitigation  The County will manage risk by ensuring there is sufficient diversification among the assets in its investment  portfolios.  Additional risk control is provided by the constraints on the permitted investments.   Investment Returns  The County will seek to maximize the rate of return earned on its investments while following prudent investment  principles.      COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 86  COUNTY OF NEWELL ‐ POLICY HANDBOOK       POLICY NO: 2014‐PAD‐032  TITLE: INVESTMENT POLICY  ADOPTED: September 11, 2014 (C‐289/14) SUPERCEDES NO: 2008‐PAD‐032  TO BE   REVIEWED:     PAGE NO:  2 of 4    STANDARDS OF CARE:  Prudence  Investments shall be made with judgment and care under circumstances then prevailing.  Investment officials  exercising due diligence and acting in accordance with procedures consistent with this investment policy shall be  relieved of personal responsibility for market price changes or the credit risk of a certain investment provided that  appropriate action is taken to control adverse developments and that such developments are reported on a timely  basis.  Conflict of Interest  Investment officials shall refrain from personal business transactions that could conflict with the proper execution  of their responsibilities, or which may impair their ability to make impartial investment decisions.  Investment  officials shall disclose to the Chief Administrative Officer any material interests in financial institutions that conduct  business with the County and they shall separate their personal investment transactions from those of the County.  Authority and Internal Control  The Chief Administrative Officer is ultimately responsible and accountable for the control, management, and  administration of the County’s investments in accordance with the investment policy approved by Council.  The  Chief Administrative Officer may delegate this responsibility.  The Chief Administrative Officer or Appointed  Delegate shall establish appropriate guidelines, procedures, and internal controls;  a) To ensure the achievement of the objectives identified within this policy.  b) For authorizing officers and employees to engage in investment activities.  c) For purchasing and selling investments.   d) For custody and safekeeping of investments.  e) For the accounting and reporting of investment activities.     Where external resources have been engaged to provide investment services they are required to provide a signed  certification to the Manager of Finance that the investments meet the terms of this investment policy before  investments are made and with the monthly statement.                COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 87     COUNTY OF NEWELL ‐ POLICY HANDBOOK       POLICY NO: 2014‐PAD‐032  TITLE: INVESTMENT POLICY  ADOPTED: September 11, 2014 (C‐289/14) SUPERCEDES NO: 2008‐PAD‐032  TO BE   REVIEWED:     PAGE NO:  3 of 4    PERMITTED INVESTMENTS:  The County only invests in the securities which are Authorized Investments as defined and described by sections  250(1) and (2) of the Municipal Government Act (MGA) RSA 2000 Chapter M‐26 (as amended).     Schedule I and Schedule II below identify the securities that the Chief Administrative Officer or Appointed Delegate  can purchase on behalf of and in the name of the County:    Investment Description Approved Institution Limit Total Portfolio Limit Credit Rating Agency Maximum Term of Maturity Government: Federal Government Unlimited Unlimited R-1 (L) 1 year Provincial Governments 70% Unlimited R-1 (L) 1 year Municipal Governments 40% Unlimited R-1 (L) 1 year Crown Corporations 40% Unlimited R-1 (L) 1 year Financial Institutions Securities issued or guaranteed by a bank, treasury branch, credit union or trust corporation Unlimited Unlimited R-1 (L) 1 year Other Institutions: School Divisions & Districts 20% 75% R-1 (L) 1 year Hospital Districts & Health Regions 20% 75% R-1 (L) 1 year Investment Description Approved Institution Limit Total Portfolio Limit Credit Rating Agency Maximum Term of Maturity Government: Federal Government Unlimited Unlimited A- 20 years Provincial Governments Unlimited Unlimited A- 20 years Municipal Governments 20% 75% A- 20 years Crown Corporations 20% 75% A- 20 years Financial Institutions Securities issued or guaranteed by a bank, treasury branch, credit union or trust corporation Rated institutions 20% 75% A- 20 years Non-rated institutions 10% 25% N/A 20 years Other Institutions: School Divisions & Districts 20% 75% A- 20 years Hospital Districts & Health Regions 20% 75% A- 20 years Schedule I: Approved Investments - Operating Portfolio Schedule II: Approved Investments - Long-Term Portfolio COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 88     COUNTY OF NEWELL ‐ POLICY HANDBOOK       POLICY NO: 2014‐PAD‐032  TITLE: INVESTMENT POLICY  ADOPTED: September 11, 2014 (C‐289/14) SUPERCEDES NO: 2008‐PAD‐032  TO BE   REVIEWED:     PAGE NO:  4 of 4    Institutions not meeting the minimum required rating, or its equivalent, can be invested in to the extent that  principal and interest are covered by the Canadian Deposit Insurance Corporation.     The maturity dates of investments in the long‐term portfolio will be diversified to minimize effects of fluctuations  in any given part of the yield curve and to maintain liquidity for projects anticipated in the County’s long term  financial plans.  The average duration for the long‐term portfolio will not exceed the 6 years.  PROCUREMENT AND CUSTODY:    The Chief Administrative Officer or Appointed Delegate shall ensure that:    1. The method of procurement achieves and maximizes the objectives of this policy.  Investment activities  may be undertaken utilizing internal resources or external (contract) resources or a combination of  internal and external resources.  The utilization of external resources must be approved by Council.   2. All investment certificates issued to the County of Newell are in the name of or held in the name of the  County of Newell.  3. Negotiable securities are held in one of two ways:  a. In a safekeeping compartment with the County’s banker.   b. Held by a third party custodian in the name of the County and evidenced by safekeeping receipts  and monthly statements.   4. Non‐negotiable investment certificates are maintained in an appropriate investment file at the County  Office.   5. All security transactions are conducted on a delivery‐versus‐payment basis.      DEFINITIONS  Appointed Delegate: For the purpose of this policy, designates of the Chief Administrative Officer include the  Director of Corporate Services, the Manager of Finance or any other employee or contracted resource specifically  assigned by the Chief Administrative Officer.      COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 89 Appendix VI – Tangible Capital Assets Policy   COUNTY OF NEWELL ‐ POLICY HANDBOOK       POLICY NO: 2014‐PAD‐055  TITLE: TANGIBLE CAPITAL ASSETS  ADOPTED: February 6, 2014 (C‐54/14) SUPERCEDES NO: 2010‐PAD‐055  TO BE   REVIEWED: June    PAGE NO:  1 of 6    POLICY PURPOSE:  The purpose of this policy is to establish formal guidance and direction for the application of Public Sector  Accounting Standards Section PS 3150 – Tangible Capital Assets.                   POLICY GUIDELINES:  Tangible Capital Assets are defined as assets having a useful life that extends beyond one fiscal year, are used on a  continual basis, are not for resale in the ordinary course of operations and are held for use in the production or  supply of goods and services.  The County of Newell will follow Public Sector Accounting Standards Section PS 3150 – Tangible Capital Assets  when accounting for and reporting tangible capital assets in its financial statements.    Amortization  The County will use the straight line method of calculating annual amortization.  Amortization will be funded in accordance with Policy 2012‐PAD‐062, in order to provide for future replacement of  existing tangible capital assets.   Capital Asset Categories and expected useful life are outlined in Schedule 1.   Capitalization Thresholds:  Category Capitalization Threshold  Engineering Structures $50,000  Buildings $50,000  Machinery & Equipment $5,000 Land N/A (All Land Reported) Land Improvements $10,000  Vehicles $5,000  Cultural  & Historic N/A Work‐In‐Progress N/A       COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 90     COUNTY OF NEWELL ‐ POLICY HANDBOOK       POLICY NO: 2014‐PAD‐055  TITLE: TANGIBLE CAPITAL ASSETS  ADOPTED: February 6, 2014 (C‐54/14) SUPERCEDES NO: 2010‐PAD‐055  TO BE   REVIEWED: June    PAGE NO:  2 of 6    Betterment Thresholds:  Category Betterment Threshold Engineering Structures $25,000  Buildings $25,000  Machinery & Equipment $5,000 Land N/A (All Land Reported) Land Improvements $5,000  Vehicles $5,000  Cultural & Historical N/A Work‐In‐Progress N/A   Non‐Capitalized Assets  Assets that do not meet the capitalization criteria and are classified under Asset Management are expensed. These  assets are still assets of the County and should be tracked, controlled, maintained and managed according to  County policy.                                          COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 91 Schedule 1 – Asset Categories    Major  Expected Useful  Life  Minor   Sub‐Class One   Sub‐Class Two   Sub‐Class Three  Land   Right‐of‐Way   Undeveloped Right‐of‐Way   Parks   General   Cultural & Historical   Public Art   Historical Art   Heritage Site   Land Improvements   Parking Lot   Gravel 15  Asphalt 25 Playground Structures 15  Landscaping 25  Fences 20 Sprinkler Systems 25 Golf Courses 45 Tennis Courts 20  Lakes/Ponds 25  Retaining Walls 20 Running Tracks 15 Outdoor Lighting 20  Soccer Pitch – Outdoor 20  Bike/Jogging Paths   Gravel 15  Asphalt 20 Airport Runways 10  Buildings   Permanent Structures   Wood 60  Metal 70   Concrete 70  Portable Structures   Metal 25  Wood 25               COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 92 Major  Expected Useful  Life  Minor   Sub‐Class One   Sub‐Class Two   Sub‐Class Three  Engineering Structures   Roadway System   Bridges Variable  Roads & Streets   Lanes/Alleys   Paved 20   Gravel 30  Nonconforming 20  Roads    Paved Highways 30    Paved Arterial 30    Paved Collector 30   Paved Non‐Key (local)30   Gravel Arterial 30    Gravel Collector 30    Gravel Non‐Key (local)30   Curb, Gutter & Sidewalks 30   Urban Variable  Road Signs   Traffic Control 30   Information 30  Lights   Decorative 30   Street 30   Traffic 30  Water System   Distribution System (Includes, but not limited to: Hydrants, Mains, Valves) 75  Plants and Facilities (Includes, but not limited to: Reservoirs) 30  Wastewater System   Collection Systems 75  Pump, Lift and Transfer Stations 30  Lagoons 45 Storm System   Collection Systems 75   Pump, Lift and Transfer Stations 30  Ponds 45 Fibre Optics 30  Electrical System 30       COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 93 Major Expected Useful  Life Minor    Sub‐Class One   Sub‐Class Two   Sub‐Class Three Machinery and Equipment  Attachments 20  Bins 15  Chipper 10  Communications   Radios 10  Telephone Systems 10  Computer Systems   Hardware  5  Software 10 Farm Implements 10 Graders   5  Heavy Construction Equipment 15  Office Furniture & Equipment  Furniture 20 Office Equipment 10   Audiovisual 10   Photocopiers  5 Plows 12 Sander/Hopper 10 Police Special Equipment 10  Sprayer   8  Tools, Shop and Garage Equipment 15 Tractor  8 Trailers 15 Turf Equipment   5  Tanks 20  Snow Blower  7 Vehicles  ½ Ton 8  ¾ Ton 8  1 Ton 8 2 Ton 8 3 Ton 8 4 Ton 8  Sport Utility 8  All Terrain 5 Gravel Truck 10 Semi Tractor 10  Transit Bus 8  Fire Apparatus 12  Water Truck 14      COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 94 Appendix VII – Restricted Surplus Policy    COUNTY OF NEWELL ‐ POLICY HANDBOOK       POLICY NO: 2017‐PAD‐062  TITLE: RESTRICTED SURPLUS  ADOPTED: March 9, 2017 (C‐63/17) SUPERCEDES NO: 2012‐PAD‐062  TO BE   REVIEWED: 2020    PAGE NO:  1 of 4    POLICY PURPOSE:  The purpose of this policy is to establish specific restricted surplus funds to provide for emergent  financial needs, stabilize tax rates, set aside funds for the replacement of equipment, machinery,  vehicles, infrastructure and facilities and to minimize the financing needs of the County.   Guiding Principles  The following principles form the basis for this policy:   Healthy surplus levels are important in achieving County goals including financial health and  stability;   The County will strive to be a leader, among local governments, in terms of financial health and  stability;   Actual surplus balances need to be benchmarked with pre‐determined targets on an ongoing  basis to gauge whether financial health is being achieved;   Surplus goals need to be consistent with and supportive of realistic longer‐term financial plans;    Surplus appropriations need to conform to the statutory/legal requirements of the Municipal  Government Act, generally accepted accounting principles (GAAP) and public sector accounting  board (PSAB) recommendations.   Responsibilities  The County’s Manager of Finance shall be responsible for:   Recommending the necessary contributions and transfers so that the County’s surplus funds are  maintained in accordance with this policy;   Conducting an annual review of all surplus funds including comparing actual levels with the  established minimum and maximum levels within this policy and with other jurisdiction  benchmarks, and reporting the results of such a review to council;   Recommending changes to the minimum and maximum balance guidelines shown in this policy;    Prepare an action plan to return a restricted surplus fund back into compliance when a fund is  either over or under funded; and   Recommending any revisions or amendments to this Policy, as may be required from time to  time, as a result of changes in applicable statutes, accounting standards, economic conditions,  etc.   COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 95       COUNTY OF NEWELL ‐ POLICY HANDBOOK       POLICY NO: 2017‐PAD‐062  TITLE: RESTRICTED SURPLUS  ADOPTED: March 9, 2017 (C‐63/17) SUPERCEDES NO: n/a  TO BE   REVIEWED: 2020    PAGE NO:  2 of 4  Council shall be responsible for approving:   The establishment, and purpose of, new restricted surplus funds;   Contributions to, and withdrawals from, restricted surplus funds;   Closure of restricted surplus funds that are no longer required; this may be part of the overall  budget review and approval process or by resolution on an as needed basis.    Standards  Administration of all restricted surplus funds will be carried out by the Manager of Finance or their  designate.  Transfers to and from restricted surplus shall be as outlined within the Restricted Surplus Policy  Schedules and approved by Council.  Funds collected through special tax and maintained in a restricted surplus fund must be used for the  purpose it was collected and may not be diverted as per legislation.   The annual budget document approved by County Council shall include separate statements for  restricted surplus funds and provide estimated additions and uses for the budget period.   Restricted surplus funds supported by cash balances should be credited with the investment income  earned on those balances on an annual basis.   Where appropriate, each restricted surplus fund will be supported by a 5‐year projection for receipt and  disbursement of funds.  These projections will be updated annually as part of the budget process.   This policy along with the approved restricted surplus schedules will be reviewed by Administration  triennially.  Restricted surplus reporting will form a part of the semi‐annual and annual financial statements and  significant transactions affecting these will be highlighted in the comments.      COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 96  COUNTY OF NEWELL ‐ POLICY HANDBOOK      POLICY NO: 2017‐PAD‐062 Fund(s) Purpose Funding Source(s) Minimum Level Maximum $ Level Rationale for $ Levels Established  Stabilization Fund To provide for unanticipated expenditures of a non‐recurring nature and/or meet unexpected increases in costs. a) An annual transfer as determined in the approved budget. b) Transfer of annual surpluses remaining after any Council approved transfers to restricted surplus funds as part of the year‐end process.  Not to fall below 10% of the current year operating budget expenses. N/A Minimum: one month of operating expenditures. Unexpended Budget Appropriation Fund To provide funds for specific programs and projects included in the budget but not completed by year‐end. Unspent portion of the annual budget pertaining to the specific program or project being carried forward as approved by Council.  The transfer is to be completed as part of the year‐end process.   N/A N/A Funding levels are contingent on budgeted items to be carried forward.  Future Projects Fund To build funds to support new programs, capital purchases and projects planned to be completed in future years.  a) An annual transfer as determined in the approved budget.   b) Other sources as approved by Council. N/A N/A Expansion needs to be funded with minimal debt financing.  Funding levels are contingent on planned changes.    Infrastructure Fund To provide funds for the rehabilitation or replacement costs of existing County infrastructure when it reaches the end of its useful life.   An annual transfer equal to 50% of the annual amortization on the County’s infrastructure.   25% of the accumulated amortization balance for the County’s infrastructure classes of TCA.  Fully funded infrastructure plan based on replacement cost. Borrowing should be limited for replacement of existing infrastructure. Vehicle, Machinery and Equipment Fund To provide funds for the scheduled replacement of existing vehicles, equipment, machinery and office furnishings when they reach the end of their useful lives. a) An annual transfer equal to 100% of the annual amortization on the County’s vehicles, equipment and machinery classes of TCA. b) Proceeds from the sale of items from the related classes of TCA.   100% of the accumulated amortization balance for the County’s vehicles, equipment and machinery classes of TCA.  Fully funded vehicle, equipment and machinery capital plan based on replacement cost.  Borrowing should be avoided for replacement of existing vehicles, equipment and machinery.    COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 97  COUNTY OF NEWELL ‐ POLICY HANDBOOK      POLICY NO: 2017‐PAD‐062 Fund(s) Purpose Funding Source(s) Minimum Level Maximum $ Level Rationale for $ Levels Established  Facilities Fund To provide funds for the rehabilitation or replacement costs of existing County buildings, recreational facilities and parks when they reach the end of their useful lives.  a) An annual transfer equal to 50% of the annual amortization on County buildings, recreational facilities and parks. b) Proceeds from the sale of items from the related classes of TCA.    50% of the accumulated amortization balance for the County’s facility classes of TCA.  Fully funded facilities capital plan based on replacement cost. Borrowing should be limited for replacement of existing facilities. Paving Fund To build funds for paving projects on County roads. a) To be funded through a special paving tax to be assessed annually at a mill rate of 0.5000 to all applicable properties.  N/AN/AFunding levels will be contingent on tax assessments and these funds must be applied to paving projects as outlined in the MGA section 386(1).  Fire Fund To build funds for future replacement of fire apparatus and facilities of the various fire districts within the County.   An annual transfer based on the fire capital plan as determined in the approved budget.  $250,000 Fully funded fire apparatus & facilities capital plan based on replacement cost.  Borrowing should be limited for the replacement of fire apparatus and facilities.  Regional Enhancement Fund To extend the regional collaboration philosophy of the Regional Enhancement & Cooperation agreement and build funds to support capital projects that have a regional benefit, on a cost‐shared basis, with the other municipalities within the County. Municipalities in the region seeking funding may apply using the prescribed forms available at the County office.  To be funded through an annual transfer as determined in the approved budget.   N/AN/AFunding levels will be contingent on tax assessments.  This fund is intended to be used for those programs and services which benefit both County and local municipality ratepayers.    Recreation Fund To build funds for future replacement, or new construction, of recreation facilities within the region of the County. Municipalities in the region seeking funding may apply using the prescribed forms available at the County office. To be funded through an annual transfer as determined in the approved budget.    N/A Fully funded recreation facility capital plan based on replacement cost.   Borrowing should be limited for the replacement of existing recreation facilities.   COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 98 Appendix VIII – Strategic Priorities       COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 99 Appendix IX – Glossary    ACCRUAL ACCOUNTING This basis recognizes  revenues as they become available and  measurable and expenditures as they are  incurred and measurable as the result of receipt  of goods or services and the creation of a legal  obligation to pay. This is also the basis for  developing the County's budget.    AMORTIZATION An expense calculated and  recorded for all Tangible Capital Assets annually  to account for the decreasing value of the asset  over time.    ASSESSMENT A value established for real  property for use as a basis of levying property  taxes for municipal purposes.    BUDGET A financial plan for a specified period  of time (year) that matches all planned  revenues and expenditures with various County  services.    BYLAWS Legislation enacted by County Council  under the provisions of the Municipal  Government Act.    CASH BASIS Accounting method that recognizes  revenues and expenses at the time physical  cash is actually received or paid out.    CAPITAL EXPENDITURE Cost associated with  purchasing, building and significantly improving  or maintaining capital assets.    CONTRIBUTED ASSETS Assets that have been  transferred or donated to the City by another  entity. These assets provide a future economic  benefit controlled by the County.    DEBT A financial obligation resulting from the  borrowingof money. Typical in purchase of  debenture from Alberta Capital Finance  Corporation.  DEBT SERVICE Amount necessary for the  payment of principal and interest of the general  long‐term debt of the County.    EXPENDITURE/EXPENSE Use of financial  resource for current operating expenses, debt  service, capital outlay, and intergovernmental  transfers.    FUND An accounting entity with a self‐balancing  set of accounts containing its own assets,  liabilities and fund balance. A fund is  established for the purpose of carrying on  specific activities or attaining certain objectives  in accordance with special regulations,  restrictions or limitations.    FUND BALANCE The difference between  revenues and expenditures. The beginning fund  balance represents the residual funds brought  forward from the previous year (ending  balance).    FTE (full time equivalent) A measure to account  for all staffing dollars in terms of their value as a  staffing unit. For example, two (2) half‐time  positions would equate to one (1) Full‐Time  Equivalent.    GENERALLY ACCEPTED ACCOUNTING  PRINCIPLES (GAAP) Nationally recognized  uniform principles, standards, and guidelines for  financial accounting and reporting, governing  the form and content of many financial  statements of an entity.  GAAP encompasses  the conventions, rules, and procedures that  define accepted accounting principles at a  particular time, including both broad guidelines  and detailed practices and procedures.    GFOA Government Finance Officers Association.       COUNTY OF NEWELL        2017 FINAL BUDGET 2017  Page 100 GRANT A monetary contribution by one  governmental unit or other organization to  another. Typically, these contributions are  made to local governments by the Provincial  and Federal Governments.    LIABILITY Debt or other legal obligations arising  out of transactions in the past, which must be  liquidated, renewed or refunded at some future  date.    LOCAL IMPROVEMENTS The construction or  replacement of roads, sidewalks, lanes and  underground services for which a portion is paid  by the abutting property owner.    NET FUNDING Revenues and recoveries less  expenditures is the net budget required for the  year.    ONE‐TIME ITEMS Expenditures associated with  a limited term (typically one operating period)  that will not become an ongoing part of the  base budget in future years.    POLICIES Council statements that set  discretionary duties or standards of  performance for the County.    PROPERTY TAX Revenue generated through the  collection of taxes levied on real property  assessment. Authorized by the Municipal  Government Act.    RESTRICTED SURPLUS FUNDS Represent  amounts appropriated for designated  requirements as established by Council. Part of  best practices management used for fund  accumulation to replace capital assets and to  provide financial flexibility in times of budget  shortfall.    REVENUE Funds that the government receives  as income. It includes such items as tax  payments, fees from specific services, receipts  from other governments, fines, grants and  interest income.    TANGIBLE CAPITAL ASSET Non‐financial assets  having physical substance that meet all of the  following criteria:   are held for use in the production or  supply of goods and services, for rental  to others, for administrative purposes  or for the development, construction,  maintenance or repair of other tangible  capital assets;   have useful economic lives extending  beyond an accounting period;   were acquired for use on a continuing  basis; and   are not intended for sale in the ordinary  course of business.    TAXES Compulsory charges levied by a  government for the purpose of financing  services performed for the common benefit of  the people.    TAX LEVY The total amount to be raised by  general property taxes for operating and debt  services purposes.